包材管理 | 如何策划一场成功的包材供应商大会？

科技 2024-11-12 09:42 浙江

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企业供应商大会众生态

朋友圈一位老总对供应商大会收赞助费发出呐喊：

转发后，很多供应链小伙伴纷纷表态：这绝对不是我们家，我们家开供应商大会不仅不收赞助，还负责食宿，还请打高尔夫….

但还是引发了我对供应商大会的反思：现代企业之间的竞争，已不再是一个企业同另外一个企业的竞争，而是供应链之间的竞争。

优秀的企业在岁末年初召集重要的供应伙伴，统一共识，传递目标、发现差距，凝心聚力，从而实现高效协同，是有价值、有必要的。

但我们也必须认识到，很多企业的供应商大会已走向形式主义：豪华的酒店、庄严的会场（为彰显实力）；公司领导讲话、颁发奖状（为显高层重视）；专家讲座，歌舞表演、（为场面活泼）；盛大晚宴、挨座敬酒（为联络感情）。供应商大会成了一项投入巨大的工程。

对企业而言，招待、差旅、食宿、人力、物力支出不小；对供应商而言，在客户中频繁赶场，来回折腾2天时间、就为台上露脸领奖那三五分钟，听到和自己相关的几句话。

还有一些企业由于缺乏经验，或缺乏正念，把供应商会议变成强取豪夺的战场，引发供应商的反感甚至强烈不满，会议开出了“你妹的”效果。

供应商大会怎么才能开出价值？这是每位企业高层与供应链管理者需要关心的话题。

这几年，作为嘉宾，参与了不少优秀企业的供应商大会：正泰电气，老板电器，锐捷网络，五羊本田、日发纺机、辉煌水暖、万安科技、富士康、南阳淅减、富路车业，雷沃重工、金发科技、晚安地板，格力凌达……还隔空指导过南孚电池、君正集团等企业第一次供应商大会。

从这些企业的供应商大会中，感受到了一股正能量，每次参加，都有收获成长。

当年在日、美企业任职期间也组织过正规的供应商大会，在民企时策划过第一届供应商会议，让我终身难忘：会议临开前董事长改了主意，告诉我供应商会议供应商不能一起来，得一家一家来、一家一家开，不让供应商碰面。

当时背景是企业拖欠供应商货款严重，担心供应商参会时结盟。那次“一对一的供应商大会”我足足开了一个星期，会议变成谈判，就一个主题：延长账期。

会议效果可想而知，这件事后的相当长时间我对开供应商大会都有心理阴影。

反思：供应商大会的逻辑架构

这些经验与教训，让我思考一些本源问题：供应商大会顶层设计的逻辑架构是什么？用什么来衡量一次供应商会议是否成功？

关于供应商会议的逻辑结构，第一个问题，供应商大会以谁为主体？是企业还是供应商？

很多人认为自已企业是会议召开方，应该是供应商会议的主体。实际上是错误的，以企业为主体，极易陷入自嗨模式，会导致投入巨大，自我感觉胜利圆满，但供应商一无所获，没有任何行动。

供应商大会，顾名思义，是以供应商为主体的，如果以供应商为主体，会议设计就要以供应商为中心，从供应商的角度，供应商的收获，供应商的感受来设计。

一次成功的供应商大会，能要回答以下3个问题：

供应商能从本次会议收获什么？
供应商通过会议反思什么？
供应商通过会议有哪些行动、改进什么？

如果说供应商会议以供应商为主体，那么企业的角色是什么呢？

企业为主导，企业主导整个会议。

企业通过对会议的策划，达成供应链发展的目标。而这个目标，要通过供应商协同来实现。

这个过程要求为供应商“赋能”，而向供应商赋能，“双赢”又是必要条件。所以很多供应商大会不约而同的把“共赢未来”当作主题词，背后是有逻辑关系的。

企业为主导，能要回答以下3个问题：

承接企业核心目标的供应商规划与发展目标是什么？
需要供应商协同与改进什么？
如何向供应商赋能，让协同发生？

供应商为主体，企业为主导，那么会议则成为主场，要承担起转化的职能，把组织目标转化为供应商行动，协同发展。

下图即为供应商大会逻辑结构。企业以文化赋能，以策划主导会议，会议要转化为供应商的行动。

指南：供应商大会策划的7个步骤

结合供应商大会的逻辑结构，我们给出供应商会议策划的一个会议指南，供会议团队参考。

指南由7个步骤组成。

这7个步骤，前2个是由问题组成，需要会议团队回答的。

1. 我们本次供应商会议的目标是什么？衡量供应商会议成功的标准是什么？

会议目标可以结合公司战略与年度目标、供应商群体当前的主要问题、需要供方协作的主要事项三个维度思考。

成功的会议往往以“赋能供应商，创协同优势”为总目标，不成功的供应商会议各有各的不成功，比如前文收赞助费，被供方公开吐槽“你妹的” 这个行为与“赋能供应商，创协同优势”总目标一对照，就知道是不可取的。

2. 供应链关键绩效指标排序为何？本次会议聚焦在哪几个关键指标上？

“赋能供应商，创协同优势”具体分解到供应商绩效，通常有4大主题：提高质量、协同降本、改善交期，服务提升。

这4大主题不建议面面俱到，否则不突出，做不透。建议聚焦1-2项，做深做透。与供应商进行友情升华只是供应商会议的顺带效果。

3. 设计并提炼会议主题词

提炼大会主题词，相当于上学时要对文章要提炼中心思想。主题词可以起到画龙点睛，清晰意图的作用。以下主题词是我参加供应商大会时经常遇到的：

赋能供应链，协同创未来（赋能）

“质”赢天下、”期“心协力（质量与交期绩效改进）

挖潜增效，高效协同（成本与协同绩效改进）

技术引领、砥砺前行，（产品技术提升）

“突破、升级、共赢” （能力突破）

“同舟共济、共赢未来” （合作关系）

共建共享、共生共赢（愿景）

创生态平台，造命运共同体（梦想）

结合会议目标、关键指标，创新会议主题词，并将其作为会议的指引。

4. 设计会议核心模块，并将模块按时间线排序，形成会议初始日程。

以下模块可供选择：

邀请、接待、引导
主持人介绍整体会议安排
公司高层致开幕辞，谈企业发展机遇、趋势与挑战，要高度
管理部门就供应链核心指标、清晰现状，指明目标与行动策略，要务实
新供应商管理手册说明与发放
外部专家做专题培训，借专家让供应商开眼兼洗脑，要效果。
优秀供应商代表发言，感谢与分享，要有干货。
优秀供应商表彰，要走心
工厂参观，要有序
新产品介绍，要互动
技术交流要互动
战略供应商闭门会要坦诚
午餐、晚宴
合影、留言
闭幕致辞
送行安排
会议总结、复盘

其中要注意逻辑结构与发言顺序：要先用愿景感召，谈清楚谁会受益？为什么这么干？需要供应商采取什么行为？供应商要具备什么能力？双方共同营造什么环境？

5. 会议风险控制、预案与预算

该考虑供应商会议失效模式及后果分析（FMEA）了。会议无小事，要考虑周全。

会议时间：通常年末开为总结，年初开为计划。会议时间最好避开生产高峰期、避开国家、当地重大会议或节日，要考虑外地供应商是否方便。

会议地点：如果公司接待设施齐备，优选公司内开。大企业供应商会议通常人数众多，通常要选酒店开。酒店会场与酒店服务是关键。

比如极端天气交通怎么办？下雨合影怎么办？酒店遇到装修、遇到婚礼太热闹怎么办？甚至连会场投影PPT尺寸是16：9还是4：3如果没提前沟通确认都有可能会影响会议效果。

针对风险有哪些预案，然后讨论预算费用多少，怎么来，怎么花更合理？形成会议预算案。

6. 会议邀请

供应商：邀请哪些供应商，供应商的哪些职级来参加都要明确。

公司高层：哪些人确有必要上台，如些要列席。上台的人不宜太多，不因面子而排程。

外部嘉宾：外部专家、培训师（要提前一个月邀约、要提前沟通目标与需求）

7. 公司会议整体计划与对外日程表

依据前六项，形成公司内部推进计划，在开会前期，会务责任到人，要做哪些事先确认？重要环节最好事先排练，确保计划可行，无遗漏。商定对外公开的日程表，对外日程表可以提前印在嘉宾胸卡上，或通过微信制作邀请函，方便嘉宾查阅。

