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电子记录应按实验室管理体系中相关规定设置受控文件编号，且与启用的电子记录模板的受控文件编号对应。需明确样品的名称和实验工作类型，例如数字多用表校准记录、商品量检验记录、零部件检测记录。鉴于同类样品可能因型号、规格、测量方法等不同而差异较大，在标题中可增加其它表述加以区分。所依据的实验室受控的实验技术文件，包含检定规程、校准规范、国家标准、行业标准、团体标准、地方标准、自编技术规范等技术文件。技术依据可采用一个或多个技术文件，并应明确所用文件的代号（含年号）及名称。技术依据宜结合实验室管理体系关于方法和证书信息的要求，如技术文件有细则、作业指导书等补充文件时应一并列入。在校准、检验、检测等电子记录中技术文件的条款和测量点允许删减或偏离，但应经委托方同意并予以记录。记录编号是电子记录的流水号，样品编号是样品在实验室流转过程中使用的唯一性标识，样品编号可作为记录编号使用，应确保两个编号在规定时间内的唯一性和关联性。样品为实验工作中的被测对象，样品及相关信息应包含委托方名称（或送样单位名称）、委托方地址（或送样单位地址，或联络信息）、样品名称、型号/规格、出厂编号、制造单位，如需要可增加主要性能指标。实验技术工作中采用的主要实验标准器、标准物质或检测设备，信息应包含实验标准器名称（或标准物质名称，或检测设备名称）、型号/规格、有效溯源日期、溯源机构名称、溯源证书号以及测量范围、准确度等级/最大允许误差/不确定度等主要指标。应记录对测量结果有影响的环境条件，如温度、相对湿度、大气压、振动、电磁场等。记录内容为一个值或一个范围，例如：有温度波动度要求时，应记录温度范围。实施实验工作的具体地点，不应输入类似“客户现场”等模糊的描述，可输入多个测量地点。实施实验工作的相关日期信息，包括样品接收日期、测量日期以及审查数据结果的日期等。一般是某一日期或一段日期，如需要可精确到时间。按技术依据要求表示和记录实验项目和数据的单元集，对于原始的观察结果和数据应在观察或获得时予以记录，对于计算结果和结论等应能通过记录格式或记录步骤正确表述过程和结果。实验人员为承接实验技术工作的主要责任人，核验人员为核验实验技术工作的人员，也是审查数据结果的责任人。电子记录应至少包含实验人员和核验人员的签名，签名应符合实验室管理体系的要求并通过电子记录管理系统进行管控。
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