2023年3月
七百年前，德修公携家人迁入大安里，在武功大地繁衍生息，由此成为熊峰蔡氏始迁祖。七百年来蔡家人各房各支聚居东江河谷，筚路褴褛艰苦创业，或务农或经商，终于成为本地大族、武功山早期开发者和基层社会自治的管理者。
历史上的蔡家作为本地望族族产众多、田租丰厚，经常性地举办冬祭、春祭、秋收、冬至、过年等各种传统家族聚会活动。随着时代的变迁，熊峰蔡氏和其它家族一样退出社会管理，众多的祠堂、族产、族田、族学归零，后裔散居各地，联系弱化甚至互不相识，家族活动在一段时期内甚至成为禁忌。
自上世纪九十年代以来，熊峰蔡氏通过续修族谱、建造祠堂和开展教育公益等活动加强了广大宗亲之间的联系，大大小小的聚会活动次数很多，议题广泛但偏重于解决具体事项。同时，参与聚会的都以祠堂理事为主，真正全体动员和集体参与的聚会不多，更没有能够长期坚持下来办成一年一度的具有现代意义的年会。
年会，就是每年企事业单位和社团组织为总结一年的运营情况、加强沟通交流、鼓励团队士气、展望美好未来而策划实施的一种集会形式。年会是一个单位的春节，标志着一个单位一年工作的结束，同时也奏响新一年度工作的序曲。年会是一个单位文化的重要一部分，历来被各类企业和组织视为一年一度不可缺少的"家庭盛会"。
我们武功山熊峰蔡氏，祠堂理事会（宗亲理事会）就是我们自己的社团组织。同时我们还有自己的教育发展基金会。这两个社团组织都是我们家族生活和文化传承的重要组成部分。基于家族年会的特点，我们的年会主要事项有陵园墓地祭扫、祠堂祭祀、迎春祈福、祠堂工作汇报、基金会工作汇报、基金会财务报告、表彰、筹款、招待晚宴等。通过年会，我们将逐步把家族事务相关工作做得更为严谨、规范、正式，更好地为蔡氏家人服务。
时代的变迁与进步，呼唤着现代意义的年会。为进一步促进我们祠堂理事会和教育基金会的健康发展，为促进本家族成员的沟通交流、加强信息共享、增强家族凝聚力、方便广大宗亲参与家族事务，我们倡议自2023年起举办一年一度的家族聚会。
目标愿景
家族聚会，首先是体现了一个家族的团结，体现了我们是有着共同血脉的一家人。不走不亲，越走越亲！有了聚会，我们才得以相识相知，才能分享各自的喜怒哀乐，让聚会成为我们家族共享和谐团结幸福纽带，让失散的亲人相聚，让一个家族的人团聚联谊，共叙亲情，互助互爱。
我们每个人的人生经历、现实环境和社会角色都不一样，我们诚邀所有家族成员一年一度来祠堂共聚深度交流，目的就是打开脑洞、拓宽认知边界，置身于多元、多维度的环境中，利用家族聚会的机会交流各自的想法。通过相互交流和碰撞，让聚会不但成为我们家族和谐团结的纽带，而且变作解决问题的动力源泉。
同时，熊峰蔡氏作为一个整体，我们有祠堂和基金会两个社团组织。我们以前众多而零散的非正式小会仍然很有必要，但是也要有面向所有蔡氏家人的正式的年会。我们把年会办成一个分享和服务的平台，为蔡氏公益事业凝聚人心和力量。
除了上述考虑，我们也希望通过年会这个重要渠道和平台，为教育发展基金会筹集一定的善款。每年聚会，来到祠堂现场参加活动就是为家族加油鼓劲，就是很大的贡献。同时，有捐款意愿的家人或多或少自愿捐一点，也能缓解现实的财务问题。
我们深感家族年会的重要性和必要性，我们的愿景是将年会做好，长期坚持下去，通过所有蔡氏家人的努力，给年会赋予新的内涵，做成一个新的平台、一张新的蔡氏名片，形成众所周知的惯例。通过年会互相沟通、加强团结、凝聚力量、甘于奉献、重光祖德，继往开来，为家族文化复兴和繁荣昌盛贡献我们的力量！
1、活动策划：
1.1武功山熊峰蔡氏宗亲理事会和教育发展基金会发起成立年会筹备组。
1.2筹备组成员覆盖各主要蔡氏村落、各房各支。
1.3筹备组根据年会的目标和任务设置若干小组，分头进行筹备工作。
1.4每年年会提前三个月开始筹备工作，最少要保证两个月的筹备时间。
2、时间地点：
2.1年会自2023年起每年举行一次，每年固定于除夕的前一天进行。
2.2首届年会受疫情影响，定于2023年4月2日下午举行。下午1:00开始签到，晚宴后结束。
2.3参加德修公扫墓的宗亲和所有筹备人员提前于上午8:00签到。
2.4年会举办地点为武功山麻田镇蔡家村蔡氏宗祠。
3、参加人员：
3.1武功山熊峰蔡氏宗亲理事会全体理事。
3.2武功山熊峰蔡氏教育发展基金会全体理事和监事。
3.3 武功山熊峰蔡氏本家宗亲。
3.4 武功山熊峰蔡氏已出嫁的女儿及其夫君子女。
3.5特邀关心武功山地区乡土文化及武功山蔡家的社会各界人士光临指导。
3.6义务教育阶段学生须由家长或大人陪同，免费参加年会活动。
4、参会自愿：
