会议,有人避之如蛇蝎,有人求之不得。
避之如蛇蝎的人,往往没有认识到,会议是一个组织内行之有效的沟通手段,必不可少。
同时,他也没有意识到,对于中下层职员来说,会议是一个稀缺的、非常好地塑造自己影响力的机会。
因为很多时候,最基层的人压根没有发言的机会。
没有发言机会,什么时候才能让领导认识自己?
所以,不管是参加高层领导组织的会议,还是自己组织的沟通会议,一旦有会议,一定要做好充分的准备。
那么,在会议之前,要做哪些准备呢?
凡事预则立不预则废,提前做好准备,因为机会总是留给有准备的人。
根据我自己的经验,总结为“七步会议法”。
1
第一步 提前确定主题
会议的主题,一般是通过工作邮件,或者别人的口头通知。
这个时候,除了时间地点之外,还要弄明白参会的人,以及会议主题。
这样才能做好准备。
如果你是会议组织人,那么最好也把会议主题、流程等信息提前分享给大家。
如果大家能够提前了解这些 信息,也许有人就会提前做准备,或者做了一些思考,有助于会议的沟通。
否则,大家都是一头懵的参会,不利于达成会议目标。
2
第二步 提前确定参会人员
时间、地点、人物。
这是我们从小就学过的写作要素。
特别要关注的是,要关注到底哪些人参会。
可以从会议通知的邮件收件人中了解,也可以从会议传达人处咨询相关信息。
通过参会人员,就可以知道这个会议的重要程度、规模,然后你就会知道自己该怎么表现,或者表现到什么程度。
同时也为下一步的会议准备做准备。
3
第三步 提前分析推测立场
这一步非常难,可以先跳过。
但是这一步,也非常有价值。
初期,可以按照自己对参会人的一些过往经验来进行判断,再根据其发言进行校准,一步步的增加对其认识。
尤地是可以有助于加深对于领导等关键人员的理解。
一般情况下,可以通过其岗位、职位、负责的领域,过往的经验等方面,来推测。
通过这一步,也可以增加你的思考格局。
通过分析推测领导的发言,逼着你从领导视角来考虑问题。
通过分析其他人的发言,也可以增加你对于整个组织的认知,因为参会人员一般有不同的背景,来自不同的领域。
4
第四步 提前组织自己的发言
我们说,会议是一个机会,就体现在你的发言上。
发言有亮点,有系统性思考,自然让领导欣赏,甚至可能成为你的“贵人”。
或者,最基本的,不要让发言成为你的“败笔”。
就算不加分,没有所谓的真知灼见,也不要减分,将自己在领导那的印象分扣减。
自己如何发言,应该结合自己工作领域内容,以及自己的职位,自己所处岗位的时间等方面来确定。
有如下几个注意点:
目的性
你的发言,想要体现你自己什么样的特点?
体现自己逻辑的缜密性,加深自己架构专家,业务专家等标签?
逻辑性
通过使用一系列的框架,使得自己的发言逻辑清晰,条理分明。
例如,通过时间顺序,过去怎么样,现在怎么样,将来怎么样。
或者,逻辑顺序,从架构技术、产品业务、团队组织等方面来表达。
甚至,提纲挈领,用总分总的方式,例如说用十六个字来概括。
关联性
与自己的岗位工作结合起来,又体现超出自己的当前岗位的部分。
时间性
根据自己的身份地位,以及参与深度等,规划时间。例如发言五分钟内。
恰当性
分析参会人员的级别地位,来源部门等信息,分析自己的发言会不会有一些不合适。
尤其要注意,发言要“捧高不踩低”。
最起码不要得罪人。
5
记录发言内容、相关讨论
每一次会议,都要充分地利用。
有一句英语表达:get the most out of it!
另外一句:take advantage of it!
十分符合我的心意,但是我却没有明白该怎么翻译才能充分表达这个含义。
既然参加了这个会议,就别“假装参会”,要积极主动地参与进去。
记录内容,记录相关人员的表达讨论,非常有助于你的进一步理解。
6
记录自己的灵感触发思考
在开会过程中,透露的很多信息都会让你眼界大开。
并且,可能还触发你的一些思考,所以一定要同时记录下来这些一闪而逝的灵感。
同时,这些记录也有助于去对比分析你的思考,以及与其他人思考的异同点。
7
复盘总结
开会完成后,要想有收获,非常重要的一点还是要有复盘意识。
进一步的去分析、拆解,消化吸收才能充分的获取开会的收益。
一般情况下,要复盘的点包含:领导的价值倾向、值得学习的人等等方面内容。
另外,为了方便后续的整理,个人习惯将会议这个七步法,作为印象笔记的模板进行处理。