三管齐下,让项目变更受控

文摘   2024-06-28 17:45   陕西  
 

在很多驾校都流传着这样一个笑话:教练问新学员,假如你在正常行驶中,路口突然出现了一个人,还有一条狗,你怎么办?当新学员小心翼翼地说“撞狗”的时候,教练大喝一声:“你得刹车!”

如同路上开车难免会遇到各种突发情况一样,项目中也总是躲不开变更的影响。那些不时冒出、似乎永无休止的变更要求让脆弱的项目计划变成了一张废纸,不但导致项目进度滞后、成本超支、问题层出不穷,还会让团队士气低落,疲惫不堪。

与其在变更的包围中苦苦挣扎,不如换个思路,努力做到主动管理变更!管理变更,从字面上理解,就是要对变更采取主动的措施,而不是听任变更随意发生、发展,被变更牵着鼻子走。只要做到有理、有力、有节,三管齐下,就能做到让变更受控。

有理

有理,就是要有明确的依据,面对变更要求,要理直气壮。

项目中的各种协议、合同就是依据,任何项目活动的开展都离不开相关协议、合同的约束。项目经理在接手项目工作之初,最重要的任务之一就是要熟读各种合同、技术附件、补充协议。

只有对所有具备约束力的文档信息做到心中有数,当出现变更的时候,才能立即确定其属性:约束文档中包含的,不用评估,必须满足;约束文档中没有涉及的,则需要按照既定的流程予以处理。

有力

有力,就是要有规范的措施,管理变更有章可循,有法可依,不能凭经验、拍脑袋。

在面对各种变更要求的时候,项目经理最常见的体验就是无力感!为什么无力?因为有责无权、上报无门、孤军奋战!消除无力感,让项目经理能理直气壮、沉着冷静面对变更、管理变更,最有效的武器就是制度:主动管理变更,让变更受控直接关系到项目工作的成败,所以必须要有一套合理的流程制度来规范。

首先要有明确的管理职责/职权划分,也就是变更决策及升级制度。很多项目经理可能都有类似的体会,在面对某变更要求时,让他们纠结的并不是“怎么做”,而是“能不能做”!

项目经理在承担相应职责的同时,必须要有明确的决策权力,如进度、成本、资源投入、范围边界等发生的偏移处于某种区间(x周、x万元、x人天)以内时,项目经理要得到基于分析评估的结论,自主做出接受或拒绝的授权,而无须每次都请示领导。

一旦偏差超过了这个区间,就要有相应具备更高权限的个人或机构来做出及时的决策。各种项目管理理论体系中都有类似的机构和个人,常见的称呼是“变更控制委员会(CCB)”,其成员往往都是有职务、有权力、有资源的重要利益相关方,由他们为那些超出项目经理权限的重大变更拍板、决策。实践经验告诉我们,只有决策权限具体、清晰,变更管理工作才能正常、持续地开展。

得到实质性的授权,项目经理管理变更变得出师有名了,接下来组织还需要建立规范的、基于实践的变更管理流程。简单地说,就是当变更出现时,首先做什么?接下来做什么?然后做什么?最终做什么?由于项目自身就有独特性的属性,加之行业、领域的差异,在实践中各企业、组织通常都会有适合自己的变更管理流程,但理论上通常都少不了如下一些环节。

1.记录变更要求

记录变更要求,有些项目管理理论中称之为“变更申请”,但是在我们自己文化背景下的实践中,“申请”一词也许会引起提出变更一方心理上的不适感,所以建议调整为“变更要求”。

这一步骤的核心是“记录”,也就是要确保落字有痕!为了保证变更管理工作的规范执行,这个记录工作最好由项目团队自己完成,而不是交给提出变更要求的那些利益相关方。道理很简单,这种事务性的工作,只有自己重视,才能真正得到重视!

记录变更一般有两个作用:一是作为工作记录文档,通常也是项目资料的一部分,需要予以保存、归档。二是为接下来的工作提供信息输入。按项目管理理论的要求,这个文件应该有提出变更者的签字确认,以表明承担相应的责任。实践中,能签字当然好,但是如果对方坚持不签字怎么办(这种情况在现实中并不少见:要求必须提,责任坚决不承担)?不签字也不必强求,但一定要把这个文件作为项目报告的组成部分,定期或不定期地正式提交给客户的负责人!

2.识别变更原因

管理变更,就要搞清楚变更产生的动机,动机不同,后续采取的应对策略也各不相同。在项目工作的实施过程中出现的各种变更要求大致可以分为如下类型:补救型变更、启发型变更、突发型变更和指令型变更。

  • 补救型变更,是源于前期构思、规划阶段考虑不周,随着项目工作的推进,之前被疏忽、遗漏的问题暴露出来了,必须要以变更的方式予以弥补。


  • 启发型变更一定程度上也是补救型的一种,只是并非出于疏忽大意,它往往出现在那些需求、功能相对模糊,难以尽早、一次性完成表述清晰的项目中。项目的当前进展,包括市场反馈的即时状态,都可能让客户有“眼前一亮”的感觉,于是新的变更需求也就随之出现了。


