在当今数字化时代，ERP（企业资源规划）系统对于任何组织来说都是至关重要的。一个稳定且功能强大的 ERP 系统能够为企业提供决策支持，提高运营效率，降低成本，并增强企业竞争力。
然而，如果 ERP 系统实施不当或管理不善，它也可能成为企业运营的灾难，甚至可能导致财务失控，审计困难，最终引发法律诉讼和破产风险。在极端情况下，这些问题可能会迫使一个组织陷入财政困境，甚至破产。
欧洲最大的地方政府机构——伯明翰市议会就在 ERP 系统上吃了大亏。
伯明翰市议会是欧洲最大的市政厅之一，2022 年，它启动了一项雄心勃勃的项目，用 Oracle Fusion 取代其长期使用的 SAP 系统。最初的预算为 2000 万英镑，实施成本飙升至约 1.15 亿英镑。尽管投入了大量资金，但市议会仍未能充分利用新系统，预计还需要三年时间才能完全发挥作用。
伯明翰市议会使用 SAP 作为其 ERP 系统已有二十多年。SAP 以其稳健性和广泛的定制功能而闻名，已深深融入到议会的运营中。然而，现代化、增强功能的需求以及利用最新技术进步的愿望促使他们决定改用 Oracle Fusion。
更换使用了 20 多年的系统绝非易事。从 SAP 过渡到 Oracle Fusion 是一项高风险的工程，Oracle 高管的公开承认了这一点。但伯明翰市议会还是决定启用新系统，因为新系统实施成功有可能使议会的运营现代化、改善服务交付并降低长期运营成本。
令人震惊的是，Oracle 于 2022 年 4 月上线后的几个月内报告了 8000 多个问题。
市议会的财务部门负责人称，一年多来，超过 270 名员工试图提出 IT 问题，但没有人听取他们的意见。
20 世纪 90 年代末，伯明翰市议会开始实施 SAP 系统，以改造地方政府服务。它曾被称为世界上最大的地方政府 SAP 实施项目，到 2010 年，市议会开始对 IT 进行重大改革，这需要 SAP 应用程序取代大量内部系统。这项实施包括改变共享服务交付模式和基于 SAP 软件套件的新型集成应用程序套件模型，以支持市议会的财务、采购和运营绩效管理流程。
SAP 实施按时、按预算完成，并符合高管简报的要求。当时，人们预计它将为伯明翰带来 1 亿英镑的商业效益，并在五年内使生产率提高 15%。
市议会 2016/17 年度账目显示，2016/17 年至 2018/19 年间，已拨出 550 万英镑用于 SAP 系统技术和软件更新。这些升级是合理的，以确保系统保持最新状态并与市议会的战略方向保持一致，并缩减支持服务。
伯明翰市议会在 2018 年决定对其财务、采购、人力资源和薪资系统的未来需求进行重新评估。为了实现这一目标，市议会聘请了 Socitm Advisory 机构作为顾问，帮助其采购一套新的基于云的 ERP 系统。经过评估和选择过程，合同最终授予了 Insight Direct (UK) Ltd，该公司与 Evosys 合作，共同为伯明翰市议会提供基于 Oracle Cloud ERP 的“新解决方案”，这一方案在 2021 年的报告中被提交给内阁。
伯明翰市议会认识到，采用新的企业软件而不是采用其正在实施的新 Oracle 系统中内置的最佳实践存在缺陷。这意味着，市议会需要在实施新系统时，更加注重采用行业最佳实践，以确保新系统的成功部署和运行。
此外，伯明翰市议会还意识到，由于地方政府的监管问题，旧 SAP 系统的数据需要提供给外部审计师。这可能意味着一旦 Oracle 系统上线，旧系统还需要运行一段时间，以便顺利过渡和满足审计要求。
迁移到云端的商业优势之一是日常运营和技术问题由云服务提供商管理，这大大减轻了伯明翰市议会的 IT 管理负担。在这种模式下，伯明翰市议会 不再需要维护一个庞大的内部 IT 团队来管理其 ERP 系统，而是可以依赖云服务提供商的专业服务。这意味着伯明翰市议会需要一支专注于 SAP 系统的管理员团队，以确保在过渡期间旧系统的稳定运行，并与新的 Oracle Cloud ERP 系统无缝对接。
截至 2021 年，Capita 运营的 SAP 系统为市议会带来了显著的年度支出，高达 510 万英镑，并预计在 2022/2023 年至 2031/2032 年的九年间，累计花费将达到 4600 万英镑。与此同时，Oracle 系统被寄予厚望，预计在初期几年内能带来显著的节省，具体而言，在 2022/23 年节省 56.3 万英镑，2023/2024 年节省 78.8 万英镑，并在整个九年间累计节省 1090 万英镑。然而，这一计划的执行过程并非一帆风顺。
