在样品寄送过程中，有 9 个至关重要的细节，决定着最终的成败。
其一，随附名片。
当给新客户寄送样品时，一定要在快递袋或纸箱中放入至少两张名片。这是因为有时客户会自己留一张，还会把另一张给上级、助手或有类似产品需求的同事。
多放一张名片不会增加任何成本和时间，可少放一张，若客户在急需时忘记了你的信息，或在众多邮件中找不到你的邮件，那你就很可能失去一个宝贵机会。
其二，随附样本。
样本即展示产品信息的图册，若我方承担样品费和快递费，完全可以将样本一并寄给客户，这有助于客户了解更多产品，争取更多机会；但要是客户支付快递费，就必须提前征得客户同意，不能擅自放入样本，否则样本重量超样品本身，客户不知情下收到还得支付昂贵快递费，很容易引发客户反感。
其三，随附报价单。
给客户寄送样品的同时，最好把打印好的报价单一同寄出。这样客户收到样品后能即刻对照报价单查看产品参数和对应价格，无需在一堆邮件中费力寻找、打印后再对比，大大节省了客户的时间。
其四，专业的样品标签。
为了让客户收到样品后加深印象，不弄错样品所属且能及时联系到你，制作一份专业的样品标签不可或缺。标签形式会因产品而异，但内容需包含样品名、样品参数、FOB、收件人及你的联系方式等。这里附上一张自用的样品标签供参考。
其五，专业的样品发票。
由于样品发票与大货发票侧重点不同，为避免客户在样品清关时遇到麻烦，制作专业的样品发票就显得极为重要。
样品发票上必须有 “Sample with no commercial value”“Sample not for resell/Sample not for retail”“Sample for quality evaluation only” 这三句话，同时最好具备客户和自己的详细联系方式、样品详细信息、发票号码和快递单号等信息，下面是样品发票模板，可供参考。
其六，样品的打包。
打包样品时要用气泡纸包好，选择合适大小的纸箱，空余地方填充缓冲物，防止运输过程中因撞击损坏货物，这些都是基本常识。
除此之外，还应在纸箱上下层各垫一块纸板后再封箱，这样客户在划开箱子时就不会因用力过大用美工刀划伤箱内物品，要是物品被划破，客户要求重寄，就会耽误时间和项目进展，实在得不偿失。
其七，文件纸张类的寄送细节。
给客户寄文件或纸张类样品时，要用塑料袋包好后再放入快递袋或信封中，这样能避免客户在撕开快递袋或信封时把里面的文件或发票扯破。
若有塑料袋，且样品中还有其他塑料袋，需在塑料袋角落打孔，一方面防止胀气，另一方面出于安全考虑，像小孩子玩塑料袋套在头上时，打孔的塑料袋就不会造成窒息，这是国际惯例。
其八，小样品的特殊处理。
对于体积很小的样品，要进行特别的包装，使其非常醒目，防止客户看漏或误扔。可以把小样品装在塑料袋里，外面再套个信封，在信封上用马克笔标注样品信息。同时在同步快递单号时，在邮箱中做特殊说明，提醒客户并附上样品照片。
其九，邮件提供快递单号。
样品被快递员取走后，要及时将快递单号提供给客户，方便客户跟进快件和查询进程。
必要时，最好将快递面单扫描或拍照后发邮件给客户留存，也可自己存档，以备将来有需要时查阅，而且在邮件中最好同时附上寄送样品的照片和清单明细，便于客户查收和确认样品。
来源：外贸知识课堂
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