清晨，一个朋友发来微信，问我怎么用 AI 来做年度工作总结。
一想，确实到了11月份了，反应快的公司已经开始着手准备年度总结了。
这个朋友在他的领域是个业务能手，日常工作纷繁复杂。现在，他想了解如何通过 AI 来提升工作效率，减轻负担。
正好我有过几年的办公室工作经验，还在集团里负责过年度经营计划管理，对计划管理和 AI 也有些心得。
于是，我简单介绍了一些方法和技巧，朋友听完觉得思路豁然开朗，满意地走了。
现在，我将这套方法总结在这篇文章里，分享给大家。
读完后，你还可以用 AI 免费制作一个精美的 PPT，只需 5 分钟！
下面具体为你讲解。
大家好，我是清风徐来，职场老鸟，AI 知识博主，多篇 10 万+爆款 AI 知识文章。目前 AI 从业，致力于推广 AI 知识和常识，帮助企业和个人完成转型。
AI，可以帮助你在熟悉的领域提高效率，在不熟悉的领域尽快建立认知
《秘塔 + Kimi+ AIPPT，做专业报告 PPT 真的太强了》
本公众号分享了很多 AI 办公常识和工具、技巧，建议您关注、收藏，点一个“在看”，以免失联。国际惯例，先赞后看
第一个问题，总结什么？
当然是总结期间的工作，所以你首先要收集年初的工作计划目标
在公司层面、部门层面，还是个人层面，都会有相应的工作目标。
董事会考核总经理，公司考核管理层，部门考核员工，绩效打分评优最后都要对比着年度工作计划目标来。
第二个问题：基础材料从哪里来？
你要收集三方面的信息
年初确定的工作目标
找正式版，盖章、签字的最好
日常的工作流水账。
每月或每季度的工作计划和总结，保存到一个文件里备用。
公司年度总结模版
通常在工作总结的通知里有附件格式。如果你能拿到过往定稿的总结最好。
第三个问题：AI 能干什么？
本文我用国产软件 kimi 做演示，kimi.moonshot.cn
你可以使用豆包、文心一言，gpt，提示词一样
AI 能做以下几方面的工作：
第一，提供常识
如果你是新手，可以问问 AI，目标管理（制定-分解-考核） Smart 原则、里程碑、WBS、PDCA，做一点计划管理相关知识储备。
你也可以问它，XX行业的XX公司的XX岗位， 常见的年度工作总结指标有哪些？
回答比较教科书，你可以挑几个让 AI 模拟写
这步跳过也无妨。
第二，AI 直接写总结
首先记住万能公式：
万能公式 = 定义用色 + 背景信息 + 任务目标 + 输出要求
接着上面的例子提示
“挑5个关键指标（必须包括转正率），模拟写一个软件公司招聘岗位2024年的年度工作总结，数据要量化。编号按照一、（一）、1的规则“
要求 AI 直接撰写适合管理不是很精细化的行业，属于浑水摸鱼的写法
你是一个公司的招聘主管，写年度总结
"写一个软件开发公司的 HR 部门周工作总结，表格格式输出，量化描述"
注意我用红框框起来的几个关键词
再比如，提示词：”写一个酒类电商平台运营部门的月度工作总结，量化工作绩效指标、表格格式输出”
你可以把自己当做领导，结合你的专业知识，提出要求，比如："数据分析"中，增加实际成交新老用户比例分析，复购率分析”
AI 完善如下：
还可以让 AI 润色，比如
提示词：“离职率方面进行阐述， 假设高于往年和同行，文字润色”
第三，AI 提炼基础数据、套用格式撰写
AI 可以快速的将多个文件进行汇总。比如，kimi一次性可以汇总处理几十个，20万字的文件
比如，你收集了不同岗位或部门的工作总结后，一次性传给 AI.同时上传你的总结模版（也可以让 AI 自由发挥）
提示词：“提炼附件各部门的工作总结，做一个公司X度工作总结”；“按这个附件格式总结”
提示词：“提炼附件各部门的工作总结，做一个公司的总结。要求各部门或各项目总结中有数字、比例、工程进度，手续取得的，可以提炼出来，放到总结中。”
你甚至可以让 AI 仿写领导的总结稿
提示词如下：
AI 收到提示词会先问你
第四，查询相关政策、信息、行业数据
这个功能我们要用秘塔一个新功能“工作流”
主要使用详见文章：《用完秘塔 AI 这个新功能后，我感觉脊背发凉》
可以搜索最新的新闻、政策，撰写几十种报告
打开秘塔AI，找到工作流，https://metaso.cn
点开一个工作流，可以看到内置的撰写框架
你可能会问，我做总结，不写专业报告啊
有些单位，在写工作总结或计划的时候，要求结合上位政策 或 行业形式分析
上位政策，可以作为附件发给AI，而行业形式分析，可以借助AI搜索如秘塔来收集汇总
你可以用秘塔来收集信息，然后复制报告给 kimi，让它给你汇总成为相关的政策分析内容
秘塔最厉害的一点是，信息基于专业实体报告，每个数据都有来源和 PDF 文件链接，让人用着放心！
第五，做工作总结 PPT
这个不展开讲了，推荐用 kimi 的 PPT 助手，融合了 AIPPT
你可以把做好的年度总结文件传给它，或者直接让它生成 PPT，还可以免费导出到本地编辑
《kimi + AI PPT 免费撸，砸了谁的饭碗？附操作视频》
以上就是利用 AI 辅助进行计划总结的常用操作。
要记住，做总结，特别是年度总结和计划，是一个需要内部多次沟通和讨论的过程。AI 可以帮助你撰写、分析文件，收集信息，但无法替代你在公司内的沟通和协作。
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