食品企业成品留样管理规定

为保障肉松食品质量安全，满足HACCP和ISO22000体系追溯标准要求，规范成品留样管理工作，确保在产品出现质量问题时能有效追溯、分析原因，特制定本规定。

本规定适用于肉松食品厂所有成品的留样管理。

（一）生产部门（抽样人员）

1.在每一批次肉松成品生产完成且包装工序结束后的[30分钟]内，按以下标准抽取留样样品。

对于大包装（[500克及以上]）产品，每批次抽取[3]袋/盒；

对于小包装（[小于500克]）产品，每批次抽取[5]袋/盒。抽样过程应遵循随机抽样原则，确保所取样品能够代表该批次产品的质量特性。

2.将抽取的留样样品在[1小时]内送至留样室，并与留样管理人员当面核对，填写《留样样品交接记录表》，内容包括产品名称、批次号（格式为[年-月-日-生产线编号-班次]）、生产日期（精确到分钟）、抽样时间（精确到分钟）、抽样数量（以克或袋/盒为单位）等信息。交接双方签字确认，若出现问题，抽样人员承担主要责任。

（二）品控部

1.留样室管理组

1.1环境监测人员：

每天在 [上班后1小时内] 和 [下班前1小时内] 使用经校准的温湿度计对留样室进行环境监测，确保留样室内温度保持在[18-22℃]，相对湿度在[40%-60%]。

每次监测后，立即将温湿度数据记录在《留样室温湿度记录表》上，若发现温湿度超出范围，应在[15分钟]内调整，并在记录表上注明调整措施。

如连续[3]天出现温湿度异常情况，应向部门主管报告，环境监测人员对温湿度监测和调整情况负责。

1.2卫生清洁人员：

每天在留样样品接收前，使用符合食品卫生标准的消毒剂（[具体消毒剂名称和浓度]）对留样室地面、货架等进行清洁消毒，确保无灰尘、污渍和异味。

每周进行一次深度清洁，包括对留样柜内部的清洁。清洁完成后，填写《留样室清洁记录表》，记录清洁日期、清洁人员姓名。

若因卫生问题导致留样样品污染，卫生清洁人员承担相应责任。

1.3留样接收人员：

在收到生产部门送来的留样样品后，依据《留样样品交接记录表》，核对样品信息，确保信息完全一致。如有差异，应在[10分钟] 内与抽样人员沟通解决。

核对无误后，将样品按照批次号顺序放置在指定的留样柜中，并在《留样登记表》上详细记录产品名称、批次号、生产日期、留样日期（精确到分钟）、留样数量（以克为单位）、生产班次（早、中、晚）等信息，留样接收人员对留样信息的准确性负责。 

2.检验分析组

2.1检验计划制定人员：

根据HACCP和ISO22000体系要求以及肉松产品的国家标准GB/T 23968-2022和企业内控标准，结合产品特性，在每年年初制定本年度留样样品的检验计划 。

检验项目包括微生物指标（菌落总数[≤100CFU/g]、大肠菌群[≤10MPN/100g]、致病菌不得检出等）、理化指标（水分含量[≤14%]、蛋白质含量[≥ 30%]、脂肪含量[≤10%]、盐分[≤5%]等）。

明确每个项目的检验周期（如微生物指标每月检验一次，理化指标每季度检验一次）和检验方法（[具体检验方法标准编号]），将检验计划提交部门主管审核批准后实施。检验计划制定人员对计划的科学性和合理性负责。

2.2检验人员：

按照检验计划对留样样品进行定期检验。

在检验前，确保检验仪器（如微生物培养箱、理化分析天平、水分测定仪等）经校准且在有效期内。

严格按照规定的检验方法进行操作，认真记录检验结果，若发现检验结果异常（超出标准值或与以往数据 有显著差异），应在[2小时]内报告给质量追溯协调组组长，并重新进行检验确认。检验人员对检验结果的准确性和及时性负责。

3.质量追溯协调组

3.1组长：

在出现产品质量问题或接到客户投诉需要追溯时，在[2 小时]内启动追溯程序。组织协调各部门开展工作，明确各部门在追溯过程中的职责和任务，根据留样样品的检验结果和相关生产记录（包括原材料采购记录、生产加工记录、包装储存记录等），追溯问题产生的环节。

