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孙 英 龙：在如今的快节奏工作环境中，“多任务处理”被广泛视为一种用来夸赞别人的方式，许多职场人士甚至认为这是效率、灵活性以及工作能力的体现。但根据我多年从事传媒、资管等工作的经验甚至是血泪教训来看，“多任务处理”不仅算不上能力的体现，相反恰恰是导致效率低下、严重影响工作成果的重要诱因。当你面对繁杂的工作任务时，你越是试图同时完成多项任务，越容易陷入低效率的困境。那么作为管理者，你如何看待“多任务处理”？
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多任务处理是导致工作或管理能效低下的罪魁祸首
作为一位曾经在传媒和资管领域工作了近30年的老炮儿，我先来表态：身为管理者，我们不仅要对“多任务处理”这一行为重新审视甚至深刻反思，更要即时纠正这一不良做法、改变工作和管理习惯。在企业管理过程中，对事务进行清晰分级，明确工作任务的“重要”与“紧急”等级，才能实现更高效的工作和管理能效。回想过去的工作，我曾经也听信人们对“多任务处理”能力的鼓吹，把同时兼顾多项工作视为一种追求，但现实却啪啪打脸。我先说说我自己的经历，在早些年经营北京的传媒公司时，通常要同时应对杂志的编辑、运营和客户合作方案的制定，还有与诸多客户的周旋。在处理每期杂志选题的过程中，突然想起某个方案应该增加某个元素或细节，当打开方案寻找适配的素材图片或思考方案表述方式时，又触发了需要及时回复工作邮件的记忆，于是又打开邮箱回复邮件，而在回复邮件的过程中，又觉得应该马上和邮件接收人相关的一个新客户预约会面······就这样，选题没有及时完成、方案没有交付、邮件回复没充分思考、和新客户的预约也被无限期推后！其实不止是我，太多的职场人和管理者其实都是在这样的工作方式和习惯中混沌着。多任务处理不仅不会带来效率的提升，反而会增加管理和沟通的时间成本。有效管理或工作的关键在于合理分配注意力，通过明确任务的“重要”和“紧急”程度，帮助团队专注于更为关键的任务，而不是被多任务的混乱切换所困扰。让我们一同探讨一下如何通过更合理的任务分类和优先级管理，来摆脱“多任务处理”带来的能效陷阱。我们的大脑并非为同时处理多个需要专注的任务而设计，从机能上讲，我们并不是真正在“多任务处理”，而是在实施“任务切换”。确切的说，就是从一个任务切换到另一个任务，这个过程不仅会打断专注，消耗认知资源，并且在每次切换的过程中需要相应的时长来适应新的任务，就像手机在运行一个程序时打开另一个程序的过程是一样的，这会延长每一项任务的完成时间。因此，管理者也好，工作者也罢，我们都需要将任务按“重要”和“紧急”的程度进行分组管理，以便在团队管理或工作过程中形成明确的工作优先级。例如，可以运用“艾森豪威尔矩阵”将任务划分为以下四个类别：重要但不紧急：需要时间和专注，但不必马上完成的长期目标；紧急但不重要：需尽快处理，但对整体战略影响不大的任务；既不重要也不紧急：可以推迟或委派他人处理的次要事务。通过任务的分类管理和按等级实施，团队成员可以减少任务切换消耗的时间和精力，从而更加专注于高优先级的事务，实现更高的效率和产出。在企业管理过程中，“多任务处理”表现形式多种多样。例如，员工在开会期间回复邮件，管理者同时处理多个项目却未明确优先级，都会导致工作或管理效能的下降。以下是几个比较典型的例子，这些例子暴露了“多任务处理”及未针对任务合理分级管理的弊端：以普恩特商业服务的日常运营为例，负责多个客户项目的团队成员如频繁在项目间切换，将难以实现我们对高质量服务的实现。若未能按照“重要”和“紧急”程度对任务进行分级，他们的注意力会严重分散，甚至致使信息传达不完整不准确，最终导致客户跟踪和项目成果不达标。在Khmer Times中文网的日常编辑工作中，我也观察到多任务处理的负面影响。被要求同时处理多项任务的编辑和记者因缺少清晰的优先级指导，难以很好的完成所有任务，有的甚至会心力交瘁。这类情况会影响整个团队甚至是整个公司业务运营的稳定性。当管理者需要同时处理多个决策任务却未按优先级进行合理分配时，往往会忽略重要细节或仓促下结论，决策疲劳也会因此加速产生。在这种情况下，管理者的判断力和清晰度都会明显下降，从而影响公司未来的整体发展方向。与其鼓励和推崇“多任务处理”，不如在管理中营造一个有明确优先级和做事专注的企业文化环境，这样团队成员可以把精力集中于“重要且紧急”的任务。以下是几点具体建议：通过优先级分配，例如“艾森豪威尔矩阵”，管理者可以帮助团队成员在“重要”和“紧急”的任务上聚焦。同时，还可以推行时间分配法，即为特定任务分配不间断的时间段。这样不仅可以减少任务切换所消耗的时间，也能让员工专注于关键任务，而不用在多个任务间频繁切换；工作邮件、即时消息等数字化信息是导致“多任务处理”弊端的常见诱因。通过在团队中设定在特定时间检查信息的规则，管理者可以帮助团队避免工作过程被频繁中断，使得员工在处理高优先级任务时能保持专注。这种方法不仅能提升员工的工作体验，也能显著提升整个团队的生产力。管理者可以通过自身行为树立榜样，例如减少会议次数，优化会议的核心内容，优先处理“重要且紧急”的任务。这样一来，团队成员也会在每次达成的价值与成果中受到鼓舞，并逐步形成以专注和优先级分配为主的良好工作习惯。在这个竞争日益激烈的时代，一个企业能够做到在业务上聚集、一个管理者能够做到在精力上专注的组织反而是更加具有竞争力的。由于有多年企业和项目的管理运营经验，我深刻认识到管理者在其中扮演着至关重要的角色。我们不仅要设定合理的优先级，还要引导团队通过清晰的任务分类和专注习惯实现最佳效果。作为一个机构的领导者，我们需要从“忙碌的表象”向“高质量的成果”转变。建立一套清晰的事务优先管理机制，推动企业成为员工工作质量和工作俱佳的工作氛围和企业文化，是企业成功的重要保障，更是商业管理的致胜之道、长远之道。
