办档〔2025〕15号丨水利部印发《水利工程建设项目档案验收办法》解读辅导材料

部直属各单位，各省、自治区、直辖市水利（水务）厅（局），各计划单列市水利（水务）局，新疆生产建设兵团水利局，中国南水北调集团有限公司：

为进一步做好水利工程建设项目档案验收工作，办公厅编制了《水利工程建设项目档案验收办法》解读辅导材料，现印发给你们，请结合本单位工作实际，认真学习落实。

水利部办公厅

2023年4月17日，水利部、国家档案局联合印发《水利工程建设项目档案验收办法》（水办〔2023〕132号，以下简称《验收办法》）。《验收办法》以《重大建设项目档案验收办法》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》等相关法规为依据，对《水利工程建设项目档案验收管理办法》（水办〔2008〕366号，以下简称《管理办法》）进行修订，共五章二十六条，自2023年7月1日起正式施行。

一、修订的必要性

“十四五”期间，水利工程建设进入新的发展阶段，水利工程建设项目呈现数量多、规模大、投资高的特点，水利工程建设项目档案工作的基础性、保障性作用更加突出，做好水利工程建设项目档案验收工作意义重大。水利部联合国家档案局印发《验收办法》，目的是解决《管理办法》与国家现行的档案管理行政规范性文件适配度低、与当前档案信息化发展不同步等问题，主要为以下几方面。

（一）档案验收程序重复繁琐

档案验收作为竣工验收的条件之一，《管理办法》为保障竣工验收顺利开展，设置档案预验收环节，旨在提前发现并解决项目档案管理中的问题。从执行反馈意见看，档案预验收之后再进行正式验收虽解决了大部分档案管理问题，但程序上重复繁琐，可能影响竣工验收工作的进度。

（二）档案信息化管理要求与国家相关制度不匹配

2016年，国家档案局发布《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》，从国家层面上填补了建设项目电子文件归档和电子档案管理方面的制度空白；2021年，新修订的《中华人民共和国档案法》增加了档案信息化建设专章，对电子档案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系统建设等方面作出了明确规定。《管理办法》在档案信息化建设方面的评价分值较低，缺少电子文件归档的评判标准，不符合建设项目电子文件归档和电子档案单套制管理的信息化发展趋势。

（三）档案验收材料标准不够清晰

《管理办法》在验收有关工作报告的编写规范方面和验收备查材料的准备方面未作出明确规定。在验收工作过程中，验收组织单位起草的档案验收意见、项目法人编写的项目档案管理与自检工作报告、项目监理单位编写的项目档案质量审核报告等文件材料，存在格式不统一、内容不完备等问题；现场验收时，项目建设单位项目档案管理制度、档案案卷目录、项目划分文件、主要合同及重大设计变更清单、信息化数字化管理等相关材料有缺漏，影响了验收工作的效率和质量。

二、修订的重点内容

水利工程建设项目档案验收作为竣工验收的重要内容，《验收办法》就以下验收环节进行重点修订，进一步规范有关内容。

（一）明确建设项目档案验收总体要求

《验收办法》规定大中型和国家重点水利工程建设项目竣工验收前必须开展档案验收，其他水利工程建设项目可在竣工验收前开展档案验收，也可在竣工验收时同步开展档案验收，未进行档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过竣工验收。同时明确涉及国家秘密的水利工程建设项目，档案验收工作必须严格执行有关保密法律法规和规定。

（二）优化建设项目档案验收程序

一是取消建设项目档案预验收工作，结合《水利工程建设项目档案管理规定》（水办〔2021〕200号）,规定大中型和国家重点水利工程建设项目档案验收前应开展检查评估工作，由档案验收组织单位或其委托单位组成检查组开展相关工作。《验收办法》第十五条对档案验收前的检查评估工作、检查组成员职级与人数，以及整改时限作出了明确要求。二是规范建设项目档案验收程序，将档案验收分为首次会、查看现场、检查档案、验收组内部会议、末次会等工作流程，明确通过档案验收后的档案验收意见印发时间、未通过档案验收的整改时间，形成闭环管理。

（三）提升建设项目档案信息化管理评分权重

国家档案局和水利部近年来陆续开展建设项目电子文件归档和电子档案管理试点工作，数字孪生水利工程建设也成为推动水利高质量发展的实施路径之一，建设项目电子文件归档和电子档案单套制管理是信息化发展趋势。《验收办法》提升建设项目档案信息化管理评分权重，从档案信息化工作计划、信息化设备设施、档案数字化、电子档案管理和档案信息安全等5个方面、8项内容开展评分，将《管理办法》中的“电子文件材料管理”划分为档案数字化管理和电子档案管理两类，新增的档案信息安全对电子档案的备份保管和保密管理进一步细化，为数字时代下档案数字化成果及电子档案的安全保障提供了评判标准。

（四）明确验收组织部门和组成成员

《验收办法》适用于水利部及其流域管理机构、县级以上地方水行政主管部门组织的水利工程建设项目档案验收，档案验收工作接受档案主管部门的监督指导，必要时可根据实际情况，会同项目所在地相应档案主管部门共同组织。档案验收组织单位应根据项目建设规模及档案收集整理情况，组建相关部门和特邀专家组成的验收组承担验收工作，特邀专家应具有档案管理或工程管理中级以上专业技术职称，其中大中型和国家重点水利工程建设项目档案验收特邀专家应具有档案管理或工程管理副高级以上专业技术职称。

三、《验收办法》主要内容

《验收办法》分为总则、验收组织、验收申请、验收程序和附则五章内容。第一章总则，明确《验收办法》制定目的和依据、适用范围、验收评判方式、档案验收与竣工验收的关联等；第二章验收组织，规范档案验收的组织部门和组成成员、档案验收评分标准和等级认定等；第三章验收申请，规范档案验收申请条件、申请主体、提交申请时限和申请材料内容，同时明确了大中型和国家重点水利工程建设项目档案验收前应开展检查评估工作的各项要求；第四章验收程序，主要规定档案验收会议参会人员、会议内容，验收意见印发时限、整改时限和验收罚则等；第五章附则，涉及档案验收费用支出条目和解释权等。

（一）验收准备工作

水利工程建设项目必须满足一定条件后按程序向档案验收组织单位申请档案验收。

1.项目文件收集整理

项目文件材料归档范围和档案保管期限依据《水利工程建设项目档案管理规定》所列的“水利工程建设项目文件归档范围和档案保管期限表”有关内容，结合项目实际情况，制定本项目文件归档范围和档案保管期限表，严格开展项目文件收集工作。

项目文件整理应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，按照形成阶段、专业、内容等特征进行分类。项目文件组卷及排列可参照《建设项目档案管理规范》（DA/T28）；案卷编目、案卷装订、卷盒、表格规格及制成材料应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822）；数码照片文件整理可参照《数码照片归档与管理规范》（DA/T50）；录音录像文件整理可参照《录音录像档案管理规范》（DA/T78）。

2.验收备查材料

为保证验收时项目法人配合验收组开展检查工作顺利进行，项目法人应当提前准备验收备查材料，具体内容如下：

（1）明确负责档案工作机构或部门的相关文件、档案管理工作网络图；（2）档案管理办法、项目文件归档范围和档案保管期限表、档案分类及档号编制方案、档案整理细则等制度文件；（3）工程分标方案批复文件及项目划分批准文件；（4）合同台账；（5）重大设计变更台账（如有）；（6）安全、质量事故及质量缺陷处理统计台账；（7）历次验收遗留问题及检查稽察发现问题处理情况统计台账；（8）设备清单；（9）档案案卷目录、卷内目录；（10）档案编研成果等其他相关材料。

3.验收自查自评

验收前，项目法人应组织监理、施工等单位开展档案自查自评工作，针对验收评分标准自评是否达到合格分数以上，对存在的有关问题进行分析和整改，形成《XXX工程建设项目档案管理与自检工作报告》，内容包括：（1）工程概况；（2）项目档案管理（档案工作管理体制、档案管理制度及办法、档案管理设备设施、档案质量管控措施、项目文件收集整理归档、档案信息化管理等内容）；（3）项目档案自检（自检工作组织、自检发现问题整改情况、检查评估发现问题整改情况〔如开展〕等内容）；（4）综合性评价；（5）其他需要说明的问题。

验收前，监理单位应按要求审核施工单位档案质量，形成《XXX工程建设项目档案专项审核报告》，内容包括：（1）工程概况；（2）审核依据及范围；（3）审核工作组织；（4）审核工作内容（包括施工单位档案审核情况、监理单位档案审核情况、竣工图编制审核情况等）；（5）发现问题及整改；（6）综合性评价；（7）审核结果。

4.验收申请程序

项目法人应于工程计划竣工验收前3个月，按以下情形向档案验收组织单位书面提出档案验收申请：

（1）水利部组织档案验收的，按项目管理权限，项目法人通过流域管理机构或省级水行政主管部门提出申请；

（2）流域管理机构组织档案验收的，直属项目由项目法人提出申请，非直属项目通过省级水行政主管部门提出申请；

（3）地方水行政主管部门组织档案验收的，直属项目由项目法人提出申请，非直属项目通过下一级水行政主管部门提出申请。

（二）验收工作流程

水利工程建设项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。验收组全体成员参加验收会议，项目法人、各参建单位和运行管理单位等有关人员列席会议。现场验收主要有7项工作流程，一是召开验收组和参建各方参加的首次会。验收组组长宣布验收组成员名单及验收议程安排，项目法人汇报工程概况、档案管理与自检情况，监理单位汇报项目档案审核情况，验收组成员对有关情况进行质询。二是查看工程建设现场。验收组查看工程建设实体，了解工程建设内容，为检查档案提供直观印象。三是检查档案安全保管情况。重点检查档案库房、档案柜架、消防系统、恒温恒湿设备、档案出入库记录等情况。四是检查档案信息化管理情况。重点检查档案数字化成果情况，电子文件归档和电子档案管理情况，电子档案管理系统各项功能，以及电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。五是抽查档案案卷。重点抽查项目前期及批复、项目划分、重要合同、设计变更、隐蔽工程、重要设备、质检、竣工图等文件材料，总体抽查数量不低于总量的10%。其中案卷数量低于1000卷的，抽查数量不少于100卷；案卷数量不满100卷的，抽查数量不少于20卷。六是召开验收组内部会议。验收组结合检查情况，按照《评分标准》逐项评分；验收组进行综合评分评议，讨论形成档案验收意见；验收组成员在验收意见上签字。七是召开验收组和参建各方参加的末次会。验收组与项目法人交换意见，通报验收情况；验收组宣读验收意见；项目法人针对存在问题作出整改承诺。

（三）验收评分标准

水利工程建设项目档案验收采用评分制，评分项目包含档案工作保障体系、档案收集整理质量、档案信息化管理等内容，项目电子文件归档和电子档案管理情况纳入评分内容。满分为100分，总分达到90分以上的为优良等级，达到70～89.9分的为合格等级，未达到70分或达到70分以上但“档案收集整理质量与移交保管”项未达到60分的为不合格。

1.档案工作保障体系（13分）

项目法人对项目档案工作负总责。组织保障方面（3分），一是明确档案工作的分管领导；二是明确负责档案工作的机构或部门以及具体人员；三是建立由项目法人档案管理机构牵头，工程建设管理相关部门和参建单位参与、权责清晰的项目档案管理工作网络。制度保障方面（3分），一是制定项目档案管理办法，明确各责任单位的职责与任务；二是制定项目文件归档范围和保管期限表；三是制定项目档案分类及档号编制方案、整理细则，档案接收、保管、利用、安全及统计等相关制度或工作规范。经费保障方面（1分），要将档案工作所需的各项业务经费列入预算，并能满足档案工作的需要。设备设施保障方面（1分），要有符合安全保管条件的专用档案库房，办公与库房的设备设施及档案装具能满足工作需要。各项管理制度或措施落实方面（5分），一是归档要求需纳入合同协议，监理合同还应明确对所监理项目的归档文件审核责任；二是检查工程进度、质量时，同时检查档案收集、整理情况；三是项目成果评审、鉴定或项目阶段与完工验收期间，同时检查或验收相关档案；四是项目法人对施工、监理等参建单位档案收集、整理工作进行监督指导；五是档案部门或档案人员对本单位各业务部门或所属分支机构档案收集、整理、归档工作进行监督指导。