对追溯结果进行分析总结，在[24小时]内提出改进措施，并形成书面报告提交给部门主管和企业管理层。组长对追溯工作的及时性和有效性负责。 

3.2协调人员：

协助组长开展工作，负责收集、整理各部门提供的信息，包括与生产部门沟通获取生产过程中的详细情况、与仓储部门核实产品储存条件等。

根据组长要求，对特定信息进行深入调查，如对原材料供应商的进一步询问。

协调人员应在[4小时]内 将收集到的信息反馈给组长，对信息收集的完整性和准确性负责。

（一） 留样数量

每批次肉松成品留样数量按以下方式确定：

对于包装规格在[100-500克]的产品，留样数量为[300]克；

对于包装规格小于[100克]的产品，留样数量为[10]袋/盒；

对于包装规格大于[500克]的产品，留样数量为[500]克。

确保有足够的样品用于可能的[3]次完整检验和分析。

（二）留样包装

1.留样样品应采用原包装。

若原包装损坏或不适合留样（如易破损、密封性差等情况），应使用食品级聚乙烯塑料袋（厚度为[0.08mm]）或玻璃瓶（容量根据留样量选择，材质符合GB4806.1-2016标准，进行模拟原包装条件包装。包装过程应在清洁、无菌的操作台上进行，包装后使用封口机（温度设定为[180-200℃]，时间为[3-5秒]）密封塑料袋或使用密封盖密封玻璃瓶，确保包装材料无毒、无害、密封良好，能有效防止样品在留样期间受到污染、氧化、受潮等。

2.在包装上使用防水、防油标签清晰标注产品名称、批次号、生产日期（格式为[年/月/日]）、保质期（格式为[X]个月，具体保质期依据产品标签）、留样日期（格式为[年/月/日/时/分]）、抽样人姓名等信息，标签粘贴位置应统一、醒目，确保信息不易磨损或丢失。

（三） 留样时间

1.肉松成品留样时间自生产日期起计算，应超过产品保质期[1]个月。对于保质期超过[180]天的肉松产品，留样时间不少于[210]天。

2.在留样期间，如遇产品标准更新或有新的食品安全要求发布，应在新要求生效后的[1个月]内，对涉及的留样样品重新评估，并根据新要求延长留样时间，直至满足新的追溯和分析需要。

（一）使用条件

1.当出现消费者投诉（接到投诉后[2小时]内确认需使用留样样品）、食品安全事故（政府部门通知或企业内部发现疑似事故后[1小时]内决定）、政府监管部门要求（收到通知后[30分钟]内响应）或企业内部质量监控发现潜在问题（质量监控人员发现问题并报告后[1小时]内确定）时，经品控部负责人批准，可以启用留样样品进行检验分析。

2.在进行产品质量回顾（每年[第四季度]进行质量回顾分析时）、审核HACCP和ISO22000体系运行情况（体系审核前[1周]内）时，可按计划抽取留样样品进行相关检查。

（二）使用审批

1.使用留样样品需填写《留样样品使用申请表》，内容包括使用原因（详细描述，如消费者投诉腹泻问题、微生物超标嫌疑等）、预计使用数量（精确到克或袋/盒）、使用日期（格式为[年/月/日]）、申请人姓名、所属部门等信息。申请表提交品控部负责人审批，负责人应在收到申请表后的[30分钟]内完成审批。

2.品控部负责人在审批时，应评估使用留样样品对追溯工作的影响，确保在必要时仍有足够的样品可供进一步分析。若批准使用，应在《留样登记表》上注明使用情况，包括使用数量、使用日期、使用人等信息。

（三）处置方式

1.超过留样期限的留样样品，由品控部组织，在[每月最后一周的周五]进行处置。处置前，由留样室管理组的留样接收人员再次核对留样样品信息，确保无误。核对过程应在[2小时]内完成，并填写《留样样品处置前核对记录表》。

2.处置方法采用高温焚烧（将样品放置在温度为[800-1000℃]的专业焚烧炉中，焚烧时间不少于[30分钟]）或破碎后掩埋（使用食品级破碎机将样品破碎至粒径小于[5mm]，掩埋深度不低于[1米]，掩埋地点应符合环保要求且远离水源和居民区）等无害化方式，防止不合格产品或过期样品流入市场或对环境造成污染。处置过程由专人监督，填写《留样样品处置记录表》，记录处置日期、处置方式、处置人员姓名等信息。

