如何建立有效的防范商业贿赂风险合规管理体系

科技   2024-12-10 20:01   北京  

医药企业如何建立有效的防范商业贿赂风险合规管理体系


一、引言


2024年10月11日,市场监管总局公布了《医药企业防范商业贿赂风险合规指引(征求意见稿)》 (以下简称《指引》,向社会公开征求意见。《指引》适用的对象覆盖了药品和医疗器械企业在设计、生产和流通环节的全链条,包括“在中国境内从事药品和医疗器械产品的研发、生产、流通等活动的法人,包括药品上市许可持有人、医疗器械注册人(备案人)、医药产品生产企业、医药产品商业流通企业、境外药品上市许可持有人指定的境内企业法人、进口医疗器械注册人(备案人)指定的境内企业法人等”。

结合2024年5月17日国家卫健委等14个部门联合印发的《关于印发2024年纠正医药购销领域和医疗服务中不正之风工作要点的通知》(下称“通知”),我们可以看到《指引》的制定不仅反应了2023年以来开展全国医药领域腐败问题集中整治、纠风反腐工作的重点关注领域“持续规范医药生产流通秩序”,也为各类药品和医疗器械行业的防范商业贿赂风险合规管理划下了红线。

通知要求“聚焦关键环节、关键少数、细化重点领域。秉承这一原则,《指引》就医药行业九个具体场景的商业贿赂风险点,给出了明确约束和细化要求,包括划分为应当、可以、建议、倡导四个档次进行规范提示,其中对于现行《反不正当竞争法》《药品管理法》等法律法规,以及《反贿赂管理体系要求及使用指南》《合规管理体系要求及使用指南》等国际标准或国家标准中明确规定的企业经营合规义务,在《指引》中以应当类规范事项予以表述;对于属于行业共识,符合卫健、药监等行业主管部门相关管理要求且不属于企业经营合规义务的,在《指引》中以可以类规范事项予以表述;对于经过研究论证的医药企业防范商业贿赂风险先进合规经验及典型做法,在《指引》中以建议类规范事项予以表述;对于有利于引导企业建立并实施治理商业贿赂行为长效机制,促进医疗卫生事业高质量发展的,在《指引》中以倡导鼓励类规范事项予以表述。



《指引》指导性很强,颗粒度很细,包括明确 禁止(33类行为),避免(7类行为),限制(3类活动),关注(4类行为),应当实施(91个规定动作),可以允许(10类活动),建议(11类控制措施),和倡导(6类最佳实践)。可以预计《指引》生效后,将为市场监管执法提供参考。因此,需要医药企业的管理者和相关方给予充分重视和准备。


《指引》是根据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国药品管理法》等法律、法规规定而制定的。然而,仅靠法律并不足以有效解决贿赂问题。企业有义务通过领导层承诺建立诚信、透明、公开、合规的文化,积极打击贿赂;企业更有责任建立和运行一个有效的防范商业贿赂管理体系,从而在机制和能力上保障企业关键岗位和领域从“不敢腐”、到“不能腐”的转变和赋能。


《指引》结构分四章49条,共11346字,是卫健委、药监局对于医药领域反腐这一顽症痼疾开出自我救治的药方。疗效尚不可知,方法却可会诊。


《指引》亮点不少,例如,第一章总则第5条款明确要求“医药企业是防范自身商业贿赂风险的第一责任人,应当落实主体责任,加强防范商业贿赂风险的内部控制与合规管理,自觉抵制商业贿赂行为。倡导医药企业引入专业机构对自身防范商业贿赂风险合规管理体系建设、执行情况开展评价”。可见此方总体治疗思路还是考虑标本兼治。第三章 则是就医药企业这一群体常见的九种具体‘症状’的商业贿赂风险识别提供了指引,聚焦关键领域,指导性很强。


《指引》还需健全“内科治本”能力。《指引》第二章第6-10条款则是就医药企业防范商业贿赂风险合规管理体系建设给出了规定,然而在如何建立防范商业贿赂的组织结构和合规职能方面语焉不详,力有不逮。


《指引》仍然停留在“倡导医药企业最高管理层以身作则”,“配置合规管理人员”层面。而现代机构治理理论实践和该领域的国际标准都将反贿赂定义为组织治理层面的核心工作,要求董事会设立反贿赂风险合规治理机构,必要时独立董事来领导,行使对包括最高管理者例如总经理的独立监督。组织的合规职能必须有直接向治理机构或董事会汇报的权力。这是保障反商业贿赂合规职能可以履职运作的治理结构的基础要求。


此外,《指引》“鼓励医药企业建立防范商业贿赂风险内部举报机制”,这个用药量明显不足了。反贿赂领域管理理论实践和国际标准都表明,向内、外部建立有效的‘提出疑虑’的通道是必须的规定动作,包括具有合理线索的匿名举报,以及保护举报人的隐私和确保举报人不受打击报复。


那么,如何建立一个有效的、与企业业务相适宜和匹配的防范商业贿赂风险合规管理体系呢?


