预算是一种管理工具，如果使用得当，能够帮助企业更好地实现预期目标、提升经营效率；但如果使用不当，预算反而会成为一项管理负担，企业付出了时间、人力、金钱等成本来支持预算管理，但其并未发挥积极的管理作用，只是增加了财务部门的工作量，并且引发了各部门的不满。
想要确保预算能够顺利执行，就需要确保将预算意识渗透到经营的各环节中，在事前进行审批、事中跟踪执行情况、事后定期复盘，这些步骤缺一不可。但在中小企业中，由于种种限制，在预算执行的过程中无法完全做到，所以经常会出现一些问题，导致预算无法执行或是预算失效。
以下这些场景，可能是中小企业中经常出现的，它们代表了预算执行工作中某一环节的缺失，需要根据具体情况来寻找和总结解决方案。
一
事前审批：审不审？谁来审？审什么？怎么审？
场景一：由于企业人数较少/业务简单，没什么明确的付款制度和审批流程，也确定了预算目标，只要老板同意了，就能直接签合同/付款；
场景二：企业经营中所有大大小小的支出都需要老板审批，大到设备采购，小到购买办公用品，无论支出金额是5万还是5元，都需要老板同意，财务才能安排付款；
场景三：合同、项目立项不经过财务审批，等到合同或项目执行出现问题，才找财务寻求帮助；
场景四：老板想要推行预算管理，所以明确了企业各项制度和流程，但对于合同、付款等审批流程，审核的人也太多了，感觉每个部门的负责人都在流程里，一个流程没有十天半个月的审批不完；
场景五：虽然设置了相关的审批流程，但总有例外状况，各种预算外支出，没有和财务沟通、没有提交审批流程，就直接找老板特批，老板每次都会直接同意；
场景六：每次提交合同审批或付款审批都说着急，不同地催促通过，来不及查看相关细节；
场景七：财务在审批过程中，评估合同中的某些条款对企业不利，或是付款不符合相关制度或合同规定，但提交部门依然坚持不修改，并且老板同意了……
不知道以上这些问题你是否遇到过，审批的缺失、审批过于随意或过于严格、超越权限的审批等，这些都会对预算的执行造成影响。所以想要确保预算有效执行，首先需要规范事前审批环节，可以从以下四方面进行考虑：
审不审？预算相关的收入成本合同、付款支出、项目立项、资产采购等肯定要进行审批，需要结合企业的业务情况已经风险管控需求来制定相关管理制度和审批流程，并进行公示，保证制度流程的透明。同时要确定制度流程的更新时间和权限，避免对其任意进行修改，导致管理上的混乱，影响业务开展。
谁来审？依据不同的审批流程设置相应的审批人，避免与审批事项无关的人员出现在流程中，拖慢审批进度。应给不同部门、不同职级的审批人设置不同的审批权限，一般按照审批金额进行设置，例如付款金额在20万元以内只需财务经理审批，付款金额不超过50万则需要财务总监审批，金额超过50万最终需要老板同意才能付款。审批权限设置能够减轻管理层的审批负担，能有更多的精力用于更重要的工作。
审什么？审核内容包含审批单上填写的信息以及附件内容，有些审批流程中包含的信息很多，需要明确每个审批人的审核范围。例如合同审批，财务人员需要把控合同中的财务相关条款是否合理合法、金额是否在预算额度内，而法务人员需要评估合同条款涉及的法律风险。明确审核范围，能够避免审批人过多造成的责任推诿，也能提高审核效率。
怎么审？现在大部分企业会使用钉钉、OA等系统进行审批，利用信息化系统来规范审批流程、明确审批人和审批权限，便于进行管理。利用系统还可以设定审批时限，及时提示相关人员进行审批，提升审批效率。利用系统通知和公告，也可以提示员工及时提交审批，预留充足的审批时间，避免时间过于仓促导致审批过去粗略，忽视风险。
二
事中跟踪：关注、沟通、提升
场景一：各部门不清楚当前预算已经完成或已经使用的额度，经常来财务部询问，财务人员只能停下手中的工作，临时进行统计；
场景二：各部门负责人根本不关心预算执行情况，因为无论是否完成预算，对他们的收入都没有影响；
场景三：某部门负责人反映部分费用的预算额度不够，询问能不能从其他有剩余的项目中调整一部分过来；
场景四：预算跟踪，就是每个月按照预算科目整体出实际数据，计算完成率或使用率，分析实际与预算差异原因，将报告发送给老板就完成了；
场景五：预算差异分析完成后，没有针对差异原因提出相应的改进方案，或是提出了改进方案，但却没有落实；
场景六：不知道怎样进行预算差异分析，从网上找到一份分析模板，没考虑是否适用于企业，就直接将数据填写进去；
场景七：企业开展了新业务、新项目，或是对现有业务进行了调整，财务后知后觉，通过财务数据变动才察觉到业务变化，急忙与老板和相关部门沟通预算是否需要调整……
预算执行过程中的跟踪，不能仅仅局限于观察财务数据的变动，当财务通过数据变化察觉到预算执行环境出现变化时，信息已经滞后了，错过了最佳的沟通调整时机。所以针对事中跟踪，可以从以下三方面开展工作：