1.事故报告与启动应急机制

1.1当接到食品安全事故报告（包括来自消费者、经销商、监管部门或企业内部发现的疑似事故信息）后，客服人员应在[5分钟]内将信息转达给食品安全事故应急处理小组组长（一般为企业负责人或质量安全主管领导）。

组长在接到报告后的[10分钟]内启动食品安全事故应急预案，使用企业内部通讯系统（如钉钉、企业微信等）召集小组成员（包括生产、品质管理、销售、后勤等相关部门负责人）召开紧急视频会议。

1.2在会议中，明确各部门职责如下：

生产部门负责停止相关生产活动并封存原材料和半成品；

品控部负责对事故产品进行调查和检验；

销售部门负责产品召回和与客户沟通；

后勤部门负责提供应急处理所需的物资和设备。

应急处理小组组长对整个应急处理过程进行统筹协调和监督，确保应急机制有效运行。

2.现场调查与初步判断

2.1品控部的调查人员在接到指令后的[30分钟]内到达生产现场，协同生产部门人员对事故相关批次的肉松产品进行调查。查看生产记录（包括原材料采购批次、生产日期、生产工艺参数、生产设备运行记录等）、留样记录（查找留样样品位置、检验结果等）、包装记录（包装材料来源、包装日期等）等资料，确定事故产品的生产时间（精确到分钟）、批次（依据批次号）、数量（根据生产记录和销售记录统计）、销售范围（通过销售台账确定销售地区、经销商名称等信息）。

2.2根据事故描述（如消费者症状、事故发生时间和地点等）和初步调查结果，调查人员在[2小时]内对事故的严重程度（依据涉及人数、症状严重程度等因素划分为轻微、中度、严重三个等级）和可能的原因（如微生物污染、化学物质污染、物理杂质混入等） 进行初步判断，并向应急处理小组组长报告。

3.留样样品检验与分析

3.1品控部的检验分析组在接到检验指令后的[1小时]内，组织检验人员对涉及事故批次的留样样品进行全面检验。

除了常规的微生物和理化指标检测外，还应根据事故特点增加针对性的检验项目，如怀疑是食物中毒事件，增加毒素检测项目；

怀疑有异物混入，进行异物成分分析。

检验过程中，严格按照国家和企业规定的检验方法和标准操作程序进行，确保检验结果的准确性。

3.2检验人员在完成检验后的[2小时]内出具检验报告，通过内部邮件发送给应急处理小组组长和相关成员。

分析检验结果，确定事故是否与产品质量问题相关。

如果留样样品检验结果正常，但事故仍在持续或有新的证据指向产品问题，则需进一步扩大调查范围，包括原材料供应商的生产环境检查、运输环节的温度和卫生状况调查等。

4.停止生产与销售、产品召回

4.1生产部门负责人在接到停止生产指令后的[10分钟]内，通知生产车间停止可能存在问题的肉松产品生产，对生产线上的半成品进行封存，记录半成品的数量、状态等信息。

同时，安排人员对生产设备进行检查和维护，对生产环境进行清洁消毒，防止问题进一步扩大。

生产部门对生产停止和现场处理情况负责，并及时向应急处理小组组长报 告。

4.2.销售部门在接到产品召回指令后的[30分钟]内，启动产品召回程序。

销售经理组织销售人员通过电话、短信、电子邮件、公告等多种方式（根据客户信息记录）通知经销商和消费者停止销售和食用相关批次产品。

对于经销商，明确召回产品的数量、型号、批次等信息，要求经销商在[24小时]内反馈召回情况；对于消费者，提供免费退换货服务和咨询电话。

销售部门安排专人负责接收召回产品，在仓库设立专门的召回产品存放区域，对召回产品进行分类存放，并详细记录召回产品的数量、地点（经销商名称或消费者地址）、召回日期等信息。

