办公室新人应办好“七类事”

职场 2025-01-19 20:13 贵州

来源：《秘书之友》2023年第11期

办公室工作综合性强、涉及面广，涵盖公文处理、会议管理、档案管理、日常接待等方面，可以说，每项工作的成效都会直接影响其他工作的开展。办公室工作对办公室人员综合能力要求较高，年轻干部刚到办公室，要想尽快进入角色、胜任本职，就要努力办好“七类事”。

一

“有事”快办

办事要讲效率，说办就办，不能拖拖拉拉。

例如，我刚入职不久，有一次收到某单位一份关于征求《××××管理规定（征求意见稿）》意见的函，要求一周之内将意见书面反馈至该单位。当时，我认为反馈意见的时间比较充裕，加之事务性工作较多，就没有及时把这份文件呈报领导。直到一周后，该单位向我打电话询问单位对征求意见稿有无意见时，我才发现把此事忘得一干二净，还没有落实，于是赶紧向领导汇报，经梳理汇总意见，报领导同意后，向该单位发送了关于征求意见的复函。

办公室有不少这样看似不急的工作，不急不代表没有时限要求，越是不急的事情越要抓紧办。对今天必须完成、能够完成的工作，要抓紧落实，事不过夜；对有时限要求的工作，要加班加点，按时完成；对时限要求相对宽松的工作，要加快节奏，早见成效。

二

“大事”细办

大事事关全局，稍有不慎就可能带来不可估量的损失。做好办公室工作，一定要心细如发，于细微之处见精神，在细节之间显水平。

例如，有一次撰写一篇情况汇报，文中有一处提及领导名字，其中一个字写错了，虽然只是偏旁部首不同，但是反映出工作不够严谨细致。正式印发的红头文件中出现错别字，不仅影响公文的严肃性和权威性，还会对整个单位带来一定负面影响。

大事细办，就是要一丝不苟，注重细节，确保准确无误，不出现任何纰漏；要有如履薄冰、如临深渊的谨慎态度，尤其是在大是大非面前，头脑要清楚，考虑要周全，不能有半点大意。点此加群

三

“小事”重办

办公室工作无小事，“小事” 并不代表事小，办不好就可能变成大事，影响一个部门甚至整个单位的形象。

例如，某次会议召开前，领导安排横向、正反面打印一份表格，我认为这有什么难的，于是就按照要求打印了，正要送给领导时，发现背面表格是反着印的，原因是打印时只选了双面打印，没有选短边翻页。再如，有一次拟写了一份通知，校对了两遍之后送主管领导审阅，主管领导告诉我文字没问题，就是首段没有空两格字符，让我核实一下。核实后，我发现之前习惯用敲空格代替首行缩进，这次也是敲空格才导致出现这种问题。

事情大小是相对而言的，即使打印公文这样的小事，也要认真对待，切不可掉以轻心。要重视小事，比如收发文件、接打电话等，要十分小心，确保万无一失；要关注小事，重点关注容易忽视的细节和容易出错的环节，一丝一毫不能大意；要做好小事，不厌其小，一以贯之、善始善终地办好每件事情。

四

“生事”慎办

在办公室工作中必然会遇到没有办过的事情，对这些事情一定要搞清楚、弄明白，力求熟悉它、精通它。

我刚入职时，领导让我编报单位年度内部控制报告，这需要全面了解单位具体情况。于是我先花时间学习年终总结、会议纪要等文件资料，了解单位有关情况，然后联系有关部门提供报告所需数据，填写过程中遇到不掌握的问题及时与领导和同事沟通，填写完成后逐级报领导审阅，审阅通过后按照要求及时报送。

任何事情都有其内在的规律和要求，经办没有办过的事情不能凭感觉或想当然，要慎重对待，涉及政策法规、业务知识的，要多花时间去学习，多向领导和同事请教；涉及办事程序的，要严格按程序办理，该请示的要请示，该汇报的要汇报，不能自以为是、随意处理；涉及办事规则的，有明文规定的按照规定办理，约定俗成的，参照相关规定和惯例办理。点此加群

五

“熟事”严办

办公室有不少事务性、重复性工作，熟悉以后就容易大意，大意就会出问题。

比如，召开视频会议前，需要对会场的话筒和视频设备进行调试，这对经常组织会议的人员来说是再熟悉不过的。但是，越是熟悉的事情越不能有麻痹心理，不仅要提前到会场调试，还要对设备认真检查，有问题及时解决，避免开会时出现视频不显示、话筒没声音等情况。

熟事严办，就是再熟悉的事情也要坚持高标准、严要求，不能粗枝大叶、得过且过；要实事求是、求真务实，不能主观臆断、随心所欲；要精益求精，努力把事情做得更好、做到极致。

六

“难事”易办

所谓难事，是指我们在面对一项工作时，茫然无绪，无从下手，找不到解决问题的突破口。这就需要我们沉着冷静，客观分析，在纷繁复杂中迅速理出头绪，抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面，抽丝剥茧，直击要害，找出解决问题的方法和路径，这样解决难题就会变得容易，如庖丁解牛，游刃而有余。

比如，令人“头疼” 的材料撰写工作，只要明确了文章主题，抓住文章结构这个“纲”、具体内容这个“目”，就能做到纲举而目张，基成而屋起。

难事易办，既要注重方式方法，要讲究战略战术，简言之就是战略上藐视，战术上重视。战略上以敢打必胜的心态，正视难题，积极进取，迎难而上，想尽一切办法把难事办成办好；战术上讲究斗争艺术，把困难想得多一些，做最坏的打算，为解决难事做足准备。点此加群

七

“急事”稳办

急事是指突发事件、紧急事件。遇到急事要抓紧办，但不要慌，急上加急就会错漏百出，所以要先想清楚，一旦考虑成熟就要迅速行动。

我刚参加工作时在地方办公室工作，有一次正在开会，几名上访群众情绪激动，点名要领导接待，我的同事非常果断冷静，将上访群众带到办公室，给他们倒上茶水，安抚他们的情绪，详细了解上访事由，同时联系相关部门及时处理和答复。会后，同事向领导汇报了处理的经过，领导对同事的做法表示充分肯定。

急事稳办体现的是一个人沉着冷静、深思熟虑的智慧、能力和水平。面对急事，要稳住心态，从容应对，找到解决问题的“钥匙”；要按职责权限办，按规章制度办，不能越俎代庖、乱了章法；要考虑周全，稳妥处置，不能顾此失彼，留下后遗症。

老秘叔

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