【ICB 4.0科普】项目组合领域技术能力要素---6.5.5组织与信息

文摘   2024-07-26 17:45   陕西  



个人项目管理能力基准(IPMA ICB®)是全球标准

国际项目管理协会个人项目管理能力基准(IPMA ICB®)是关于项目管理、项目集群管理和项目组合管理相关人员个人能力的全球标准。

IPMA制定ICB®的目的是丰富和提升个人在项目管理、项目集群管理和项目组合管理方面的能力。

项目组合管理中的个人能力

不同的能力的重要性在不同的项目组合(如IT、生产、研发)和不同的行业中(如建筑、商业服务、政府服务等)是不一样的。尽管如此,这些能力要素在每个项目组合中都是相关的。


技术能力——practice competences

技术能力主要描述的是核心项目组合能力,共定义了14个技术能力要素。

6.5.1 项目组合策划6.5.2收益。6.5.3范围

6.5.4时间6.5.5组织与信息6.5.6质量

6.5.7财务。6.5.8资源。6.5.9采购与伙伴关系。

6.5.10计划与控制。6.5.11风险与机会

6.5.12利益相关方。6.5.13变革

6.5.14选择与权衡


6.5.5 组织与信息

定义:组织与信息包括对项目临时性组织和项目组合常设组织的定义、实施和管理。明确和公认常设组织和临时组织之间的边界描述是重要的。组织与信息还包括所需角色和责任的定义,以及临时或常设组织的有效信息交流;也包括文件资料的产生和存储、报告结构和项目、项目集群和项目组合内部的信息流。

目的:这个能力要素主要是为了能使个人能够建立一个高效率的临时性组织(项目和项目集群)和长期组织(项目组合),包括建立组织结构和沟通过程之间的紧密关系。

描述:项目和项目集群是个临时组织,而项目组合是现有组织为执行专门的任务而建立的一个常设组织。临时组织的一个目标是完成任务并交付预期成果;临时组织的另一个目标是实现项目或项目集群的更大目标,并确保项目组合的成功。永久性项目组合组织基于众多特征来分析和集中管理当前和建议的内容,以更好地实现组织的运营和财务目标。对于项目组合来说,目标是基于迭代设置的,并且不以预定义状态结束。

组织与信息能力包括人力资源和相关的沟通过程。此外,组织还涵盖了由组织本身内部的任务、职责和权力级别,以及项目组合的组织与组合所嵌入的组织实体所代表的角色。项目组合的成员与永久组织中的利益相关方或项目组合周围环境之间的关系和联盟也是组织与信息能力的一部分。内部的信息、文件资料和沟通都与组织的管理有很密切的关系,包括识别信息需求、建立需要的流程和信息沟通的基础设施,以及监控组织内外的信息流。

相关内容
知识点
组织模式。

决策模型。

WBS 作为项目组织的基础。

文档管理系统。

信息和文档系统。

信息和沟通计划。

规章制度的要求。

信息安全。

项目和项目集群的组织治理安排。

技能与才能

让他人信服或参与到项目中。

组织的人员配置。

任务委托技术。

与组织中其他部分的界面管理。

使用项目办公软件。

正式文件的编制技术。

信息管理计划。

相关能力要素

所有其他的技术能力要素。

环境2:治理、架构与过程。

环境3:遵循的要求、标准与规则。

行为3:人际沟通。行为5:领导力。行为6:团队工作。

行为8:谋略。行为9:谈判。

关键能力指标

6.5.5.1  评估并确定利益相关方对信息和资料的需求

个人需要知道信息和组织之间的关系,对信息的需求通常决定着组织结构的需求。例如,当组织和一个或多个虚拟组织有外包关系时需要较高等级的信息,并且需要关注谁要得到什么样的信息——尽量避免部分人掌握大量全面的信息。利益相关方应该以合适的形式得到他们需要的信息。个人还需要辨别利益相关方需要的是正式信息文件还是非正式的信息。了解组织的结构和管理流程能有助于整理对正式的信息和文件的需求(如说明书、计划、预算、报告等)。个人有责任确定信息和组织的需要。