二、应用标准将防范商业贿赂风险纳入公司治理和一体化合规管理体系


标准在现代公司治理和企业管理中扮演着至关重要的角色,以确保组织在法规和道德标准方面的遵守符合国际通用规范。习近平总书记强调,标准决定质量,有什么样的标准就有什么样的质量,只有高标准才有高质量。

针对合规管理体系,国际标准化组织ISO发布的ISO 37301已经转换为中国的国家推荐标准,GB/T 35770-2022《合规管理体系 要求与使用指南》。为中国企业建立和实施合规管理体系提供了框架和过程方法。

针对防范商业贿赂管理,ISO发布的ISO 37001:2016 《反贿赂管理体系 要求与使用指南》,即将在2024年底升版发布。ISO 37001是一部国际标准,通过采用方针、控制和程序帮助组织预防、发现和解决贿赂问题。包括来自深圳标准化研究院、中诚信等在内的中国专家参与的标准编制,预计新版标准ISO 37001:2024将在企业反贿赂企业文化建设、将反贿赂嵌入企业合规管理整体框架、消除国别差异等方面做出改进,更适合中国等发展中国家的企业使用。


ISO 37001标准可以用于防范商业贿赂,包括行贿(提供或支付贿赂)以及受贿(索取或接受贿赂)。它适用于组织预防、控制和应对下列贿赂事项:

- 组织实施的贿赂;

- 组织的员工代表组织或为其利益而实施的贿赂;

- 组织的商业伙伴代表组织或为其利益而实施的贿赂;

- 对组织实施的贿赂;

- 在与组织相关的活动中对其人员实施的贿赂;

- 在与组织相关的活动中对其商业伙伴实施的贿赂;

- 直接和间接贿赂(例如,通过或由第三方给予或收受贿赂)。


ISO 37001标准的主要要求包括:

1. 建立反贿赂政策和程序,明确组织的反贿赂承诺,并确保其与国际和国内反贿赂法律一致。

2. 领导层的承诺与参与,确保他们在反贿赂努力中发挥积极的作用,并给予关键支持和资源。

3. 评估和管理贿赂风险,包括识别潜在风险领域、制定适当的控制措施和监测机制。

4. 建立合规控制措施,例如在供应链中的尽职调查、合同和款项管理、礼品和款待政策等。

5. 培训和意识提升,确保组织成员了解反贿赂政策和程序,并具备反贿赂的知识和技能。

6. 内部和外部沟通,包括对外界的披露,以展示组织对反贿赂的承诺,并建立透明和信任的关系。

如图所示,ISO 37001标准在组织治理原则与合规框架下,采用“计划 – 实施 – 监察 – 改进 (PDCA循环)”,基于组织实际情况,基于风险管理方法,开展反贿赂管理体系的建设及运行,并持续改进绩效。标准采用了ISO 和谐结构(HLS),既可以独立实施,也可以与合规管理体系、质量管理体系等其它管理体系一体化实施。ISO 37001标准是一个自愿性的标准,可以应用于各种类型和规模的组织,不论其所在的地理位置和行业。它可以帮助组织建立一个内控系统,有效地管理贿赂风险,并提升整体治理和商业道德水平。

ISO 37001作为国际标准已被我国一些企业应用,特别是出海企业和国际供应链企业例如中兴通讯、华友钴业、中国移动、统一石油、理想汽车等,并被证实可以有效地管理商业贿赂风险,向国内外相关方传递信任。

ISO 37001《反贿赂管理体系》是ISO A类管理体系标准,可以被用于第三方合格评定(认证与认可)。该标准采用ISO HLS和谐结构,可以单独用于建立和实施企业反贿赂管理体系,也可以与其它的ISO管理体系例如ISO 37301《合规管理体系》整合一体化应用,共同构成公司治理框架下的包括以反贿赂为重点领域的企业合规管理体系。在实施标准要求的尽职调查、举报和利益冲突管理程序时,还可以采用ISO 37008《内部调查指南》、ISO 37002《举报管理》,以及ISO 37009《冲突管理》等专项管理技术标准,帮助企业在关键环节做到专业规范和高效。

