业务部门无权限管理意识,认为权限管理是信息部门的事;
企业缺乏权限分配与管理的机制,在系统权限管理上存在任意性;
缺乏权限分配审核机制,导致权限分配与回收管理混乱;
在技术上缺乏相关投入,导致权限过程管理复杂且工作量大,易疏漏。
第一,需要系统建设成本,这对于一些传统企业而言似乎很困难,且这种系统建设对于前端业务而言几乎是无感的,领导很难感知其价值存在;
第二,需要花费大量的时间、精力做过程统一管理,业务部门能否配合是未知数;
第三,最关键的是技术永远解决不了管理的痛。
企业员工拥有什么系统功能权限没有统一标准,容易造成权限错配情况,授权效率低;
企业员数字化能力不足,不知道要申请什么权限,而权限管理人员也不知道该授予什么权限,有时全凭员工岗位去推测,有时则需要线下沟通,反复确认,费时费力,还易出错;
第一,系统上线之前信息部门就要与软件公司、业务部门及主管领导就系统权限管理问题达成共识,形成权限分配表、权限申请流程图,以此作为后续管理工作的标准及依据;
第二,信息部门可将部分业务场景的管理权限下放至业务部门归口管理,每个系统基于功能设置相应的业务负责人,与业务负责人共同制定权限/角色的申请,变更和移除审批流程,以此降低信息部门的权限管理工作量及赋权出错率;
第三,有条件的企业还是要上一套系统权限集中管控平台,统一用户管理、统一赋权管理,提升权限管理效率。
企业流程审批效率低下,一个流程审批十几天;
流程频繁报错,无法进行下一步审批操作;
流程内容发起错误,应该用A流程,却发起B流程审批。
流程审批者习惯用纸质手段,以软件不好用为借口不登录系统,排斥信息化手段,最后造成线上、线下同时走流程的尴尬局面;
个别管理者习惯难以改变,以日常工作忙为借口,经常不登录系统,造成大量流程审批积压;
流程审批节点设置不合理,上线前未经开会讨论,就将线下混乱的流程审批直接照搬至上线,造成流程审批愈加混乱;
流程审批过程中权责不明,或者审批者为避免担责加入多个会签环节,造成流程审批节点冗长;
企业组织设置不合理,用户一人兼多职、多角色,当职责发生改变时,导致流程报错;
流程发起权限设置有问题,用户胡乱发起与审批节点不相符的流程,导致流程报错、退回;
审批人责任心差,审批过程把关不严,导致流程在最后审批环节被退回,重新修改再审批。
企业一把手召开流程梳理及优化动员会议,明确相关流程梳理权责;
将流程梳理、优化责任落实到业务条线,首先做线下流程梳理;
业务部门将流程梳理、优化完毕后进行汇总,召开专项会议进行流程分析、确认;
召开以企业一把手、分管副总参加的流程优化专项会议,最终确定流程优化成果,确定流程权责、各项制度保障措施。
以上工作做完以后接下来就是施行阶段,笔者认为不管是权限管理还是流程管理最重要的还是执行落地环节,如果制度落实不到位、监管不到位、绩效考核不到位,随着业务的发展,权限管理、流程管理又变得混乱不堪,又会影响正常业务的开展,这是时候是技术的不足还是管理的问题就一目了然。
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