实验室所接收的样品，也是属于客户的财产，有些还需要余样退回，因此对检测样品的接收、流转、贮存、处置以及样品室人员等各个环节实施有效的质量控制至关重要。
样品应具有代表性。以样品的结果说明总体的情况，对总体作出结论。采样遵循如下原则：
1.1 代表性
采样时应特别注意克服和消除各种因素的影响，使样品最大限度地接近总体情况，保证样品对总体有充分的代表性。
1.2 可获性
某些情况下，样品可能不具备代表性，而是由其可获性所决定。
1.3 公证性
采样必须保证公正，由具有资格的人员（接受过采样培训且考核合格的人员）进行。必要时在现场与受检单位陪同人员一起签封，并做好现场采样记录。填写样品采集记录表，双方签字确认。
2.1 填写委托书
无论抽检还是送检样品首先应由委托方填写“样品检验委托书，一般委托书一式二份，一份留检验机构存档，一份交委托方作为领取报告凭证”。
2.2 审核委托书
接收人员应审核样品检验委托书填写是否规范，是否有空项，手续是否齐备，资料是否完整，标准引用是否正确、适宜。
2.3 核查样品
样品应与“样品检验委托书”填写内容一致。样品包装应完好，如不完好应有文字记录。送检样品数量应符合检验、复验、仲裁的要求，如送检样品仅为检验样品应有文字说明。
2.4 正式受理
样品接收人员在“样品检验委托书”上签字并承诺出具报告日期。
若客户为送样上门，实验室收样人员尽量与客户一起清点样品，确认无误后再签订委托合同。若样品不满足检测要求，或与客户声称情况不一致，应在合同签订前向客户提出。
若与客户为远程签订合同，客户通过物流传送样品，收到样品发现异常情况应第一时间联系客户。实验室有义务向客户说明运输条件要求及样品的检测时限要求。
实验室接收样品时，应仔细检查，确认并记录样品的以下信息：
a）名称（由客户命名）；
b） 类别（如土壤、自来水）；
c）数量（如5袋、3瓶）；
d）规格（如1kg/袋、500mL/瓶）；
e）性状（如褐色粉末、黑色颗粒、无色液体）；
f）运输条件（对运输条件有要求时）；
g）采样日期和时间（检测有时限要求时）。除了采用文字描述，必要时实验室可通过影像（如照片）记录样品的性状。
样品确认无误后应及时进行标识，标识内容包括：
a）样品名称；
b）样品的唯一性编号；
c）样品状态（未检、待检、已检、留存）。
确保样品在实验室期间保留样品标识及时更新样品状态。
为保证检验样品溯源，原则上一份样品给予一个唯一性编号。
对于同一事件的若干样品可视为一份样品给予一个编号。样品编号可由年份、样品类别代码和样品序号组成（或者其他的适合实验室的编号）。
为保证样品编号的唯一性，一般由样品接收部门负责统一编制，或者有LIMS的实验室可以由系统生成。
样品的识别包括唯一性编号（样品受理编号）和样品不同试验状态（未检、在检 、检毕 、留样）标识 。
对检毕样品应有“检毕”“合格”“不合格”标识。对于多个包装的同一样品应在样品受理编号后面加横杠和数字加以细分识别，以确保每个包装的唯一性。
样品管理员负责将样品的识别标签逐一贴在样品上。
6.1 样品流转交接
样品管理员应及时将不需分装制备的样品分发给检验检测人员，并在样品流转单（计算机系统）或其他类似系统中做好交接记录。
6.2 样品分发
需要由多个检验检测人员共同使用或分包的样品，样品管理员应根据检验检测项目及时将加贴了标识的样品，分发给样品分装制备员进行分装并在样品流转单（计算机系统）或其他类似系统做好交接记录。
6.3 信息核对
检验检测人员应根据登记的样品信息核对样品，检查是否存在差异，如密封情况、包装、标识、性状等，有疑问应立即报告。
6.4 样品流转单记录
样品在检验检测机构内部流转过程中始终做好样品或样品单元流转单，记录应包括以下信息：
a）样品名称；
b）流转样品状态描述和数量；
c）样品单元的标识，标识需唯一且能溯源到原始样品；
d）流转时间；
e）样品等级（适用时）；
f）样品型号规格（适用时）；
g）检验检测项目；
h）检验检测依据；
i）样品流转中涉及的人员签名。
6.5 样品流转状态
样品在检验检测和传递过程中应按照样品的检验检测状态分类存放，并在样品标识上注明“待检”“在检”“检毕”或“留样”。