作为反贿赂合规管理体系的重要组成部分和专业技术,尽职调查、举报机制、和利益冲突管理也已有了国际标准的支撑,包括ISO发布的ISO 37308《内部调查指南》、ISO 37002《举报管理》(吹哨人)、和ISO 37009《利益冲突管理》。
图示:中国在ISO框架下参与编制的组织治理、合规管理、反商业贿赂和管理技术相关标准,及其相互作用。

需要说明的是,以上标准都是在ISO组织治理 (governance of organizations) 框架下发展的系列标准,来自全国机构治理标准化技术委员会(SAC/TC600)的专家贡献了中国智慧。TC600秘书处正在积极地就这几部ISO标准转换为中国国家标准进行论证和收集意见。


三、应用ISO 37001建立一个有效的反贿赂管理体系的关键成功因素


建立“不敢腐、不能腐、不想腐”的企业文化,不仅需要强有力的领导作用,还需要建立一套与公司治理原则和合规框架相匹配的反贿赂管理体系和坚实的管理程序来支撑。

首先是公司治理结构和取得高层承诺 -廉洁反腐必须是在公司治理层面得到支持和承诺。公司治理机构通常是由董事会和党委在管理层之上设立的专门机构,例如风险合规委员会。标准要求反贿赂职能可以直接向治理机构报告。这一要求与众多ESG评级方法要求一致。来自治理机构和最高管理者(总经理)的反贿赂承诺是至关重要的。承诺不仅是指文件化的宣告,还包括在反贿赂职能有效运作所需资源、授权、能力和系统方面给予必要的支持。

然后是采用基于实际环境、基于风险的方法。反贿赂管理体系要求对企业经营活动进行贿赂风险评估,包括识别、分析、评价、处置和残余风险管理,从而实现对中、高风险的管控,即帕累托原则(80/20)。然而,如果脱离业务实际而直接进行风险评估往往是缺失的和‘失明的’。标准要求反贿赂管理体系建设要从充分理解组织的内外部环境、相关方需求入手,确定反贿赂管理体系的边界,进而确定需要采取的方针目标和人员能力要求。帮助企业高级管理人员和员工从“我要合规”到“我能合规”,不仅需要合规意识,还需要工具、方法和知识。“不知道自己不知道”是企业高级管理人员和员工‘踩坑’的主要风险来源。例如好处费和便利费(Facilitation payment)是指为加快或确保“例行公事行为”而支付的金额。在某些市场可能是商业习惯,例如美国《反海外腐败法》明确允许此类支付行为;而在英国,这样的行为却是《反贿赂法案》明令禁止的。再例如商务交流活动的‘礼品’,不同的司法地区就有不同的要求。依据最高人民法院、最高人民检察院《关于办理贪污贿赂刑事案件适用法律若干问题的解释》,国家工作人员索取、收受具有上下级关系的下属或者具有行政管理关系的被管理人员的财物价值三万元以上,可能影响职权行使的,视为承诺为他人谋取利益。”  对收受财物的价值设定了数额限制,必须达到三万元以上;不满三万元的,不构成受贿罪,等等。

ISO 37001要求公司根据法律背景制定政策和程序来禁止或管理这些费用,还强调了培训员工正确识别和处理此类情况的重要性,确保其遵守适用的法律法规。

对于企业而言,遵守本标准并不能完全杜绝贿赂的发生,因为完全消除贿赂风险是不可能的。然而,主动对标国际先进标准ISO 37001,建立健全医药企业内部防范商业贿赂管理体系,可以帮助组织实施合理和适当的措施,用以预防、发现和处置贿赂。由于ISO 37001 着重于预防贿赂事件的发生,而其相关的管理要求可减少因贿赂而造成法律诉讼的可能性。

ISO 37001 可以帮助组织管理第三方风险。在商业活动中,第三方关系(例如代理商、供应商、承包商等)可能带来重大贿赂风险。ISO 37001 提供了对第三方进行尽职调查、实施合同控制以及监控其遵守反贿赂政策和程序的指南。这有助于组织管理与第三方互动相关的潜在风险,并保护自己免于承担连带责任。

建立有效的反贿赂管理体系包括九个关键步骤:领导承诺、合规政策、合规职能、合规资源、风险评估、尽职调查、沟通培训,以及通过第三方合格评定和评级授信。


结语

医药企业反贿赂管理是一个持续的、有标准和最佳实践可以遵循的过程,结合医药企业防范商业贿赂指引的要求,基于国家推荐标准《合规管理体系 要求与使用指南》GB/T 35770-2022, 与国际标准《反贿赂管理体系 要求与使用指南》ISO 37001:2024国际标准来设计和建立反贿赂管理体系是正确的打开方式。


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