为什么开会成了大家最不想做的事?

文摘   2024-09-27 22:29   北京  

@精英打工人们

点击上方蓝字关注我们

每天从上班开始,职场人至少有2/3的时间都在开会,周会、月会、项目推进会、碰头会、跨部门协调会、客户会等等。这些会议里,又有2/3的会议开成了邀功会、推诿会、背锅会、指责会、诉苦会、友谊会、茶话会,成了无效会。
无效会带来的副作用很大,不仅会耗费职场人大量的时间,导致自己的工作需要加班完成;还会消耗掉工作精力和热情。这导致了越来越多的人,不管是管理者还是普通员工,都不喜欢开会了。
为什么好好的会议开成了无效会?如何避免将会议开成无效会?最关键的就是解决4类问题

01

全是信息,没有提炼,缺乏重点

开会时,动不动就几十页PPT和文档,密密麻麻全是信息,没有提炼,没有重点。参加会议的人听了很长时间也不知道汇报的人在说什么,渐渐地就失去了耐心和兴致,开始转变为不耐烦和指责。

那如何提炼重点信息呢?有3个要点。
  1. 每次开会使用的PPT不超过20页
  2. 每页PPT只总结1到2个观点,写在PPT的第一行。
  3. 最后,用一页纸对所有PPT进行提炼和总结,开会时先讲这页纸。

02

全是问题堆砌,没有根因和解决方案

开会时只阐述问题,找不到原因,更没有解决方案。也就是只有WHAT,没有WHY,更没有HOW
比如,汇报的人说道:“我们的GMV最近一周在波动”。他没阐明波动是正常还是异常,是好还是坏;也没阐明引起波动的原因;更不提解决方案。
出现这种现象的原因有两个:第一个是对业务不熟悉;第二个是不会做根因分析而不会根因分析的根源是不会假设验证
  • 第一个对业务不熟悉,关键就是提升业务sense,具体方法可阅读链接(理清楚这四张图,所谓的业务sense就能提升一个档次!
  • 第二个根因分析,当无法清晰认识到问题的本质原因时,可以使用假设验证的方法。我们先基于一个问题,做出若干个可能的假设(也就是可能的原因),然后以这些假设为索引,去搜集资料和数据,验证假设的正确与否。
好的假设可以起到指示灯的作用,为我们节省大量的时间。那如何使用假设验证定位根因呢?通常是需要经过6个步骤
(1)定位业务问题A。
(2)对业务问题A进行结构化拆解,拆解为若干个子问题。
(3)对子问题的可能原因做出大胆假设
(4)对做出的假设像剥洋葱一样从外到里进行层层地小心地验证
(5)经过验证后接受或否定原来的假设,直到定位到本质原因为止。
(6)针对定位的原因提出若干个解决方案

03

两耳不闻窗外,一心只关注自己

开会时,只知道分析和阐述自己所在的公司,完全意识不到自己只是宏观环境和行业中的一员,环境和对手的稍微改变,就可能关乎自己的生死。
除了分析自己之外,还要时刻追踪宏观环境、行业和对手。关于这三者的分析,我之前有很多文章做过介绍,这里不详述,具体可点击链接阅读。
如何快、准、狠地摸清一个行业?
比决策更难的,是认清竞争实力
这里介绍一个将宏观环境、行业、竞争对手、自身结合起来的分析方法,叫SWOT分析法。
SWOT分析大部分人都听说过,几乎人人都会用,但是很少有人能真正挖掘出它的价值。
4个字母代表优势(Strengths)、劣势(Weaknesses)、机会(Opportunities)和威胁(Threats)。中,
  • 自身优势和劣势是通过竞争对手和自身的对比分析得出来的。
  • 机会和威胁则是通过宏观环境和行业分析得出来的。
因此,它是真正地结合了内部和外部的分析方法。

很多人在使用时,就是简单地得出四个结果,企业的优势和劣势是什么,企业面临的机遇和威胁是什么。而实际上,SWOT不仅能分析出外部机遇和威胁,内部的优势和劣势,还能将他们联结起来,制定业务战略和策略。

那如何正确深度地使用SWOT分析,让它真正为我们所用呢?

第1步,通过内部分析和外部分析得出企业的优势、劣势、机遇和威胁。

第2步:分别对优势、劣势、机遇和威胁进行排序,挑选出TOP 5的优势、劣势、机遇和威胁进行交叉,如第一张图所示。

第3步,根据交叉的不同位置,制定不同的策略

  • 当优势+机会交叉时,也就是左上角区域(SO),采取进攻策略,快速发展。

  • 当劣势+机会交叉时,也就是左下角区域(WO),采取转型策略,趋利避害。

  • 当优势+威胁交叉时,也就是右上角区域(ST),采取创造策略,扬长避短。

  • 当劣势+威胁交叉时,也就是右下角区域(WT),采取防御策略,按兵不动,修炼内功。

举个例子,对某宠物公司分析得出它的劣势是品牌力弱,没有高端品牌。与此同时,对外部分析得出,高端宠物市场正在快速发展。
此时该宠物公司,就可以采取转型策略,去抓住高端市场的机遇,收购一个高端宠物品牌,进军高端市场,提升客单价,扩大知名度。

04

只做语文题,不做数学题

什么叫语文题?
比如,很多人在会议上说:“我们的业绩做的很好,业务发展很快”,这就是典型的语文题。
所谓的只做语文题,不做数学题,就是只有主观的定性描述,没有任何指标和数据支撑
出现这种现象的根本原因是对量化和数据指标体系没有概念所以,要想做好数学题,就要学会去理解和搭建数据指标体系。
  • 如果你是数据产品经理、数据分析师、商业分析师、数据科学家等与数据相关的岗位,则要学会动手搭建数据指标体系。
  • 如果你是业务人员而非数据人员,则要学会去理解数据指标体系的搭建原理。
那数据指标体系是如何搭建起来的呢?
首先,需要了解公司的战略规划。基于战略规划,确定北极星指标

在北极星指标确定后,使用“2个模型”和“2种方法”,将北极星指标拆解成不同业务单元的策略和二级指标,就形成了数据指标体系的雏形,再进行数据采集和报表开发即可完成整个流程。
1. 2个模型

2个模型即OSM模型和UJM模型。
  • OSM模型:作用是将北极星指标进行策略和二级指标的拆解。可以将北极星指标通过策略落实到各业务部门,同时为了保证各业务部门的策略落地和目标达成,又制定若干个二级指标进行监控和衡量。
  • UJM(User Journey Map)模型:代表用户旅程图,其作用是从产品流程或用户生命周期出发,对策略和二级指标进行拆解,从流程上确保目标和策略的实现

2. 2种方法

2种方法即将指标下钻式拆解的方法可以通过乘积方式M=A×B×C×D加总方式M=A+B+C+D拆解,形成上级指标和下级指标之间的逻辑关联。
  • 乘积方式:即北极星指标可以拆解为若干个二级指标的乘积,公式为:北极星指标=A指标×B指标×C指标×D指标。
  • 加总方式:北极星指标可以拆解为若干个二级指标的加总,公式为:北极星指标=A指标+B指标+C指标+D指标。北极星指标和A、B、C、D指标之间的关系通常是总分和包含的关系。




⬇戳“阅读原文”,了解详情!


商业分析家Suri
互联网大厂老兵,持续输出商业数据分析、行研、用户增长运营、广告、电商、竞对干货~
 最新文章