原本，议会计划调整其业务流程以适应新的 Oracle 系统，但随后策略进行了调整，Oracle 公司选择进行定制化开发，以支持伯明翰市议会现有的业务流程。这一转变虽然看似贴合实际需求，但实际上却严重影响了 Oracle 系统的正确实施，导致了项目延误和额外成本的产生。
Oracle 系统最终于 2022 年上线，但自部署以来，市议会一直面临配置问题，系统表现不尽如人意。
有外部声音认为，Oracle 系统的部署失败不只是 Oracle 系统的问题，实施方印度系统集成商 Evosys（现已与 Mastek 合并）也有着不可推卸的责任。今年早些时候，普华永道和毕马威被任命帮助纠正系统问题，而该市议会此前曾聘请安永负责实施。
其实在系统整个升级过程中，市政厅通过 Egress 解决方案，解决了数据迁移的难题。由于系统中的数据量巨大且具有定制性，伯明翰市议会在迁移过程中面临着巨大的挑战。
市议会认识到了这种风险，并寻找具有良好业绩记录的合作伙伴来帮助缓解迁移期间可能出现的潜在问题，因此他们最终敲定了 Egress 来解决这一难题。
Egress 负责领导人力资本管理 (HCM)、薪资、财务、采购迁移、业务对账和 BI 报告业务的迁移工作。
伯明翰市议会项目经理 James Couper 评论道：
“Egress 致力于提供服务，汇集了一支专业且经验丰富的团队和开发的工具集。Egress 提供的服务使我们能够及早发现数据问题，从而大大缩短了将数据从我们的旧系统迁移到 Oracle 的时间，并解决了我们的数据质量挑战。他们的工具和经验加速了端到端的数据迁移过程。”
总体而言，Egress 迁移了 4 万条员工记录、20 万条工资余额、4 万个客户账户和 4.2 万张客户发票。
去年四月，市议会领导人约翰·科顿在采访中，形容 Oracle 系统为“灾难性”的，并指出该系统已给纳税人带来了高达 1 亿英镑的账单。原本预计花费约 1900 万英镑的 ERP 和 HCM 替换项目，现已远超预算，市议会为此已投入超过 1 亿英镑。
自上线以来，Oracle 系统持续受到各种问题的困扰，包括 ERP 系统发布交易错误，将 20 亿英镑的交易分配到错误的年份，需要大量手动工作来维护财务系统的准确性，以及系统模块实施的延迟，这些模块本应使预算持有者能够更轻松地查看和预测预算支出。
此外，委员会报告称，到 2024 年初，除了已经投入的 8500 万英镑外，还需要额外 4500 万英镑来解决 Oracle 系统引发的问题。许多文件显示，议会无法有效监控其预算。审计人员于 2024 年 1 月发布的 Oracle 运营评估显示，超过 70000 笔交易错误导致议会陷入混乱，无法准备基本的财务信息。在 2022-23 财政年度，市政税和营业税未能得到有效征收。
2024 年的财务报告还显示，该委员会的坏账情况恶化了 1250 万英镑，虽然部分原因可归咎于生活成本危机，但报告也明确指出，“Oracle ERP 财务和人力资源系统的实施问题也延迟了执法行动”。这一系列问题不仅增加了市议会的经济负担，也对其日常运营和财务管理造成了严重影响。
伯明翰市议会在 2021 年向内阁提交的报告中，深入讨论了当时在实施 Oracle Cloud ERP 系统过程中所遭遇的种种挑战。报告首先聚焦于从旧版 ERP 系统向竞争对手产品迁移的复杂性，这一过程不仅技术难度大，还伴随着一系列预料之外的难题。
尤为突出的是员工流动问题，它直接影响了议会内部对 Oracle 相关知识技能的掌握水平，使得系统在实施和后期维护中面临人才短缺的困境。此外，报告还严厉指出了项目交付流程中存在的显著缺陷，这些问题不仅拖延了项目进度，还引发了安永公司牵头的一次保证审查，该审查强烈要求对现有的项目治理机制进行全面改革。
报告进一步揭示了 Oracle 系统上线日期的多次推迟所带来的连锁反应。这一延迟迫使市议会不得不采取临时措施，即将原有的 SAP 系统迁移至更新后的硬件和软件平台上，并为此向 SAP 公司额外支付了 110 万英镑的维护和支持费用。这一额外支出无疑加重了市议会的财务负担，并凸显出在实施新系统过程中对于时间和资源管理的不足。
到了去年 9 月，伯明翰市议会的财务问题已经变得更为严重。
