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在数字化时代，电子档案因其便捷、高效、准确的特点，广泛应用于各类企事业单位的档案管理中。然而，涉密电子档案因其包含国家秘密、商业秘密和工作秘密，其保密和安全管控显得尤为重要。涉密电子档案的泄露不仅可能导致重要信息的丢失，还可能对国家安全、企业竞争力和社会公共利益造成严重影响。因此，加强涉密电子档案的保密与安全管控，已成为当前档案管理工作的重要任务。
涉密电子档案形式多样，包括电子文件、图像、影音光盘等，其存储环境与纸质档案存在显著差异。涉密电子档案的管理涉及数据的采集、存储、传输、利用和销毁等多个环节，任何环节出现漏洞都可能导致信息泄露。此外，涉密电子档案的内容涉及国家秘密、商业秘密和工作秘密，一旦泄露将给相关利益方带来巨大损失。
互联网的普及为电子档案的管理和利用提供了便利，但同时也带来了巨大的安全风险。黑客攻击、计算机病毒、存储设备故障等因素都可能对涉密电子档案造成损害。此外，档案管理系统的技术环境、使用的软件、系统运行版本等因素也可能影响电子档案的质量和安全。
传统纸质档案管理制度无法完全适应电子档案管理的需要，导致电子档案管理存在诸多漏洞。同时，传统档案管理人员缺乏信息技术方面的知识，对档案管理系统的日常维护和计算机操作不熟练，容易发生操作失误或无法应对技术故障。此外，涉密电子档案的密级、保密期限和知悉范围等保密规定未能得到严格执行，也增加了泄密风险。
为确保涉密电子档案的安全，必须搭建一个安全可靠的运行环境。首先，涉密电子档案运行的设备应与互联网实行物理隔离，防止黑客攻击和计算机病毒入侵。其次，应加强技防设备设施的投入，安装防火墙、设置身份认证、入侵检测、漏洞扫描、病毒查杀等系统功能，提高电子档案系统的安全防护能力。同时，还应选择具有保密资质的档案管理系统和安全可替代产品，确保电子档案系统的可靠性和安全性。
为规范涉密电子档案的管理和利用行为，必须制定完善的实操制度。首先，应根据新《档案法》等相关法律法规，明确电子档案的来源可靠性、程序规范性和要素合规性要求。其次，应制定符合实际工作需求的操作制度，包括电子档案的建立、归档、利用、销毁等各个环节的管理制度和技术措施。在制度制定过程中，应注重流程化管理、电子档案数据内容、格式的标准要求以及保证信息安全的分级责任制度等内容的制定。同时，还应加强制度执行情况的监督和检查，确保各项制度得到有效落实。
在归档环节，应确保涉密电子档案的真实性和完整性。首先，应检查硬件环境的安全性，选择有保密资质的涉密网络运行，同时检查存储载体的可靠性。其次，在归档时应保证文件的密级、保密期限与原始数据一致，保持文件的原始性。特别强调的是，电子档案在归档的同时应打印一套纸质档案一并存档，实行电子档案与纸质档案并存的“双套制”。
涉密电子档案应实行权限划分的分级管理方式。在档案系统建立时，应设立权限管理模式，由系统管理员根据涉密人员的密级进行授权。被授权人员只可以访问相应密级的电子档案，禁止高密低传。同时，权限划分应尽量细化，可采用多种授权方式，确保涉密电子档案信息安全。
在涉密电子档案的产生、利用和销毁等各个环节，应加强业务管控。首先，应按照上级和企业定密细目规定确定密级、保密期限和知悉范围，密级的确定应由定密责任人审批确定。其次，在涉密电子档案的查阅、复制、打印等环节，应严格执行业务流程审批制度，按照相应的密级进行管控。同时，还应加强涉密电子档案的存储设备管理，确保设备维修、更换、报废等过程符合保密程序。