关注变化。除去对于财务数据变化的敏感，还需要保持对于企业前端业务、内部管理环境、外部环境等方面的关注，及时捕捉到它们的变化，并且将这些变化与预算执行相关联，评估其是否对预算执行产生影响。例如组织架构调整需要财务人员将预算随之进行调整，部分部门预算需要合并，而部分部门预算可能需要拆分，通过沟通等方式来明确拆分的时点、拆分规则等。能够及时、合理地对变化作出应对，能够大大提升预算执行的效率，有助于预算工作的顺利进行。
积极沟通。财务人员需要与各部门建立定期沟通的机制，一方面向各部门传达预算执行情况的信息，便于各部门了解相关数据，另一方面也能够从各部门收集相关信息，例如行业变动、政策变化、客户消息等，从中提取有效信息，评估其对预算执行和目标完成的影响，以应对可能发生的风险。
能力提升。能力提升可以分为两方面，第一是企业管理能力的提升，第二是财务人员专业水平的提升。企业管理能力的提升，是要求企业有相关制度来配合进行预算管理，令预算发挥激励作用，例如将绩效考核与预算管理相结合，将个人利益与企业收益挂钩，提高各部门对于预算的重视程度。管理能力的提升，还需要企业内部自上而下传递出对于预算工作的重视，加强对于财务意识的培养，在企业内部建立一种良好的风气，有助于预算管理工作的开展。
财务部门人员的专业水平也需要进行提升。应对内外部环境的变化，需要财务人员对业务、行业等有一定程度的了解，在工作中通过不断地学习进行总结，提升应对能力。财务的专业能力，需要从工作中总结经验，结合对于财务知识的加深、相关知识的扩展，能够快速提高专业水平，有利于财务管理及预算管理工作的开展。
三
事后复盘：时效、全面、改进
场景一：年度预算在确定后，便不再修改，市场风向变化导致企业转型，原有预算不再适用，但老板坚持按照原有预算目标执行，各部门怨声载道；
场景二：年度终了，财务已经结账，招待费、差旅费等预算额度出现大量剩余，以为是预算控制到位的结果，但下年一季度出现大量上一年度差旅及招待费报销；
场景三：预算复盘就是财务将全年预算执行情况进行整理后，利用表格等形式提交给管理层；
场景四：年度汇总发现全年出现了大量预算外支出，导致企业整体利润率低于预期，但有些部门却超额完成预算；
场景五：在编制下一年度预算时，有些科目觉得没什么变化，就直接将今年预算数据照搬过去……
预算复盘是预算执行中的重要工作，但经常被遗忘，或者把这部分完全当成财务部门的工作，这种做法肯定是错误的。预算复盘的目的不仅仅是对预算执行情况的总结，重点是找到预算执行中不足的部分，在后续的工作中进行改善，所以预算复盘可以从以下三方面进行把握：
复盘时效。预算复盘需要把握时效性，在季度、半年度结束或年度终了后，及时整理数据，对前期预算执行情况进行总结。如果拖延太久才进行复盘，信息滞后可能无法再对当前业务的开展起到帮助，也会令各部门对财务工作丧失信任。时效性的另外一个重点是把握财务数据的时效性，对于关键信息的传递、原始单据的上报时间等进行管理，利用制度、公告等方式明确数据、信息、单据提报时间，同时也对滞后信息提报提出惩罚措施。
全面复盘。全面复盘需要各部门与财务共同参与，复盘的内容也不局限于财务角度的预算分析，还应包括各部门自身角度出发的总结，将两部分内容相结合，能够帮助管理者发现经营问题，并对问题进行更加全面的评估。复盘可以采用较为正式的方式，例如半年度、年度预算复盘大会，各部门负责人都要参加；也可以由财务人员与各部门负责人进行单独沟通，两种方式各有好处，可以依据视情况进行选择。
预算改进。在预算复盘发现内外部环境变化时，需要进行调整，以确保预算的可执行性。但预算的调整不能随意进行，需要把控调整的频次以及调整项目，在预算刚性与灵活应对变化之间找到一个平衡点。复盘还能够帮助我们发现预算编制和执行中存在的问题，例如不合理的预算项目或金额、预算执行中某环节风险控制的缺失等，需要通过改进来加强预算管理力度，避免问题延续增加企业的管理负担和利润损失。
预算执行是贯穿于全年经营过程中的工作，时间跨度长、执行全面就代表这并非是财务一个部门能够完成的，需要企业内部各部门进行配合。在中小企业中，预算难以执行的主要原因，其实在于缺少预算管理实施的环境，也没有在企业内部树立正确的预算管理意识，老板寄希望于利用预算管理来推动业务完成既定目标，没有给予财务部门足够的权限，却又把所有工作推给财务，导致财务举步维艰。
面对这种困境，在调整自身心态的同时，需要加强与老板和各部门负责人的沟通，说明预算管理工作开展的必要条件以及需要各部门如何配合，了解各部门在预算方面的困难，或许能够找到走出困境的方法。
来源：漫谈财管
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