由于未能解决同工同酬赔偿款和 Oracle 项目实施，该市议员已经在事实上破产。伯明翰市议会在官网发布了“ 114 条款法律通知”进一步解释了破产的缘由。该通知声称 34 亿英镑（约合 312.55 亿人民币）的收入让市议会无法平衡账目，其中一个因素是一笔高达 7.6 亿英镑（约合 69.87 亿人民币）的费用，这笔费用用于了结同工同酬索赔诉讼。市议会确认，除保护弱势群体和法定服务外，所有新支出全部立即停止。
伯明翰地方政府部长李·罗利 (Lee Rowley) 在一系列推文中表示：“我们早就意识到伯明翰市议会存在严重问题，原因是未能处理历史薪酬问题和 IT 实施不力。
面对此种情况，英国中央政府不得不任命“最佳价值专员”负责调查身陷困境的伯明翰议会，由此整理的报告指出，在实施 Oracle 方案之后，“由于部署失败以及后续补救工作迟迟没有进展，项目组成员和官员之间资产管理产生了严重的信任缺失。”
同时，这份报告也预测，由于市议会的支出计划依赖于 ERP 系统预期的成本节约，而这些节约并未实现，到 2026 年 4 月，Oracle 实施灾难的实际成本将 达到 2.165 亿英镑。
此后，伯明翰市议会任命了该项目多位高级负责人，包括 CFO Fiona Greenway 以及项目负责人 Philip Macpherson。市议会最初希望对 Oralce 方案进行定制，但现在计划采用标准化流程重新部署该软件。其目标是在 2026 年内完成 Oracle 的重新部署工作。
不只是伯明翰市议会一个机构因 Oracle 办公系统吃了大亏，英国赫尔市议会也在用了 22 年后，和 Oracle 说了再见。
英格兰北部城市赫尔的市议会终于将这份价值 1070 万英镑（约合 1400 万美元）的合同授予 Workday，希望其负责构建一套财务与人力资源系统以取代早已陈旧不堪的 Oracle ERP 方案。
根据 2021 年 12 月提交给赫尔市议会内阁的一份报告，赫尔市政府自 2002 年以来一直使用 Oracle EBS，并且“在此期间需要进行数轮关键升级以保障其合规性，这对市政而言成本高昂且占用了大量资源。”
文件指出，“Oracle EBS 目前由第三方供应商提供支持，市政在 2016 年公开招标采购之后即转向该供应商。合作协议将于 2024 年 6 月到期，此后若不进一步续约，则赫尔市政的关键业务系统将失去支持服务。”
而且就在该市议会转而选择第三方支持服务商的同时，就已经失去了从当前版本 R12 继续升级 Oracle EBS 的选项。2021 年的文件补充称，“随着时间推移，安全性和兼容性问题的风险将持续增加。”
2022 年 2 月，该市议会启动了基于 SaaS 的 ERP 系统采购项目，希望取代原有 Oracle 系统，且合同金额高达 600 万英镑。
最新的招标文件证实，陈旧的 Oracle ERP 系统与其他 40 套内、外部系统相对接，具体涵盖福利支付、寄养支付以及住房租金等管理软件。
而且根据官方发布的通知，2022 年 11 月此项采购案已经被放弃。
该市议会在 2024 年 8 月的一份通知中指出，决定在 2021 年 12 月更换 Oracle ERP 系统，但补充称“由于采购颇为复杂且影响的业务面过大，因此需要进行长时间的软市场测试以寻求最有效的市场途径，同时贯彻完善的规范要求以确保市政方面能够选出最适合的软件产品。”
尽管进展不理想，但从包括萨里、西萨塞克斯以及伯明翰市议会在内的英国多地议会的惨痛教训中可以想见，多花点时间把事情做好，可能反而是正确的选择。
参考链接：
https://www.computerweekly.com/news/366572935/Birmingham-City-Councils-Oracle-implementation-explained-What-went-wrong
https://www.theregister.com/2024/09/20/birmingham_oracle_finance_woes/?td=keepreading
https://www.theregister.com/2023/09/05/birmingham_city_council_oracle/
https://theconversation.com/how-birmingham-city-councils-equal-pay-bankruptcy-provided-cover-for-ongoing-oracle-it-disaster-224416
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