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近日，国家税务总局山东省税务局行政执法信息公示平台中公布某公司发票违法，处罚结果为处罚款3000元。检查你单位的账簿、记账凭证发现3份增值税普通发票所列支的住宿费、培训费、会议费，并没有发现住宿费、培训费、会议费相关参与列支人员的交通费用（如飞机票、高铁车票等）列支账载情况。以上发票为已证实虚开发票。根据《中华人民共和国企业所得税法》第八条《企业所得税院前扣除天证管理办法》 (国家税多总局公告2018年第28号)第十二条之规定，应调增应纳税所得额135000.00元。你单位2018年度企业所得税汇算清缴为亏损-982848.30元，调减亏损额135000元后，亏损额为-847848.30元。提醒各位注意！光靠一张发票并不足以支撑业务是真实合理的，光靠一张发票入账无论是在企业内部控制管理还是税务管理上都存在漏洞和风险。
具体为什么不行，怎么处理才合规呢？和钱哥一起来看看！
《企业所得税法》第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。当然，发票这项证据也是非常重要的，虽然企业所得税法并没有明确将税前扣除凭证限定为发票，但是对于能够取得发票的行为来说，符合规定的发票和其他资料一样是证明业务真实合理的有效凭证，也是不可或缺的，这点在其他的文件也是有规定的。《税收征收管理法》第二十一条规定，纳税人购买商品必须取得合法有效的发票。《关于加强企业所得税管理的意见》（国税发〔2008〕88号）第二条第（三）3项规定：加强发票核实工作，不符合规定的发票不得作为税前扣除凭据。《国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知》（国税发[2008]80号）第八条 第（二）项：在日常检查中发现纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票，不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》（国家税务总局公告2017年第16号）第二条：不符合规定的发票，不得作为税收凭证。那么，日常工作中主要的业务实质性要件有哪些？包括但不限于下面这些情况。如：购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品、礼品等，是否有入库单、入库单签章、审批手续是否齐全，是否有采购合同，是否有质量验收合格证明、发票日期和发票金额是否与采购合同对应，是否有从第三方开票，是否舍近求远采购，成本费用率是否明显超过行业合理水平。
是否有行政办公部门审核确认手续，是否有房屋租赁合同、发票日期金额是否与租赁合同吻合。业务招待费报销，是否有经办人、部门经理甚至公司总经理审核签批，大额发票是否有消费清单。大额发票是税务稽查重点，如果没有清单，可能会认为虚假消费。差旅费报销单内容是否填写齐全，所附的车票是否为去出差地的车票、餐饮、住宿、交通费发票是否为出差地的发票、人员和人员名单是否与派出的人数相吻合。会议费报销、是否有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料，是否有与会议无关费用（如旅游费）列支。就比如案子所述，会务费就一个发票和合同，14万的开支，明细等这些都没有，肯定是不可以的！税务不查你查谁？是否有考勤记录、招聘合同、是否扣缴了工资薪金的个人所得税，工资数额是否与劳动合同和考勤纪律相吻合。运费报销，是否有运费报销单，起运地和运达地是否与运费报销单相吻合，是否由起运地和运达地以外的车辆运输、运输价格是否波动较大。加油费报销，报销的加油费是否为本公司车辆，本公司账面上是否有车辆，加油费总额是否超过了车辆理论行车的最大油耗量。水电费报销，发票上的字码是否与水表、电表的字码相符，是否与本公司的产能相吻合。有的企业账面反映产量很少，但水电费却很高。
这是费用报销中最基本的常识知识，比如：小伙伴们去采购一批物料，按理应该取得商品购销发票，但最后到财务报销时使用的是接受服务的发票，这样牛头不对马嘴，自然不允许报销。有的小供应商没有发票怎么办？税务局不会认的，所以记得提醒小伙伴买东西前记得问有没有发票，没发票就换一家吧。
附件与报销单之间应具有较强的逻辑性和关连性，比如：报销物料采购款，后面的送货单仅写了物料一批和总金额，没有写明物料的用途、送货人和收货人也无签字，财务人员在审核报销单时根据这些现有的单据并不能判断这笔采购业务是否真实发生、有无存在舞弊的风险。在这里给大家总结一下：水电费、各类外包服务费、印刷费、办公费、物料采购费用等可以使用专票报销，但吃饭的发票、员工交通费用发票、会所、KTV、酒吧、业务招待馈赠礼品、为员工福利发生的发票等使用普票报销即可。
