应收账款｜企业应收账款催收措施七：发函件催款需要注意事项

学术 2024-09-12 18:32 湖北

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利用函件进行应收账款催收，起草函件、发送函件注意以下提示：

起草函件注意事项

一、根据应收账款的催收情况，与项目业主的关系、沟通进展等选择函件的种类

二、以催款函为例，在起草函件时注意以下事项：

1、了解项目情况，搜集合同、合同履约过程中的资料（含方案汇报、成果交付、来往函件等），明确应收账款产生的时间，确定是不是已过诉讼时效；

2、明确应收账款金额，根据合同履约进度，理清楚合同额、应收账款(项目业主应该支付的金额）、已收回金额、开票金额等信息。避免匆忙发函，函件发出去后发现金额有误，要知道函件作为主动发出的一方的纸质资料，可以起到证据的作用。金额与实际应收账款不符合，尤其是自己写的金额小了，那就给了项目业主方法律部门送一份有利业主的证据。

3、查看合同履约的成果交付是不是符合合同约定。成果交付签字的人是不是有效人员签字？签字的原件是不是可以找到？

4、了解合同履行中是不是存在违约情形，或按照合同约定是不是存在有可能被业主罚款的事项。如果合同履行中，业主已经有处罚的通知，或者追究过违约责任，则更要注意。

函件发送前需要注意的事项

一、发送函件，要有收件人地址、联系方式等信息

1、发函给项目业主的联系人、电话、地址

1.1 查找合同中约定的联系人、电话、地址

1.2 通过合同履行过程中，与项目业主的有效对接人，如合同未约定具体代表实际上有业主代表在合同履行过程中在进度、成果交付、变更签证等方面负责实际工作的代表。

1.3 与项目业主联系获取到的联系人

1.4 通过官网、天眼查查询到项目业主的地址、联系方式、法人姓名等信息。

二、发送电子版函件

2.1 规范的合同填写项目业主电子邮件，可以直接发送；

2.2 合同没有约定，但是合同履行过程中与项目业主通过电子邮件发送联系函、文件的，可以发送电子邮件。

电子邮件中很多的电子邮件已经可以实现跟踪邮件阅读（当对方阅读后会显示已阅），也有为了提升邮件的证据效力，选择公正邮。

三、发送纸质快递

3.1 快递尽量选择EMS快递

EMS具备权威性。在我国，信件寄送，中国邮政是唯一具备寄递信函资格的主体。

《邮政法》第五十五条“快递企业不得经营由邮政企业专营的信件寄递业务，不得寄递国家机关公文”，《邮政法实施细则》（国务院令第65号，下称“邮政细则”）第四条“未经邮政企业委托，任何单位或者个人不得经营信函、明信片或者其他具有信件性质的物品的寄递业务，但国务院另有规定的除外。信函是指以套封形式传递的缄封的信息的载体。其他具有信件性质的物品是指以符号、图象、音响等方式传递的信息的载体。具体内容由邮电部规定”

其他快递可以邮寄吗？如果你非要选择其他的快递，也是可以的，只是相对证据效力上会相对弱，存在不能被认定为主张权利的可能性。

3.2 通过网站或者微信下单，在寄单上物品内容一栏注明所邮寄的内容

3.3 将寄送文件与EMS的单号一起拍照，证明文件袋中装着对应的内容。

3.4 保留邮寄的文件及寄送痕迹

（1）注意留存邮寄的文件，与寄送的函件形成对应

建议，邮寄的文件一式两份，通过以下方式形成关联：

在函件内容上注明“本文件一式两份，一份邮寄，一份存档”。
寄送之前，将两份函件与单号一起拍照。

3.内部流程，如线上审批盖章的痕迹保留，截图或者下载审批痕迹。

（2）保留邮寄痕迹，关注网上签收记录

将手机接收的信息、APP信息、官网单号查询信息等进行截图。注意截图应当完整，体现截图的网址、网站名称等

四、发函只是一种催收的手段，在函件发出后，一定要安排人员及时的很近。

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