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为了保障品管圈能够有序的进行，需要在确定活动主题后拟定活动计划书，由此可有效监督品管圈的活动进程、保障品管圈活动顺利进行。
活动计划拟定步骤：
（1）召开全体圈员会议，画出甘特图的草图。
（2）根据实际情况，完善甘特图。
（2）拟订活动计划书，呈报并取得上级的批准。
（3）进行活动进度控管。有异常情况需要及时修正或与上级沟通。
在参加品管圈比赛时，活动计划拟定以甘特图形式向大家展示。那么什么是甘特图？如何画甘特图？甘特图的要素和注意事项有哪些呢？
什么是甘特图？
活动计划书的表达形式即为甘特图。甘特图又称甘梯图、横道图、条状图，它是以图示的方式，通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序和持续时间， 能够直观呈现什么时间应该干什么事，以及实际进度与计划进度是否一致。
如何画甘特图？
甘特图中横坐标表示时间，纵坐标表示工作顺序或活动内容，线条表示整个工作期间内计划和实际的活动完成情况。
如上图所示，甘特图以“5W1H”(when、where、who、why、what、how)方式来分配具体任务工作，计划表内应体现具体的时间、地点、负责人、阶段、步骤、方式方法。
When：品管圈各步骤所需的时间需要根据整个活动的期限来考量并拟定。一个完整的品管圈活动中，计划阶段（P）占活动总时间的30%；实施阶段（D）占活动总时间的40%；确认阶段（C）占活动总时间的20%；处置阶段（A）占活动总时间的10%。
注意：
（1）“虚线”代表计划进度，“实线”代表实际进度，虚线在上、实线在下，若两者长短有不一致之处需要标注并说明原因；
（2）无论是实线还是虚线，各个阶段的步骤进度均不可以重叠；
（3）品管圈前期的组圈活动、后期的成果发布不占用时间，无需在甘特图中表现出来；
（4）甘特图的活动日程以“周”为单位。一般一个月为4周或者5周，根据实际的月份进行设计和填写。
Where：品管圈各个步骤实施的具体地点。如示教室、会议室、病房、门诊等地点。符合实际情况即可。
Who：品管圈各个步骤的负责人。如圈长、全体圈员、某一个圈员等。
Why：品管圈的主题是什么？（贯穿始终）
What：做什么工作？对应品管圈的十大步骤，如主题选定、活动计划拟定、现况把握、目标设定、解析、对策拟定、对策实施与检讨等。
How：怎么做？使用什么样的方法？即步骤中对应的品管手法。如：主题选定阶段采用头脑风暴法、评价法、问卷调查法、亲和图法等。计划拟定阶段采用小组讨论、甘特图手法等。根据实际用到的手法填写此项内容。
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