销售部门对产品召回工作的及时性和完整性负责，并定期向应急处理小组组长汇报召回进展。

5.消费者安抚与信息发布

5.1客服部门在事故发生后的[1小时]内，设立专门的消费者咨询热线（[电话号码]），安排经过培训的客服人员（至少[3]名）负责接听消费者的咨询和投诉电话。

客服人员在接听电话时，要保持耐心和礼貌，使用统一的话术安抚消费者情绪，告知消费者企业正在积极处理事故，并为消费者提供相应的解决方案，如因食用产品出现不适症状，建议消费者及时就医，并保留相关凭证，企业将承担相应责任；

对于要求退换货的消费者，告知退换货流程和地址。

客服部门每天对消费者咨询和投诉情况进行整理和分析，形成报告提交给应急处理小组组长。

5.2企业指定的新闻发言人在事故发生后的[2小时]内，根据应急处理小组确定的信息发布内容，通过企业官方网站、官方微博、微信公众号等官方渠道统一对外发布食品安全事故相关信息。

信息发布内容包括事故的基本情况（事故发生时间、地点、涉及产品批次和数量等）、已采取的措施（如停止生产、产品召回、消费者安抚等）、消费者注意事项（如停止食用相关产品、保存购买凭证等）。

新闻发言人在发布信息后，要密切关注社会舆论动态，及时回应公众关切，避免虚假信息或谣言的传播，维护企业的声誉和社会稳定。

6.原因确定与整改措施

6.1根据留样样品检验结果、现场调查情况以及其他相关信息（如原材料供应商反馈、运输环节报告等），应急处理小组在事故发生后的[72小时]内确定食品安全事故的原因。

如若是生产过程中的某个环节操作不当（如杀菌温度不够、时间不足导致微生物污染，或原料验收环节疏忽导致不合格原料进入生产环节等），则由生产部门、品控部等相关部门共同制定针对性的整改措施。

6.2整改措施包括对生产工艺的改进（如调整杀菌参数、优化生产流程等）、员工培训的加强（制定专门的培训计划，对涉及生产、质量控制等环节的员工进行重新培训。

培训内容包括操作规范、食品安全知识等，培训时间不少于[8]小时）、供应商管理的优化（增加对原材料供应商的现场审核频次，从每年[1]次增加到[2]次，加强对原材料的检验检测等）等方面。

整改过程中，明确责任人和整改期限（各项整改措施应在事故原因确定后的[1周]内开始实施，最长不超过[2]周完成），由品控部负责监督整改措施的执行情况，确保整改措施有效落实。同时，将整改情况及时上报给监管部门。

7.事故评估与总结

7.1在食品安全事故处理完成后的[1周]内，应急处理小组对整个事故处理过程进行评估和总结。

评估内容包括应急响应速度（对比各环节实际响应时间与规定时间的差异）、部门协调效率（分析各部门之间信息沟通是否及时、任务执行是否顺畅）、信息沟通效果（检查对外发布信息是否准确、完整，消费者反馈是否得到有效处理）等方面。

通过问卷调查（面向企业内部员工和外部消费者）、数据分析（如召回产品数量与实际销售数量的对比）等方式收集评估信息。

7.2.根据评估结果，对应急预案进行修订和完善，重点对存在问题的环节进行改进，如优化应急处理流程、明确各部门职责和沟通机制、增加应急物资储备等。

将事故处理报告（包括事故经过、原因分析、处理措施、评估结果、整改情况等内容）提交给企业高层领导和相关监管部门，同时组织企业内部员工学习，提高员工对食品安全事故的认识和 应对能力。

（一）抽样环节

1.生产部门在肉松成品包装完成后，抽样人员准备好抽样工具，如无菌采样勺、镊子（针对有块状物的肉松）、一次性无菌手套等。

2.根据既定的抽样标准（大包装、小包装不同抽样数量），从不同的包装位置（如生产线末端的不同托盘、不同垛位）随机抽取样品。

对于大包装产品，从每垛产品的上、中、下三层各抽取1袋/盒；对于小包装产品，从每托盘不同位置抽取相应数量的袋/盒。

抽样过程中，使用无菌采样勺或镊子取适量肉松放入无菌留样袋中（若使用镊子，注意避免对肉松结构造成破坏），同时佩戴一次性无菌手套，防止污染样品。

3.将抽取的留样样品集中放置在清洁、无污染的专用留样箱内，确保留样箱内温度与生产环境温度相近，避免温度差异对样品质量产生影响。

然后在规定时间内（30分钟）将留样箱送至留样室。

（二）留样接收环节

1.留样室管理组的留样接收人员在接到留样箱后，首先检查留样箱外观是否完好，有无破损、污染迹象。若发现问题，及时与抽样人员沟通并记录。

2.在清洁的操作台上打开留样箱，取出留样样品，依据《留样样品交接记录表》核对每一个样品的信息。

检查内容包括产品名称是否准确、批次号是否清晰且与记录一致、生产日期与抽样时间是否符合逻辑、抽样数量是否正确等。

在核对过程中，若发现包装有破损、标签模糊或信息缺失等情况，将该样品单独放置，并通知抽样人员重新抽样。

3.对于核对无误的留样样品，按照批次号顺序在专门的留样架上进行放置。留样架应预先进行清洁和消毒处理，不同批次的样品之间保持一定的间隔，防止混淆。

同时，将留样样品信息录入《留样登记表》，包括产品的详细规格（如肉松的口味、是否添加特殊配料等）。

录入完成后，再次核对信息的准确性。

（三）留样存储环节

1.留样室的环境监测人员在每天上班后1小时内和下班前1小时内，使用经过校准的高精度温湿度传感器对留样室的各个区域进行温湿度监测。传感器应放置在留样架的不同高度和位置，以确保获取全面准确的数据。

2.在温湿度数据记录过程中，若发现某个区域的温度或湿度超出规定范围（温度18-22℃ , 相对湿度40%-60%），环境监测人员立即启动应急调控程序。

对于温度过高的情况，检查空调系统是否正常运行，若空调故障，及时通知维修人员进行抢修，并同时开启备用制冷设备（如移动冷风机）进行降温；

对于湿度过高的情况，检查除湿设备（如除湿机）运行状态，若除湿机出现问题，启用备用除湿机，并检查留样室的通风情况，确保空气流通顺畅。若湿度过低，可通过使用加湿器适当增加湿度，但要注意避免水汽直接接触留样样品。

3.卫生清洁人员在每天留样样品接收前，对留样室的地面、墙壁、留样架等使用符合食品卫生标准的消毒剂（如0.1%-0.2%的过氧乙酸溶液）进行擦拭消毒。在消毒过程中，注意避免消毒剂溅到留样样品上。

对于留样架的消毒，应先将留样样品移至临时存放区域，消毒完成后通风晾干，再将样品放回。

每周进行一次深度清洁，包括对留样室的天花板、通风管道等进行清洁，防止灰尘和细菌积聚。清洁完成后，在《留样室清洁记录表》上详细记录清洁日期、使用的消毒剂种类和浓度、清洁人员姓名等信息。

（四） 留样检验环节

1.检验分析组的检验计划制定人员根据年初制定的检验计划，在每个检验周期开始前，准备好相应的检验所需物品，如检验微生物指标所需的培养基、培养皿、生化鉴定试剂等，以及检验理化指标所需的各种标准溶液、仪器校准用的标准物质等。

2.检验人员在对留样样品进行检验前，首先对检验仪器（如微生物培养箱、理化分析天平、高效液相色谱仪等）进行校准和调试。

校准过程严格按照仪器的操作手册和国家计量标准进行，使用标准物质对仪器的准确性和精密度进行验证。

对于校准不合格的仪器，及时进行维修或更换，并重新校准，确保仪器处于最佳工作状态。

3.在检验微生物指标时，按照无菌操作规范，从留样样品中准确称取一定量的肉松，加入到无菌生理盐水中进行稀释，然后将稀释后的样品接种到相应的培养基上（如平板计数琼脂培养基用于菌落总数检测、伊红美蓝琼脂培养基用于大肠菌群检测等），在适宜的培养条件下（温度、时间等根据不同微生物的培养要求设定）进行培养。

培养完成后，对菌落形态进行观察和计数，并通过生化鉴定等方法进一步确定是否有致病菌存在。

在整个检验过程中，严格控制实验环境的无菌条件，防止交叉污染。

4.对于理化指标的检验，根据不同的项目采用不同的检验方法。

例如，测定水分含量可采用直接干燥法，将肉松样品在规定温度（如105℃) 下干燥至恒重，通过计算前后重量差得出水分含量；测定蛋白质含量可采用凯氏定氮法，使用硫酸和催化剂将样品中的有机氮转化为铵盐，然后通过蒸馏和滴定等步骤计算蛋白质含量。

在检验过程中，准确称取样品、严格控制反应条件和使用准确的计量器具，确保检验结果的准确性。

5.检验人员在完成每个项目的检验后，立即将检验结果记录在专门的检验报告表格上，包括样品编号、检验项目、检验方法、检验结果、检验日期、检验人员签名等信息。

若检验结果异常（超出标准值或与以往数据有显著差异），在2小时内将情况报告给质量追溯协调组组长，并对该样品进行重新检验。

重新检验时，更换检验人员或使用不同的检验方法进行验证，以确保结果的可靠性。

（五）留样使用环节

1.当出现需要使用留样样品的情况（如消费者投诉、食品安全事故、政府监管部门要求或企业内部质量监控发现问题）时，相关人员填写《留样样品使用申请表》，详细描述使用原因（如消费者投诉产品有异味，怀疑是微生物超标或化学物质污染等）、预计使用数量（根据检验项目和方法确定，精确到克或袋/盒）、使用日期（具体到年/月/日）、申请人姓名和所属部门等信息。

2.申请表提交品控部负责人审批，负责人在收到申请表后的 30 分钟内，根据实际情况进行评估。

评估内容包括使用留样样品对后续追溯工作的影响、是否有其他替代方法等。若批准使用，负责人在申请表上签字，并在《留样登记表》上注明使用情况，包括使用数量、使用日期、使用人等信息。

同时，通知留样室管理组准备相应的留样样品。

3.留样室管理组的留样接收人员在接到通知后，根据《留样样品使用申请表》的要求，从留样架上取出指定的留样样品，并再次核对样品信息，确保准确无误。

将样品交给使用部门或检验人员，并在《留样样品使用记录表》上记录交接时间、交接人员等信息。

（六） 留样处置环节

1.每月最后一周的周五，品控部组织对超过留样期限的留样样品进行处置。

在处置前，留样室管理组的留样接收人员对留样样品信息进行再次核对，包括产品名称、批次号、生产日期、留样日期等。

核对过程在2小时内完成，使用专门的核对清单（《留样样品处置前核对记录表》），逐一核对样品信息与记录是否一致。若发现信息不一致的情况，立即进行调查和处理。

2.对于核对无误的留样样品，根据预先确定的处置方式进行处理。

若采用高温焚烧方式，将留样样品放置在符合环保要求的专业高温焚烧炉中，设置焚烧温度为800-1000℃ ,焚烧时间不少于30分钟。在焚烧过程中，确保焚烧炉的正常运行，有专人负责监控焚烧情况，防止出现异常情况（如不完全燃烧产生有害气体等）。

若采用破碎后掩埋方式，使用食品级破碎机将留样样品破碎至粒径小于5mm，然后将破碎后的样品运至指定的掩埋地点。掩埋地点应远离水源和居民区，且地质条件稳定，掩埋深度不低于1米。在掩埋过程中，注意避免对周围环境造成污染，使用合适的工具将样品均匀分布在掩埋坑内，并覆盖足够厚度的土壤。

3.在留样样品处置完成后，由专人填写《留样样品处置记录表》，记录处置日期、处置方式、处置人员姓名、处置过程中的相关情况（如焚烧炉的运行参数、掩埋地点的坐标等）。

同时，对处置过程中的相关文件和记录进行整理和归档，保存期限与产品质量追溯要求的期限相同。

1.建立完善的留样管理记录体系

包括《留样样品交接记录表》、《留样室温湿度记录表》、《留样室清洁记录表》、《留样登记表》、《留样样品使用申请表》、《留样样品处置前核对记录表》、《留样样品处置记录表》等。

同时，针对食品安全事故应急处理过程，建立《食品安全事故报告记录表》（记录报告时间、报告人、事故信息来源、初步内容等）、《食品安全事故现场调查记录表》（详细记录生产现场调查情况、涉及产品信息、初步判断依据等）、《食品安全事故检验报告表》（包含检验项目、方法、结果、分析等）、《食品安全事故产品召回记录表》（召回通知方式、召回产品信息、经销商与消费者反馈等）、《食品安全事故消费者咨询投诉处理记录表》（消费者信息、问题类型、处理结果等）、《食品安全事故原因分析与整改措施表》（事故原因确定过程、详细整改措施、责任人和期限）、《食品安全事故评估总结报告表》（评估指标、结果、应急预案改进建议等）。

2.所有记录应清晰、准确、完整，易于查询和追溯。

记录保存期限应不少于产品保质期加2年，或根据法律法规和认证体系要求确定更长的保存期限。

在记录过程中，使用统一的格式和规范的术语，避免使用模糊不清或容易引起歧义的表述。

对于纸质记录，使用不易褪色的笔书写，如有修改，应在修改处签字并注明修改日期；

对于电子记录，设置合适的权限管理，确保记录的安全性和完整性，定期进行备份，防止数据丢失。

1.培训计划与实施

1.1由人力资源部门和品控部共同制定年度留样管理培训计划，培训分为新员工入职培训和老员工定期培训。

新员工入职培训在入职后的[第一周内]开展，培训时长为[8]小时，内容涵盖本规定全部内容，包括留样管理职责、留样要求、使用与处置流程、食品安全事故应急处理流程等，通过理论讲解、现场演示和实际操作考核等方式确保新员工掌握相关知识和技能。

1.2老员工定期培训每[半年]进行一次，每次培训时长为[4]小时，重点关注新的法规要求、标准更新内容以及过往留样管理和食品安全事故处理中出现的问题总结。

培训讲师由品控部的资深人员担任，培训后进行书面考核，考核成绩纳入员工绩效评估体系。 

2.部门沟通机制

2.1在日常留样管理工作中，建立每周一次的跨部门沟通会议制度。会议由品控部主持，生产部门、仓储部门、销售部门等相关人员参加。

会议内容包括汇报上周留样工作进展、讨论留样过程中发现的问题（如生产批次与留样数量不一致、留样包装损坏等）以及协调解决问题的措施。

每次会议形成会议纪要，明确问题解决的责任人和期限，并跟踪落实情况。

2.2在食品安全事故应急处理期间，启动实时沟通机制。

利用企业内部即时通讯工具建立应急处理专用群组，应急处理小组成员、相关部门负责人和一线工作人员加入群组。

在群组内及时发布事故处理的最新指令、进展情况和问题反馈，确保信息的快速传递和共享。

同时，规定重要信息必须在[10分钟]内回复确认，以保证沟通的及时性和有效性。

1.监督检查计划

品控部制定详细的留样管理监督检查计划，每月进行一次全面检查，每周进行至少两次的随机抽查。

检查内容包括留样数量（核对实际留样数量与规定数量是否相符，误差不得超过[5%]）、留样包装（检查包装完整性、标签信息准确性和清晰度，标签信息错误率不得高于[1%]）、留样环境（查看温湿度记录是否完整、是否有超出规定范围情况，清洁卫生是否达标）、记录填写（检查各类留样管理记录和食品安全事故应急处理记录是否及时、准确、完整，记录缺失率不得超过[2%]）、检验执行情况（检查检验计划执行进度、检验结果准确性和异常结果处理情况）以及食品安全事故应急预案的执行情况（包括各部门响应时间、任务执行情况等）。

2.考核与奖惩机制

2.1根据监督检查结果，对各部门和相关人员进行考核。考核指标包括工作完成率（根据各项工作任务按时、按质完成的比例计算）、问题发生率（根据留样管理和食品安全事故处理过程中出现问题的数量和严重程度评估）、沟通协作效果（依据跨部门沟通会 议和应急处理沟通中的表现评价）等。

考核结果分为优秀（[90分及以上]）、良好（[80-89分]）、合格（[60-79分]）、不合格（[60分以下]）四个等级。

2.2对于考核优秀的部门和个人，给予表彰和奖励，奖励包括奖金（部门奖金[5000-10000元]，个人奖金[500-2000元]）、荣誉证书、晋升机会等；

对于考核不合格的部门和个人，视情节轻重给予警告、罚款（部门罚款[2000-5000元]，个人罚款[200-500元]）、重新培训或降职等处罚，并要求限期整改。

连续[两次]考核不合格的部门负责人和个人，将进行调岗或辞退处理。

同时，将考核结果与员工的年终绩效奖金挂钩，激励员工积极履行留样管理工作职责，提高企业应对食品安全问题的能力。