引言
Biamp产品管理总监Zach Snook探讨了在办公空间不断缩小的情况下，如何利用酒店式办公来提高工作效率和员工满意度。《ProAVLAsia-亚洲专业视听》特别报道。
Biamp 产品管理总监
Zach Snook 先生
混
合办公是一种灵活高效的新型工作模式，它结合了传统的实体办公与远程办公，在新冠疫情期间大受欢迎。在这种模式下，员工可以根据需要在办公室和远程工作之间自由切换，充分利用数字技术和沟通工具来完成工作任务。然而，与日常生活的其他方面恢复正常不同，办公室的回归并没有在后疫情时代完全实现，在可预见的未来，混合办公的趋势显然会持续下去。2023年底，办公桌预订平台Robin Powered对全美530家企业主和设施经理进行了调查，了解他们的办公空间目前是如何使用的，以及未来的实体办公室会是什么样子。调查发现，75%的企业表示今年计划减少办公空间，而2022年这一比例为46%。
利用酒店式办公来提高工作效率和员工满意度
随着雇主们继续围绕混合工作方案展开合作，办公室面积也相应缩小，越来越多的员工没有自己的专用办公桌。如果某天所有甚至大部分员工都到了办公室，工作程序很快就会变成一场精心设计的抢椅子游戏。为了更好地管理办公空间的缩减，从家族企业到企业级公司的视听和IT领导者不仅需要考虑如何在混合工作环境中容纳分布式员工，还需要考虑如何在不损害生产力和员工满意度的情况下最好地利用缩减后的办公室。办公空间变小，就需要在如何利用单个办公室、共享工作空间和会议室方面更有计划性和战略性。为此，企业越来越多地采用酒店式办公策略，即员工根据需要预订办公桌或会议室，而不是专用工作站。这种方法提供了最大的灵活性，因为员工可以根据自己每天甚至每小时的具体任务和要求，选择最合适的工作空间。
对于大部分员工都是远程办公的组织而言，酒店式办公尤其有利。为了在不影响工作效率的前提下为混合办公场景提供足够的办公空间，Biamp建议办公桌与员工的比例为0.7，即10名员工应该有7张办公桌。当然，如果每个人在任何一天都出现在办公室，就会出现办公桌不够用的情况。同样，酒店式办公可以让员工提前做好计划，从而在有效管理这种情况方面发挥重要作用。例如，如果一个团队的员工习惯于在网上一起工作，那么能否在他们通常访问办公室的那一天找到一起工作的空间，对于提供宝贵的面对面时间以最大限度地提高生产率和员工满意度至关重要。让员工能够轻松预订办公室内的共享资源，如酒店式环境中的工作站，就能确保团队不会分散，或者更糟糕的是，根本没有工作空间。这样的结果有悖于将团队成员聚集在一起办公的初衷。
企业还可以利用酒店式办公来解决一些问题，如公平使用工作场所技术、在混合环境中进行有效沟通以及在分散的员工队伍中保持公司文化。其他好处还包括通过尽可能提高办公空间的效率来减少组织的碳排放量，同时减少员工的通勤需求，尤其是当他们知道当天办公室会爆满或主要同事或主管不在时。日程安排系统可纳入现有的 IT 框架和硬件，最好是纳入建立在Zoom、Microsoft Teams和Google Meet等现有统一通信平台上的会议解决方案中。
创建有效的酒店化战略，首先要让员工尽可能简单地安排和管理办公空间，无论他们是否在实体办公室。全公司的日程安排平台应包括一个移动应用程序，让员工在进入办公室之前就能找到并预订办公桌或会议室。确保该应用程序包含楼层平面图，为用户提供各楼层可用办公桌的概览，以便查找和预订符合其需求的办公空间。该应用程序还可用于提前几天查看正在进行和即将进行的预订，使员工能够预订空间并办理使用手续。该系统还应帮助用户根据当前预订情况找到同事，从而加强协作和团队合作机会。
应在办公室内为每个工作区或会议室提供显示桌或房间时间表及其当前状态的显示屏。在员工查看日程表时，为其提供实时预订空间的选项，可进一步提高工作效率。红绿灯系统尤其有用，设备亮起红灯表示特定空间目前已被预订，亮起黄灯表示办公桌已在当天晚些时候被预订，亮起绿灯则表示空间已开放并可供预订。关键是要确保这种酒店软硬件系统支持云技术，并能与现有的办公软件协作工具和视听硬件集成。对于集成商来说，这种附加的酒店技术可以帮助他们更好地服务客户，同时提供额外的收入来源，以应对办公空间的缩小。毕竟，更小的办公室可能意味着更少的视听外围设备安装机会，如控制系统、扬声器、麦克风和摄像头，而这些都是当今办公环境中的主要设备。
那些能够在有效的会议视听生态系统（包括统一通信工具）内掌握日程安排的组织，将在未来的混合工作环境中获得最大的员工满意度，从而减轻员工到办公室的压力，确保高效的工作环境。此外，企业还可以利用酒店系统生成的数据优化办公空间，跟踪哪些办公桌和会议室最受欢迎或最不受欢迎。这将使他们能够完善办公空间的实际占用情况，既有利于员工，也有利于绿色倡议——这些都是确保快乐、高效和可持续工作环境的关键因素。
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