运营协调员 Operations Coordinator
岗位职责 | Duties and Responsibilities
项目及活动管理
与耶鲁大学所属院校、机构、利益相关人以及校友会协作，发起和策划项目活动；
制定预算并跟踪每个项目和活动的支出情况。管理并归档每个活动或项目的所有收入和支出记录；
与客户和合作方协调联络，计划和筹备项目活动：包括制作报价、与客户谈判、制作和跟踪预算、制作合同以及执行合同；
为项目活动的实施提供高质量的后勤支持，包括：布置会场、布置视频音频设备、安排餐饮、提供当地交通、准备会议资料以及翻译等工作；
项目活动结束后，设计调查问卷，分析收集到的数据和信息，对项目的成果进行评估。
项目财务数据报告
协助财务顾问进行税务申报；购买、打印、扫描和管理发票；
准备、制作和管理项目合同及付款通知书；管理付款流程以及相关文件的归档。根据财务管理守则准备和审核付款申请；
每周更新和发送交易准确的项目情况统计表给财务顾问；每月底更新和发送准确的项目活动分析表给财务顾问；
每月底上传和归档供应商的增值税专票和公司出具的增值税发票，并将上传后系统生成的税务开票专票扫描明细及认证结果通知书发送给财务顾问。
人事及行政管理
与IFC楼宇物业管理办公室合作，确保办公室设施正常运转；
处理采购事务。实施公平、公正、有竞争力的采购流程；根据需求提供成本分析，并确保采购过程公开、公正和竞争性。妥善归档办公室供应商签署的合同和协议；
管理合同以及供应商，确保公司有效运转所需的各项供给和服务。协助公司副主任制定办公室运营流程、规章制度等工具以提高运营效率；
负责实习生的招募和培训。与中心主任和副主任紧密配合，根据中心项目以及传播需求，制定有策略地实习生招募计划。负责管理实习生实习期间地培训、考勤、绩效评估、工作记录等。
传播支持
协助翻译和制作耶鲁北京中心中英文宣传材料，包括：耶鲁北京中心月报制作和推广；微信（耶鲁北京中心及耶鲁管理学院）、微博和网站内容的更新和维护；中心简介以及活动邀请函等的制作和发布。
能力要求 | Skills and Abilities
良好的书面以及口头中英文沟通能力；
良好的组织和多任务协作能力；
杰出的人际交往能力，与人愉快有效的沟通；
良好的判断力、具有豁达开朗的个性。
职位要求 | Job Requirements
工商管理、项目管理或者财务专业本科以及以上学位；
一至三年商务管理、项目管理以及财务报告相关领域工作经验。了解财务管理以及项目管理的基本理论和原则；
在国际组织、学术机构以及跨国公司工作过的申请人优先考虑；
精通Excel各项功能，特别是数据运算、公式设定和报告等功能。
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