2.档案收集整理质量与移交保管（70分，该项未达到60分的为不合格）

项目纸质及电子归档文件应完整、准确、系统、规范，纸质文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、标注清楚、签字手续完备，电子文件应来源可靠、程序规范、要素合规，移交手续与保管工作符合要求。完整性方面（25分），项目归档文件一般应包含项目前期工作文件、建设管理文件、施工文件、监理文件、设备制造及采购文件、试运行文件、财务管理文件、验收文件、音像文件、科研项目文件、实物等文件材料；若项目建设不涉及某项文件材料，则该项不扣分；特别强调重要活动及事件、重要阶段、施工及设备缺陷处理、工程质量或安全事故等无音像归档文件的，相关项不得分。准确性方面（20分），一是反映同一问题的不同文件材料内容应一致；二是竣工图编制能清晰、准确地反映工程建设的实际，竣工图图章签字手续完备，监理单位按规定履行了审核手续；三是归档文件应为原件，且字迹清晰，图表整洁，审核签章手续完备，书写材料符合规范要求；四是照片与音视频等文件应按规定著录事由、时间、地点、人物、作者、文字说明等内容；案卷题名要简明，能够准确反映卷内文件主要内容。系统性方面（10分），一是按照项目档案分类方案，归类准确，各类归档文件脉络清晰；二是组卷遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件之间的有机联系，组成的案卷能反映相应的主题，且薄厚适中、便于保管和利用；三是相同内容或关系密切的文件，按重要程度或时间、项目划分、工程部位等循序排列，反映同一主题或专题的案卷相对集中排列。规范性方面（10分），一是工程用表符合相关标准、规范，内容填写规范；二是案卷封面、案卷脊背、案卷目录、卷内目录及卷内备考表等编制、填写规范；三是案卷装订牢固、整齐、美观，装订线不压内容。移交保管方面（5分），一是各参建单位按合同内容向项目法人移交相关项目档案，履行交接手续；二是档案柜架标识清楚、排列整齐、间距合理，档案种类及数量台账清楚；三是定期对档案保管状况进行检查，落实库房防火、防盗、防水、防潮、防有害生物等防护措施，确保档案实体安全。

3.档案信息化管理（17分）

项目档案信息化要与单位信息化同步实施，满足项目档案信息化管理需要。档案信息化工作计划方面（1分），开展档案信息化工作，项目电子文件归档和电子档案管理工作纳入项目建设计划。信息化设备设施方面（2分），配置档案信息化管理需要的网络环境、专用服务器、终端及辅助设备等，满足可用、安全、高效等要求。档案数字化方面（5分），一是建立档案数字化工作机制，项目法人或参建单位按要求完成档案数字化工作；二是档案数字化工作符合规范要求，数字化成果字迹清楚、图样清晰，与传统载体相一致，建立数据库，实现安全、规范存储。电子档案管理方面（5分），较低要求是配置档案管理软件，有效管理项目档案目录数据库和电子档案（含数字化成果），满足档案查询、统计、利用等基本需求；较高要求是配置电子档案管理系统，与项目业务应用、综合办公等系统相互衔接，原生电子文件可实现在线归档，电子档案管理系统满足电子档案真实性、完整性、可用性、安全性等管理要求，可为数字孪生水利（工程、流域、水网）应用提供基础信息服务。档案信息安全方面（4分），一是建立电子档案（含数字化成果）定期复制备份工作机制，实行在线、离线等备份保管措施，重要的电子档案进行异地异质备份；二是要统筹开展档案数字化、电子文件归档及电子档案管理的安全保密工作。