4.1参会纯属自愿。
4.2组委会倡议蔡氏儿女拨冗参加一年一度的蔡氏年会。
4.3除非另有说明，是否参加年会与每个蔡家人的家族义务没有关联，不影响其在本家族应该享受的各项权益。
5.1年会主要目标和任务有祭祀先祖、迎春祈福、基金会奖学、基金会财务报告、基金会表彰、基金会捐款、祠堂工作汇报、招待晚宴等。
5.2穿插进行抽奖助兴和歌舞才艺展示。
5.3与会宗亲和嘉宾集体合影，留存永久纪念。
具体详情见附表1。
6、会务分工：
6.1筹备组根据年会的主要目标和任务分设若干小组，共同推进筹备工作。
6.2指定或推选各组负责人和团队成员，具体详情见附表2。
6.3为充分发动宗亲参与年会，指定各乡镇村庄召集人，具体详情见附表3。
7、支出预算:
7.1最主要的预算支出是招待晚宴，餐饮标准适度按较高标准执行。
7.2其他支出如奖学等都是历年来相对固定的费用，或是数额不大的费用。
7.3部分中青年才俊特别是蔡家村青年，提议联手全额赞助本次年会，不动用基金会办公经费额度，也尽可能减少或免除大家支出。
考虑到如下方面因素，并经广泛征求意见，组委会最终决定采用象征性低标准收费和自愿赞助相结合的方式来保证预算支出：
8.1年会是家族大事也是家族成员份内的事，自己多少出点力，一定程度上体现自己对于家族事务的参与感以及家族集体荣誉感，而不仅仅是受益者。
8.2年会要每年举办并形成惯例，一定要走向可持续性发展之路。有人愿意挑大梁是我们蔡家的骄傲，但也存在不确定性的风险。所有参会宗亲共承其重，有助于减少可持续发展道路上的不确定性。
8.3活动报名将通过微信收费接龙的方式进行，可以更早地估算参与人数，更加高效节俭地开展筹备工作。
9、收费标准：
9.1基于预算决策的思考，收费以“亲民收费 体面办事”为总原则。
9.2报名收费暂定按不高于50元/人标准执行。
9.3特邀嘉宾及义务教育阶段所有子弟免费。
9.4费用缺口由组委会成员分摊，会后公布。
10、餐饮招待：
10.1餐饮招待的总原则为“隆重、体面、不浪费”。在象征性低标准收费的前提下，餐饮标准适度从高。
10.2 晚宴为正餐。筹备组将根据现实条件决定自办或请“一条龙”专业人员代办。晚宴可采用自助餐、杀猪饭、火锅宴、冷餐会等不同形式，鼓励创新。
10.3 中午为便餐。德修公陵园扫墓回来后，参与扫墓的宗亲和所有筹备人员一起用餐，不另收费。
11、接龙报名：
11.1推荐使用微信接龙报名，接龙时付报名费。报名号即为抽奖号。
11.2报名费也可在活动当天在现场交给工作人员，并获取抽奖号。
11.3报名费只收不退，报了名就尽量克服困难一定参加，减少浪费。
11.4报名费不记实名，不开具任何收据。
11.5家族年会也是招待会，任何人免交报名费也都同样欢迎。
12、抽奖助兴：
12.1为活跃年会现场气氛，筹备组将从热心宗亲的捐赠中挑选出适合的物品用于抽奖助兴。
12.2年会将设多次抽奖，中奖面大，奖品价值高，其中大奖价值约500元以上。
12.3抽奖活动仅限付费的参会人员凭抽奖号参与。
13、基金会筹款：
13.1善举需要引导和弘扬，捐款要有平台和渠道。年会将为热心家族公益的广大宗亲提供一个固定的捐款平台。在每年的年会上我们都将为教育基金会发起筹款，所有善款全额转入教育发展基金会帐户。
13.2 基金会奖励宗旨是“只管耕耘，不问收获！拒绝功利，不问回报”！基金会无意为发出去的奖学金而希望获得相应回报。获奖子弟专注学业和成长就是对社会最好的回报，他们荣获基金会的奖励是他们勤奋苦读所应得的收获。
13.3 基金会相信每个蔡家人都会自我成长成才，到了人生的某个阶段自然会自我觉醒，为社会作出自己的贡献。而我们应该做的是用我们的赤诚和努力，唤起每个人内心深处积极向善的奉献意识。
13.4能者多劳，力承其重。对于家族中的企业家和其他收入较高的宗贤才俊，基金会负责人将在年会筹备阶段征询其捐款意向，为家族分忧。
13.5每人都有自己的难处，贡献也不必在于当下。每年聚会，来到祠堂现场参加活动就是为家族加油鼓劲，来祠堂参加活动就是热心家族公益的重大表现。
14、歌舞才艺：
14.1为使年会节奏紧凑、内容丰富，将设置多个歌舞才艺节目穿插进行，欢迎报名参加。
14.2节目内容不限，要求积极健康，突出时代特点、弘扬传统美德、反映乡土风情。
14.3筹备组为节目参演人员备有纪念礼品一份。
16、注意事项：
16.1所有人须对自己的安全和健康负责，特别是要确保出行安全。
16.2适量饮酒不贪杯、适当敬酒不劝酒。
16.3年会将按本方案及另行制定的细则进行筹备，适时适情调整。