提醒小伙伴，报销过程中涉及到专票报销的，在填写报销单时将专票上的不含税价和税金分成两行填写，这样方便财务后期的账务处理
这点要求至关重要，一定要告诉小伙伴们，很多费用的报销会牵扯到公司内部几个部门的专业意见，报销事项在发生前应取得这些内部通过的审批意见。比如：某项目发生土建改造，施工前肯定会对这个工程进行评估，评估通过才能进行施工及后期的费用报销，那么在报销时就需要附上该方案评估通过的文件，这样财务人员审核时才能看到该工程的评估是符合公司内部管理要求的，就可以放心的审核通过了。当然，这点要求是基于公司内部管控延伸出来的，不同公司要求的标准会不一样，一般来说越是管理规范的公司，在这方面的要求会越严苛。
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1.费用报销单或差费报销单上签字不齐全，如部门负责人没有签字或财务负责人没有签字。要求：
费用报销单或差费报销单上报销人、财务负责人、部门负责人均要签字，分公司当地没有财务的，兼职财务人员在财务负责人处签字，部门负责人为分公司经理。1）小写金额与人民币符号之间有空格；
要求：
小写金额与人民币符号不得有空格，不得连笔，正确写法￥100.00；错误写法：￥ 100；2）大写金额无数字部分没有用零或ⓧ补齐；
要求：
3）报销单上字迹有涂改和勾抹；
要求：
4）大写金额书写有误；
要求：
金额填写规范，无书写错误；
大写数字示例：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万5）大写金额与小写金额不一致；
要求：
6）项目填写不完整，报销部门、报销日期、附件张数有漏填写的；
要求：
项目要填写完整，报销部门、报销时间、报销项目、附件张数要填写完整。1）取得发票上没有加盖销售方发票章；
要求：
发票上要盖有销售方发票专用章，并且与销售方名称一致，否则不得报销；2）取得收据上没有加盖销售方财务章；
要求：收据上要求盖有销售方财务章，没有财务章不得报销；3）出差日期和行程不同，报销的手撕非机打车票连号或同一号段报销；
要求：出差日期和行程不同，报销的手撕非机打车票不得连号或同一号段报销。4）报销的手撕非机打车票上没有税务监制章；或虽有税务监制章，但是没有防伪识别码或水印；
手撕非机打车票要印有税务监制章，并且有防伪识别码或水印；1）票据粘贴杂乱无章；
要求：
票据先分类，再按时间排序，依次粘贴到粘贴单上；小张的票据需要均匀的粘贴，不能厚薄不均，确保单据平整；2）票据使用订书机装订、固体胶粘贴；
3）火车票上日期、票价重要信息，被胶水粘住，无法查看；
要求：
票据上的金额、日期等重要信息不得被胶水粘贴住，要保证票据信息可见可查。
举一个例子：业务员小A，开自己的车洽谈公司业务，由于车辆是为公司的收入而奔波，所以公司承担车辆的消耗费用，包括燃油费、停车费、过路费、修理费等。会计收到报销发票，需要进行账务处理。
这个业务有一个最大的问题，企业如何证明，业务员小A使用自己的车辆是为企业服务而不是用于个人。企业列出的凭证，不能是自己明白，而不能说服税务机关。小A使用车辆忙于工作与使用车辆自己享用，如何在凭证上一目了然的看出来，成为了会计的一个难题。这时想要私车消耗合理入账，必须要有充足的附证凭证：
辅证材料一：车辆租赁合同
这是最简单也是最有效的附证材料。明明确确，私车共有有理有据，那些费用公司承担，那些个人承担都会在租车合同中体现。
辅证材料二：差旅费报销单
这是一组附证材料，有出差申请单、住宿费、报销单等组成的证据链。证明该员工因公使用了自己的车辆，试用期间产生的过路费、燃油费、修理费也要符合标准。并且需要注明用车的必要性。
辅证三：没有以上两种辅证材料的入账
如果没有以上两种附证材料，可以用费用报销单与支付凭证入账。费用报销单内说明私车公用办理的具体事宜，消耗费用、以及必要性。但需要说明的是，这种自制凭证的报销方式本身有税务上的漏洞，偶尔几笔报销，还能说得过去。如果数额大或频次多的报销，使用自制报销单据很难在税务上通过。
而常用临时用员工车辆，发生的费用，最多的是用向职工发放车补的形式入账。这种方式入账，实际是把需要报销的车辆消耗，计入了职工工资，虽然可能会增加一些职工的个税，但相对于税务风险来说，这种入账简单且没有任何税务风险。所以这种入账方式也是临时用私家车入账最多的形式。
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