6.6 流转中的特殊要求
如有复检或仲裁复议时，检验检测机构在调用留样前应与客户确认，经检验检测机构授权人员审批后方可，并在样品登记信息表（计算机系统）或其他类似系统中做好留样调用记录。
6.7 样品流转中的公正性问题
样品在检验检测机构内部流转过程中要与流转记录一并流转，建议对客户信息屏蔽，以防有失公正。
7.1 实验室应设置独立的样品室或适宜的设施保存样品，注意温度、湿度、阳光、尘埃等影响因素，应有消防安全措施，应授权专人管理，必要时，应设立门禁或报警系统。
7.2 实验室应保持样品的完整性和安全，防止样品在待检、分装制备、检测、传递和储存过程中受到污染或样品间的交叉污染，防止样品发生变质、丢失或损坏，以保证需要时样品具有良好的稳定性和重现性。
7.3 实验室用于保存样品的容器应符合样品的特性需要。
7.4 实验室应根据样品的性质如生物特性、包装方式、加工工艺等，选择适宜样品的保存方法，以确定样品性状在足够长的时间内保持稳定以满足检测需求，特别是温度条件，应按照冷冻、冷藏、常温区分保存，推荐下列保存温度：
a）稳定产品：18℃~27℃室温保存，应避免高温和潮湿；
b）在室温下不稳定的产品：2℃~8℃；
c）冷冻产品：-28℃~-18℃；
d）超低温保存产品：≤-70℃。
7.5 实验室应维持、监控和记录样品存放条件，特别是保存温度对检测结果有影响的冷藏和冷冻样品的至少应每天记录一次样品储存温度。
7.6 实验室若不能及时检验，应在单独区域或设施内按保存条件存放待检样品，存放处需有明确标识。
7.7 实验室应使用封条将副样品密封后，单独保存在指定区域内或设施内，保存条件要与客户委托协议上的保存要求一致，并确保副样品原始特性在保存期限内的稳定。
7.8 样品和副样品在规定的保存期限内应严格按照保存要求妥善保存，逾期的按签署要求予以妥善处理。
样品的处理
报告发出后留样样品留样期不得少于报告投诉反馈时间，对超标样品和特殊样品如有必要可重点延长留样期，检毕样品处理分以下几种处理方式：
客户要求领回的样品，在留样期满后，客户可领回。客户领回样品时，领样员需凭“样品检验委托书”到样品室，由样品管理员办理退样手续。
客户需提前（留样期内）领回样品时，应在样品检验委托书上签注“对本检测报告无异议”之后，方可由样品管理员办理退样手续；
对留样期已过的客户委托处理样品，应按客户填写的要求处理；
必须监护处理的样品，样品管理员必须按规定办法监护处理，防止污染环境及造成危害，监护处理应有记录。
异常情况及处理
9.1 样品并非客户声称的类别/质量
如：客户要检测大米中镉含量，寄来的样品为一袋大黄米。
实验室发现后应及时告知客户，确认是否为邮寄错误或客户理解/认知有误。
9.2 样品数量与声称不符
是否为客户忘带了，快递漏发，还是多个快递部分丢失。
9.3 样品量不够
如检测需要50mL，客户样品仅20mL。要向客户询问是否可补充样品，还是直接安排检测。若不补充样品，实验室应向客户说明样品量不足对检测结果带来的影响（如方法检出限增大、无法留样、无法进行重复性测试、无法进行样品加标等），并在报告中进行声明。
9.4 样品变质
如：农产品样品，保存期较短，或包装破损，导致样品变质，应及时通知客户。包装破损时，即便无肉眼可见的变质，也需要通知客户。
9.5 样品采集后运输存储条件不符合要求
样品中有机物检测，要求4℃以下冷藏保存，客户常温带来或寄过来。实验室应向客户说明输储存条件不符对检测结果带来的影响。若客户坚持继续检测，需在委托合同和检测报告中作出声明。
9.6 样品存放时间过久
如某些细菌检测，要求在采样后8小时内开始。客户样品采集至接收样品已到达或超过规定时限，应向客户说明超过时限后检测对检测结果带来的影响。若客户坚持继续检测，需在委托合同和检测报告中作出声明。
期待大家通过有效的样品管理，提升机构的检测质量，给客户、大众满意的答复~
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来源：食品实验室服务 农业检测
