信访是人民群众向各级机关、单位反映情况，提出建议、意见或者投诉请求的途径，有关机关单位应当依规依法处理。信访过程中会产生大量的文件材料，如何整理和归档？
处理处置信访事件形成各种文件材料，经过收集、整理、归档后，形成信访案件档案。不是所有信访事件的处置都会形成信访案件档案，普通的矛盾纠纷，经过现场调解、说明、解释很容易化解的，登记信访事项即可，不需要再耗费大量人力、物力、财力形成信访案件档案。重要的信访案件查处，具有查考利用价值的各种文件材料，则需要归档妥善保管，形成信访案件档案。
01
信访案件档案的产生
信访案件档案一般会产生于以下几个机关单位：
1.信访工作机构，如各级信访局；
2.纪检监察机构，如各级纪委监委；
3.各级机关、单位，如各级机关、组织、团体、企事业单位、乡镇、村。
02
信访案件档案的分类
根据信访案件的来源不同，一般将信访案件档案（XF）分为领导批示信访案件（01）和来信来访信访案件（02）两类。
按“年度——期限”进行分类。
03
信访案件档案的保管期限
重要的信访案件，具有一定社会影响，在日后工作中具有参考、借鉴、指导利用价值的，保管期限定为永久；
一般的信访案件，保管期限定为30年。
04
信访案件档案的收集和整理
1.收集范围
①来信来访的登记、记录，信访人的申诉、举报、控告材料；
②上级部门、领导交办的重要信访事项的函、批示及督办和呈报材料；
③处理信访案件中形成的各种文字材料；
④涉及信访案件的其他材料。
2.整理
①保管单位——“卷”
以卷为保管单位进行整理、保管。
一般，信访案件档案一案一卷，如某信访案件形成的文件材料较多，可以一案多卷。原则上，一卷不超过200页。
②案卷的排序
按交办或来信来访的时间先后进行排序。
③卷内文件材料的排序
按照办结汇总材料、案件处理材料、交办或来信来访材料、其他材料的先后排序。
④装订
制作案卷封面、卷内目录、备考表，采用三孔一线装订。
⑤装盒
档案装具采用无酸纸档案盒；
按分类方案依次装入档案盒，不同分类、年度、期限档案不得装入同一档案盒。
3.档号
全宗号-档案门类代码·二级类别号·三级类别号·年度·保管期限-卷号-件号
如：
①案卷级档号
J021-ZY·XF·01·2024·Y-0001
②文件级档号
J021-ZY·XF·01·2024·Y-0001-001
对于各级信访局和信访业务量大的机关单位，信访案件档案的收集、分类、整理，可以采用类似上述的方法进行。对于一般的机关单位，可以不用区分三级类别，分年度、期限即可。有的单位，信访案件档案数量极少，也可以归为文书档案保管。
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