避坑：供应商大会应避免5个坑

谈完了会议策划指南，再来谈谈供应商大会应该避免的“坑”。

1. 强收供应商赞助费用，自愿也不行。

收赞助费这是甲方思维下的“小聪明：不是要控制成本吗，通过收赞助费让公司高层看到我们控制成本的能力。

将心比心，如果这种事情发生在你身上你是什么感受？供应商心想又不是我想来，又搭时间又搭差旅，还要收我赞助，我得到了什么？这家客户不正，下次报价要把参会成本加进去。

2. 奢华办会。

为显格调，除会场豪华是为开会需要，晚宴时一桌菜量可供3桌吃，还有企业的特供名牌酒，外请的专业的歌舞表演。说好的要携手降本增效，砥砺前行呢？供应商心里想，这吃的还不是我们的利润？

我们有一个基本假设，供应商的老总不是为饭而来的，也不是为喝酒而来的；供应商的老总是为合作而来的，是为发展而来的，是为希望而来的。如果供应商的老总认为吃喝很重要，这样的供应商是没有价值的，不要也罢。

供应商大会要简朴开，务实开。

砍掉外部的专业歌舞表演，改让企业员工、供应商老总组织团队活动、表演才艺，合作伙伴参与度高，成本低、效果还好。

总之，供应商大会也要做价值分析，哪部分投入低，回报大，要增加；哪部分成本高，价值低的，干脆砍掉。

3. 精神分裂办会。

主席台大讲合作双赢，下面的人分头找供应商谈年降，谈账期延长。言行不一，说一套做一套，我们称之为精神分裂办会。

注意，即便公司有降价想法，供应商大会也只适合吹风、动员。

即使要谈年降，也是小范围，个别供应商。而且最好是会议结束再挽留下来。如果真的要降本，可以在供应商会议设个展厅，将原材料、部件（包括现有价格）展示出来，引发更多供方参与竞争。

也就是降成本不能靠压，可以靠供应商更广泛的参与竞争。

4. 会议组织混乱。

供应商会议是个窗口，要传递正能量、正思维、正形象。

有的企业供应商会议组织混乱是由于缺乏精细精神，有的是因为照顾高层面子，不管和大会主题有没有关系，都上台亮相，领导与领导之间的讲话没有统筹，没有考虑讲话之间整体的逻辑关系，上台领导环节时间越多，传递信息越混乱，越难控制整体时间、把握进度。

以前遇到过企业领导中午与重要客人喝酒晚到，会议临时调整的。供应商看到客户也不过如此，还要求我们零缺陷，你们会议组织都一团糟，会生轻慢心，也就无法完成赋能与目标传递。

办会不严谨，企业两行泪。

5. 评奖不公、给奖泛滥。

评选优秀供应商看与领导的关系，不看实绩，不公平的评奖还不如不评。或是评选泛滥，供方伙伴远道而来，奖牌成本又不高，索性多评一些，来的都有奖，最差都有一个最佳服务奖。

优秀供应商评选要起到激励优秀供应商，促进落后供应商的作用。而且凡评优秀，后面要跟进配套激励的措施的，包括订单份额加大、账期缩短、新品参与等。这才是优秀供应商期望的呀。

复盘：供应商大会总结改进

很多企业供应商会议没有提升，原因是开完会议没有复盘。

供应商大会举办完，送走各路供应商，主办方精疲力竭，有的会放假半天，其实送走供应商，还得趁热做一件事，就是做项目复盘，总结得失。

项目复盘通常分为：

项目组回顾供应商大会举办的初心与预期目标；
对结果进行评估，包括会议亮点与不足；
分析原因，包括会议的亮点原因与会议不足的原因；
对规律进行总结，并结合第二、三步做标准化；
感谢、表扬活动中的人与事、后续事务安排，下次会议改进计划。

如果你对这五步操作有困难，没关系，直接给您一张复盘表格。

👇👇👇

写在最后

各位供应链的伙伴，让我们带着一份对供应商的尊重、带着对供应商的一份感恩，带着我们企业的使命，通过成功的供应商会议，为供应链伙伴赋能，为供应链协同优势而奋斗，为我们的命运体共同体而奋斗，创造一个更美好的未来。世界会因此而不同！

本文转自优链学堂，作者为姜宏锋

本文配套图片与视频来源于供应商

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