幕墙设计师的技能树中，沟通能力是非常重要的一个板块！
沟通能力外在表现主要就是两个方面，文字组织能力和沟通协调能力！
作为现代办公的标配，三驾马车，
工作群
电子邮件
项目通讯录
成了每位幕墙设计师每天的必修课！
写邮件虽然是一件小事，但是还是需要思维与条理。
下面我们就逐点详解：如何写好工作邮件。
工作邮件的用途
工作邮件分类
工作邮件的结构
撰写顺序
注意事项
从邮件的结构看，有：1、发送地址；2、标题；3、抬头；4、正文；5、附件；6、恭祝语；7、签名档。
下面介绍每部分需要注意的要点：
1、发送地址
发送地址区，有收件人、抄送人、密送人三个部分。
a）收件人
收件人需要处理该邮件的人，或者是通知发布的对象。
在这里注意不要一事二报，也就是一件事情不要同时申请两个领导批示；一件事情不要安排给两个人去做。
这个也牵扯到做事情的方法上了：
比如你明天想要请一天假，同时发给部门经理和总经理，请求批准。
部门经理一看，我操，大领导在呢，我批不批啊，还是让大领导先发话吧，这厮是想在老总面前让我好看么？
总经理一看，妈的，这种事情也要我批，想累死老子啊？
结果谁都不鸟你，你这假算请了还是没请呢？
b）抄送人
放在抄送人里，只是让对方知会一下，他可以不回复。
比如请假的例子，就应该主送自己的部门经理，抄送总经理。
这样部门经理好处理，总经理还会感觉你是很规矩的人，动向都让他知道。
另
如果是跨部门，需要两个领导都确认的邮件，最好只请示自己的领导，跨部门的沟通让领导去协调。
尽量不要做跨越自己部门范围请示的事情，因为你的命运主要把握在直接领导手里，别让他觉得你很难搞。
c）密送人
密送人其实很有用
不方便让别人看到在收件人列表里出现的人，可以放在密送里；
重要的、容易忘的邮件，密送给自己一份，可以方便管理查看；
在发送通知类邮件时，不想让大家在邮件里群体回复，可以把发送对象的邮件地址列表放在密送人里。这样大家看到的收件人里只有自己，全部回复也不会打扰到其他人。
2、标题
标题是整个邮件的金字塔顶端，避免使用口语化的文字，会显得很不职业
多次或者转发的邮件，标题上会被加上很多的 re：fw：re：re：re：re：
而且这种邮件
1、最好不要参与进去
2、非要参与的话，把标题清理清理
为什么不要参与，因为了这么多次的邮件肯定是已经靠邮件无法解决的问题了，不如开会讨论一下，节约大家的时间，不管是当面或电话会议都好。
电话或会议之后不要忘了发一封讨论结果确认邮件。
另
如果需要每天发一次的邮件，比如日报、例行数据发送等，建议标题这么写：12 月 28 日 关于 xxx 的 xxx
用当日的日期开头，方便以后检索。
3、抬头
抬头也就是称呼，这里最好是按照公司文化写，有的公司文化领导就喜欢直呼名字，有的公司文化必须称呼 x 总，xx 总。
我一般是这么处理：单独写给领导的邮件直呼姓名或昵称；有第三人的时候称呼 x 总。单独写邮件，称呼 x 总，感觉对领导不够信任、不够亲切；有其他人的时候，不称呼 x 总，显得对领导不够尊重。
尤其是在创业团队里，大家没什么级别概念，内部发邮件都称呼名字。但是在对外部公司写邮件的时候，一定要把级别表明出来，这样对合作有好处。
否则外部公司的人可能会想：这特么什么破公司啊，找了一帮没级别的人跟我来谈合作，能靠谱吗？
4、正文
正文，首先要注意遵循金字塔原理，先说中心思想，再详细阐述细节。
一行内容不要超过 15 个字，字体不要太小，不要太大，不要颜色怪异。
一行字太多，有的人邮件查看是竖着的三栏，他看到的就是有很多行的文字，很可能就不仔细看了。
建议用字号用小四（20号），字体用宋体，颜色用黑色，强调的关键词用红色，但红色不要用太多。
p.s. 别人的名字不要用红色。
多条内容，一定要用编号排列一下，显得你非常有条理，别人读的时候效率也高。
总之，要把邮件当成是网页去设计，根据读者的体验去考虑文案和排版。
另
一封邮件说的事情不要太多，还是刚才说的道理，事情多了，就需要开会了。
5、附件
附件少的时候最好不要打包，这个跟产品设计非常类似，能在一级页面看的东西，用户一般不愿意到二级页面去看。
附件不要太大，这个很好理解，有的公司网速很慢，你发大附件肯定有人会想要掐死你。
附件多，必须打包的时候，一定要在邮件正文里做一下附件说明：附件中是 xx，请查收
因附件较多，必须要打成压缩包发送的话，一定要在邮件正文里做一下附件说明，比如这样：
压缩包中包括：
1、xxxx 文档，是对 xxx 的说明
2、xxxx 文档，是对 xxx 的说明
3、xxxx 文档，是对 xxx 的说明
讲一下每个附件是干什么的，方便收到邮件的人查看。
6、恭祝语
7、签名及其他信息
恭祝语、签名及其他信息，这些都好理解，按公司的要求来就好，不多说了。
如果贵公司没有这方面的规范，你可以你一封邮件提个建议，恭喜你，又升值了哦。
本文转载自公众号管理晨读：原文连接如下：
https://mp.weixin.qq.com/s/4J8OIzZwRxCwmUkMCGlo7g
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