6.5.5.2  定义项目组合及其项目和项目集群的结构、角色和责任

个人要能用不同的方式构建长期性组织(项目组合)和临时性组织(项目和项目集群)的组织结构,并能够清楚治理因素和项目组合背景特点(如战略、结构和过程、权力和利益、标准和制度、文化与价值)对其的影响。使用的技术、已定的解决方案、需要的能力和参与者的地理位置都会影响组织的结构。个人需要了解不同组织结构类型的优缺点,并能够策划临时性组织的结构,还能为其配备相关人员建设完成临时性组织。必要的时候,需要对项目组合及组合内的项目和项目集群建立一个合适的治理框架和结构。作为治理框架的一部分,角色和责任都需要被清晰地定义,决策层和授权层也应被识别。

6.5.5.3  建立信息流相关的基础设施、流程和系统

个人要知道如何建立组织的沟通流程,包括组织内人员的角色和责任,关于组织内部进行哪些信息交流,以及如何交流的大纲。此外,应该利用合适的系统和方法来支撑组织的治理安排。建立一个高效的信息流程的成功标准就是能够限制或阻止信息的冗余,必须保证信息连续并明确清晰。

信息沟通的基础设施包括记录、存储内部信息交流的系统、方式和方法。在现代的组织中信息基础设施和信息技术密不可分,因此个人对企业的IT系统进行了解是非常重要的。

6.5.5.4  实施、监控和维护项目组合及其项目和项目集群的组织

个人需要知道如何管理一个项目组合组成部分的组织,包括执行、监控、维持一个临时性组织。执行是指对组织结构最初的定义和实施,即让组织结构落实。然而,落实也包括必要的时候对组织结构的改变。

临时性组织变化的需求应当像项目组合内的项目和项目集群的发展一样,要提前预知。每一个给定的组织结构都只能很好地适应一段时间。尤其是项目组合背景因素的变化(如战略、权力和利益)对临时性组织的影响较大,可能会引起对组织结构的调整。个人应该通过对项目环境的监控,预测临时性组织是否需要做出改变或是否积极查询临时性组织变化的需求影响组织稳定性和效率的因素。



【ICB 4.0科普】系列前文回顾


【ICB 4.0科普】项目领域个人项目管理能力合集

【ICB 4.0科普】项目集群领域技术能力要素-5.5.14选择与权衡

【ICB 4.0科普】项目组合领域环境能力要素-6.3.1战略

【ICB 4.0科普】项目组合领域环境能力要素-6.3.2治理、架构及过程

【ICB 4.0科普】项目组合领域环境能力要素-6.3.3遵循的要求、标准与规则

【ICB 4.0科普】项目组合领域环境能力要素-6.3.4权力与利益

【ICB 4.0科普】项目组合领域环境能力要素-6.3.5文化与价值

【ICB 4.0科普】项目组合领域行为能力要素-6.4.1自我反思与自我管理

【ICB 4.0科普】项目组合领域行为能力要素-6.4.2诚信与可靠

【ICB 4.0科普】项目组合领域行为能力要素-6.4.3人际沟通

【ICB 4.0科普】项目组合领域行为能力要素-6.4.4关系与参与度

【ICB 4.0科普】项目组合领域行为能力要素-6.4.5领导力

【ICB 4.0科普】项目组合领域行为能力要素-6.4.6团队工作

【ICB 4.0科普】项目组合领域行为能力要素-6.4.7冲突与危机

【ICB 4.0科普】项目组合领域行为能力要素-6.4.8谋略

【ICB 4.0科普】项目组合领域行为能力要素-6.4.9谈判

【ICB 4.0科普】项目组合领域行为能力要素-6.4.10结果导向

【ICB 4.0科普】项目组合领域行为能力要素-6.5.1项目组合策划

【ICB 4.0科普】项目组合领域行为能力要素-6.5.2收益

【ICB 4.0科普】项目组合领域行为能力要素-6.5.3范围

【ICB 4.0科普】项目组合领域行为能力要素-6.5.4时间



个人项目管理能力基准(IPMA ICB®)是国际项目管理协会(IPMA)发布的最新一版个人项目管理能力基准。

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