最近，有粉丝朋友在后台留言，让我聊聊开会的事。有人说，比工作更累的，是开会。每天都有开不完的会，晨会、午餐会、招聘会、头脑风暴会、培训会、项目会、分享会、转型会……会议本身没有错，但最可怕的是领导开无效的会议。管理大师彼得·德鲁克说：“做有效管理者很重要的一件事是不开无效的会议。没有效果的会议是浪费时间，开有效的会议，主管才能创造效能。”那么，是什么导致会议变成了无效会议？我认为有7宗罪。01第一个，形式主义什么是形式主义？很多领导热衷于开会，每天组织七八个会议，芝麻大小的事情也要开会。最后，就变成了形式主义。他为什么要这么干呢？其实是因为他在用战术上的虚假勤奋，来掩盖自己的战略上的懒惰。当有一天，公司不出业绩，当团队不出结果，他就有了借口。更大的领导问起来，这时候，他就会说：什么？没有出业绩？跟我没关系。你看我多忙啊，每天组织大家开会，工作十多个小时，兢兢业业。我太辛苦了，你们都是见过的。业绩不好的时候，他就会认为跟他没关系，肯定是大环境不好，是员工执行力不到位。你看，这就是他开会的意图。开会，也就成了形式主义。02第二个，以领导为主角少说多听，是一件非常困难的事，尤其是对领导来说。很多会议，没有发挥有效的作用，就是因为领导将会议变成了他的独角戏。如果不是通知性的会议，是需要发扬民主精神的，要共同探讨。但他不是这样，领导会象征性地问你，对这事有什么看法。随后，他就开始了滔滔不绝的演说。后来你慢慢明白了，不管会议的议题是怎样的，最后都是由权力最高的人说了算。所以，从那以后，你就不愿意发表意见了。领导说什么，你都会赞同。而领导也会陶醉于此，见大家都同意，觉得自己是英明神武的，露出满足的表情。他说得更高兴了，唾沫横飞，展开了个人脱口秀。管理学家彼得·德鲁克说：“我们之所以开会，是因为要想完成某一项具体工作，单凭一个人的知识和经验不够，需要结合几个人的学识和经验。”所以，一场有意义的会议，绝对不会是某一个人的独角戏。03第三个，没有目标或主题偏离谷歌前CEO埃里克·施密特说：“任何会议都应该有它的目的，如果这个目的不明确，或者会议达不到这个目的，那么这次会议就应该取消。”开会，千万不能为了开会而开会，一定要有确定的目标。除了确定的目标外，而且要做到不偏离主题。有一个知名的自行车棚效应。某个国家，正在筹备建立核电站。为此，特地成立了一个核电站计划委员会。但委员们聚在一起，争论的大多都是员工的自行车棚，比如修多大，使用什么材料等等。他们根本没有思考，关于核电站本身的问题。你看，他们偏移了主题，在讨论一些琐碎的事，是毫无意义的。很多领导也是这样，开会是要解决一些重要的问题。结果他们却在小事上纠缠，在一些无关痛痒的细节上死磕，浪费了大量的时间。04第四个，没有准备在工作中经常遇到这样的情况，领导突然通知你，十分钟后，一起到会议室开一个会。等大家一到场，大家面面相觑，根本不知道今天要讨论的是什么。你看，这就是没有准备。最后要花半天的时间，才能对齐信息，浪费在了无用的事情上。毛主席非常重视开会的效率，他要求：“开会要事先通知，让大家知道要讨论什么问题，解决什么问题，并且早做准备。”所以作为会议的发起人，你必须要知道会议为什么要开，要达到什么目的，这场会给参会的所有人带来哪些价值。在开会前，你要确保大家都知道会议目标和进度议程，确保收集到所有会议所需的报告、课件、数据等资料。好的会议主持人也会自己提前设计问题，通过抛问题引发大家思考，通过抛问题得到结论，引导大家从开放的问题到封闭的问题，让大家在提问和回答的过程中产生真正的共识。想要会议高效，要用超过会议的时间去做准备。05第五个让不需要参与的人来开会我相信你听说过这样一句话：重要的会议人不多，人多的会议不重要。但有些领导开会，很喜欢将会议扩大。比如你正在工作，突然被要求参与到某一个会议中，实际上，这个会议跟你没有任何关系。你进去时一头雾水，出来时还是一头雾水。将会议规模扩大，其实是非常没有效率的。每个人发言一两句，会议就变得冗长。每次开会都是4、5个小时起步，开得人困马乏。你的时间都浪费在了开会上，反而耽误了自己的正常工作。在这一点上，值得向乔布斯学习。在关于乔布斯和苹果公司的《疯狂的简洁》一书中，其中一个故事就讲了乔布斯和广告公司开会的事。在和广告公司的例行会议上，乔布斯突然发现了一位新面孔，乔布斯指着这位女职员问：“请问您是哪位？”那位名叫Lorrie的职员解释说因为这个案子和她所在的市场部项目之间有关联，所以她也被叫来开会。听完这些，乔布斯礼貌地请Lorrie小姐离开了。“我不觉得你有必要参加这个会议，Lorrie小姐，谢谢。”乔布斯说。所以开会的范围要尽量缩小，有助于节约时间。06第六个，推卸责任毛主席说：“有了问题就开会，摆到桌面上来讨论，规定它几条，问题就解决了。”的确，开会是要解决问题的。比如2月份的目标没有完成，在总结之后，核心要确定3月的策略和打法。但很多公司内部开会，不是这么做的，他们在会议上，不断追究责任，不同的部门老大，都在说是别的部门的原因。销售老大认为运营部门的线索不行，运营部门，则指责销售团队的转化率太低。最后，一场业务会议，变成了甩锅会。吵来吵去，也吵不出个所以然来，真正的问题却没有得到有效解决。所以，不以解决问题为目的的开会，也是没有任何价值的。07第七个，没有结论开会，还有一个可怕的地方，就是没有结论。经常开会是带着一个问题去，然后带着5个问题回来。最后就是不断开会，讨论过的事情，又拿出来重新讨论。即便是有了结论，也没有人去落实。会后也没有检查，也就不了了之。等领导下一次想起来时，继续拉着一帮人开会。一个议题，1月份在讨论，结果到了年底，还在那里讨论。所以，开会一定要有结论，有了结论还不够，还要责任到人，并且会后还要有检查和跟进。以上，就是导致无效会议的7个常见原因。不要再瞎开会了，开有效会议，才是管理者走向成熟的开始。
