公文使用方正小标宋简体，在未经授权的情况下是违法的。
以下是具体分析：
一、方正小标宋简体的版权归属
方正小标宋简体是由方正公司设计并享有版权的字体。根据《中华人民共和国著作权法》的相关规定，方正公司对其设计的字体享有著作权，包括复制、发行、展览、信息网络传播等权利。
二、公文使用方正小标宋简体的合法性
未经授权使用构成侵权：
如果公文制作单位未经方正公司授权，擅自使用方正小标宋简体字体，那么这种行为就构成了对方正公司著作权的侵犯。根据《著作权法》的规定，侵权者应当承担停止侵害、消除影响、赔礼道歉、赔偿损失等民事责任。
合理使用情形的限制：
在某些情况下，使用他人已经发表的作品可能构成合理使用，如为个人学习、研究或者欣赏，使用他人已经发表的作品；或为介绍、评论某一作品或者说明某一问题，在作品中适当引用他人已经发表的作品等。然而，公文制作单位使用方正小标宋简体通常不属于这些合理使用情形。
三、如何避免侵权
获得授权：
公文制作单位在使用方正小标宋简体前，应当与方正公司联系，获得合法的使用授权。授权方式可能包括购买字体使用许可、获得免费使用授权等。
使用免费或开源字体：
为避免侵权风险，公文制作单位还可以选择使用免费或开源的字体。这些字体通常不受版权保护或已经获得了广泛的授权，因此可以安全使用。
加强版权意识：
公文制作单位应当加强版权意识，尊重他人的知识产权。在使用任何字体前，应当了解并遵守相关的版权和授权规定。
综上所述，公文使用方正小标宋简体在未经授权的情况下是违法的。为避免侵权风险，公文制作单位应当获得方正公司的合法授权或选择使用免费或开源的字体。
