为了本次活动的顺利进行，驻西大使馆很早就进行了工作布置，西班牙南部华人华侨协会会长傅正洪，优尔教育校长叶杨玲，精心挑选了一批有奉献精神的志愿者，特别是发动了一批年轻的侨二代，侨三代，成立微信工作筹备群，经过网上视频工作会议，使大家很快掌握各项工作要领。
因为我们侨胞的文化水平，平时对网络线上方面的关注度不足，还有的侨胞连注册《中国领事》APP的邮箱号码都没有，驻西大使馆提供了申请预约名单，成了现场办公微信工作群，为侨胞提供各项问题的即时回答指导，志愿者们给全体预约侨胞逐一打电话，确认每位侨胞都在自己的手机里下载好《中国领事》APP并且注册好帐号，可喜的是，在这过程，有很多侨胞自己学会了APP的操作方法，事先就已经完成整个申请流程。
在使馆工作人员的指导下，训练有素的志愿者们，在各自工作岗位上为前来办理护照申请，公证办理的侨胞提供服务，并且有意识地从“操作者”变成“指导者”，尽量让侨胞们自己学会操作《中国领事》APP，方便他们今后的生活。
安排了专业摄像老师，为来不及准备证件照的侨胞拍好证件照，安排了两位志愿者，专门替无法用微信支付付款的侨胞付款。
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