  • 型变更多数是受到了内外部环境制约因素变化的影响,让正常的计划工作被强行改变。这一类变更要求通常都带有一定的强制性。


  • 指令型变更一般都来自具有相当权力、地位的高层利益相关方。这种源自高层的命令,往往会给项目经理和团队带来很大的压力。

3.分析、评估变更影响

变更,顾名思义,就是对既有计划安排的改变。这种改变会产生什么影响和后果,直接决定了后续将采取的决策结果:接受或者拒绝。这种分析和评估应该尽可能全面,不要“就事论事”:对工期的变更就只考虑进度影响,对功能的变更就只评估技术因素,对成本价格的变更就只计算利润水平。项目工作本身千头万绪,各种因素相互牵连、相互制约,这决定了分析、评估变更影响是一件复杂的事情,项目经理切不可仅凭自己的经验和判断,就贸然得出结论。

在一些项目管理理论中,将分析和评估的主体责任交给项目经理和团队,而实践经验告诉我们,如果将提出变更要求的客户、利益相关方排除在外,这个分析和评估就可能是不客观、不准确的,其结果也可能难以获得提出变更要求一方的认可。所以,应该有尽可能多的人参与进来,通过多维度、多方面的信息反馈,来获得更真实、更合理的评估。

4.规划应对策略

搞清楚变更的产生动机以及将产生的影响,接下来就可以分别采取不同的应对策略了。

对于补救型变更,如果尚不触发相关合同、协议条款的显著调整,一般来说应该积极予以接受,以便项目工作能更加顺利地开展,也有利于客户关系的维系。

如果这种补救已经超出了既有合同、协议条款的约定,项目经理应该及时告知商务部门/人员,通过必要的协商、谈判来确定下一步的安排。因为可能涉及到严肃的法律问题,切不可只从产品技术、客户关系等片面角度出发,草率决策。请注意:变更要求可以免费实现,但是一定要有可靠的法律流程作为支撑。

对于启发型变更,有两种方法。方法一可以通过事前约定的特定协议类型,如成本补偿方式,过程中团队可以接受任何调整、安排,只需要详细记录具体的工作量,待最终项目/合同结束后,按实际发生的工作量计算成本利润。这样一来,变更就从“麻烦”变成了“机会”!

方法二是引入敏捷管理思想,通过引入“时间盒”(相对短且长度固定的项目工作周期,如2周)方式,频繁交付小,但优先级别高的增量成果。因为每次的工作时间有限,不但有利于需求的明确,还能让看得见的小增量成果继续“诱导”客户,为接下来的工作周期的需求确定提供帮助。敏捷以更加积极的心态面对变更,通过这种小步快跑的方法,也能做到让变更受控。

对于突发型变更一般都带有一定的强制性,项目团队只能接受,或者调整计划工序,改做限制条件下被允许的相关活动。突发型变更虽属“突发”,但是这种源自内外环境制约因素引发的变更也存在一定程度的可预测性,如极端天气、政府、国家层面的重大活动(重大外事活动、中高考、大型赛事等),特定行业特有的惯例(如铁路系统的春运、暑运期间,很多项目活动的执行都会受到制约),法律/法规的突发调整等。做好前期的预测,做出提前的合理安排,一定程度上能将变更造成的不利影响显著降低。

对于指令型变更,名字虽然“霸气侧漏”,但是项目经理也无须紧张,项目管理环境中的沟通通常强调“对等原则”,既然是源自客户高层的要求,最好也由自己这边对应层级、职位的高层出面予以接洽,因为这也属于一种典型的“超出权限”的变更要求:如果让对方感觉到施加压力就可以代替流程,很可能会给后续工作造成持续的不利影响。

领导出面,或者由相关市场人员出面(他们的优势和特长是客户关系,能敲开项目经理够不到的门),往往能获得更好的结果。需要注意的是,很多项目的经验告诉我们,真正来自客户高层的指令型变更要求实际上并不多,很大程度都是下面的人“矫诏”:打着领导的旗号,夹带自己的“私货(弥补自己工作中的失误)”!双方领导的当面沟通,是揭穿这种小把戏最好的方法。

有节

有节,就是要在原则框架内,主动审时度势,灵活处理,以不变(原则)应万变(各种形式、内容的变更要求)。

项目经理要时刻牢记,管理变更的目的是为了项目价值的实现和最大化,所以在合规的前提下,也不要忘记合理的变通,真正做到急客户所急,想客户所想,确保客户利益得到保障。在管理变更的过程中,一定离不开高效的沟通以及利益相关方的参与和引导工作。

结语

有理就是要有依据,坚持原则,是管理变更的前提;有力就是要有措施,依法合规,是管理变更的保障;有节就是态度,灵活对应,是管理变更的方法。项目经理做到了有理、有力、有节,就一定能从变更的困扰中摆脱出来,让变更受控。

高屹项目管理者联盟高级顾问,国家心理咨询师,国内多家培训机构讲师。PMI-PMP,PMI-ACP,PMI-PBA,NPDP。哈尔滨工业大学毕业,曾任中兴通讯股份有限公司项目经理、竞情分析总监。


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