《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)规定,归档文件排序时,正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后。
01
什么是正文?什么是附件?
1.《党政机关公文处理工作条例》规定,公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。正文是公文的主体,用来表述公文的内容。附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。
2.《党政机关公文格式》(GB/T 9704—2012)规定,正文和附件需要遵循一定的格式要求。
①正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
②附件
附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
02
何为正文在前,附件在后?
“正文在前,附件在后”,字面理解就是按照《党政机关公文处理工作条例》《党政机关公文格式》的要求,正文部分放在前面,附件部分放在后面。
一般发文归档包括正式公文、发文稿纸、定稿文件。正式公文包括正文和附件,如不带附件,则只有正文部分。归档时,按照正式公文(正文、附件)、发文稿纸、定稿文件(定稿文件的正文、定稿文件的附件)的先后排件内顺序。
收文归档包括文件处理单、正式公文。正式公文包括正文和附件,如不带附件,则只有正文部分。归档时,按照文件处理单、正式公文(正文、附件)的先后排件内顺序。
附件归档时需要注意的事项:
1.如正文部分标明本文件带有附件,则正文后必须带有附件,定稿文件同样需要带有附件。不能正文有附件,定稿无附件,或者正文无附件,定稿有附件。
2.附件说明标注的附件数量要和实际的附件数量一致,不能附件说明里的附件数量和实际附件数量不一致。
读
推荐阅读: