碎碎念:上市公司的冲突管理

文摘   财经   2023-12-28 20:32   中国香港  
欠了很久的内容,今日想起来填坑,打算结合《碎碎念:港交所2023年上半年处罚案例概述》中提到的上半年处罚案例,从上市公司的冲突管理的角度来谈一下有关避免利益冲突的董事责任。
避免利益和职务冲突是董事的基本责任,与董事须按公司最佳利益行事的责任同出一辙。基于其重要性,避免冲突的责任范围也相当广泛,董事必须时刻谨慎留神。

(p.s 配图为本人手机摄制。老歌新唱,感觉挺搭今天的主题的。)

以下为结合最近被港交所采取纪律行动的案例,列举的一些常见的利益冲突情况:

•董事暗中牟利:鸿宝资源有限公司一案中,执行董事兼财务总监无人知悉地使鸿宝资源的附属公司向一家其与妻子实益拥有的公司出售若干债权证。他将约10万美元的债权证转换为鸿宝资源发电厂的15%股权(价值7,500万美元)。他亦采取了其他行动来提升其在发电厂的控制权和股权,损害了鸿宝资源的利益。港交所对该董事的不当行为作出了损害权益声明。

•竞争业务:在商业社会,公司董事在履行职务时经常会遇到潜在或实际冲突。例如,不少公司都是由家族创办和管理,这些家族成员可能在董事会有较大的影响力及权力,这对发行人的企业管治可以造成挑战。雅居乐集团控股有限公司的案例主要涉及在港交所上市前为家族经营的物业发展公司。上市后,其中一名家族成员以个人名义为其儿子的物业发展业务提供财务资助,并没有通知董事会有关事宜。其子的业务至少可能会与雅居乐的业务存在竞争,因此作为董事他有责任避免有关冲突。该董事未有采取措施以确保潜在冲突得到妥善管理。

•控股股东的利益:不少在香港的上市发行人都是由控股股东或其提名的董事来营运,有些董事可能在公司有个人投资。董事会成员持股或有助令个人与公司利益一致,但对此董事必须小心处理。这些董事须时刻谨记并考虑公司的整体利益,这可能与主要或控股股东的利益有所不同。同时,作为股东的董事不能单纯以为该事对自己有好处,便误以为必定对公司亦有好处。

•兼任两间公司的董事:董事同时出任两家或更多公司的董事(例如福森药业有限公司一案)。有关公司可能互不相干,也可能属同一集团。若遇上涉及这两家公司之间的拟议交易或业务机遇的情况,相关董事便须谨慎处理当中的利益冲突。许多业务机遇和合作关系都可能源自董事或股东个人的人脉。在这些情况下,《上市规则》有关关连人士的规定以及发行人是否遵守这些规定便非常重要。这些规定要求上市发行人与关连人士之间若达成一定规模的交易(尤其是涉及有实际或潜在利益冲突的董事的交易)便必须进行披露,以保障小股东的利益。

避免利益冲突时被描述为董事须对公司承担的诚信责任之一。这表示董事必须将公司利益置于自身利益之上,不得利用自身的地位以权谋私。有关责任在《上市规则》中亦有涵盖,并适用于执行及非执行董事。就这项责任而言,重要的一点是,它并不只限于有实际或明显冲突的情况。由于其重要性,有关责任所涵盖的范围非常宽阔。只要有可能发生冲突的迹象,董事通常需要采取行动去处理及管理有关可能冲突的情况。这种冲突的门坎非常低,即使只有潜在的冲突,又或者即使风险看起来是间接、看似不高或微乎其微,董事也需要采取行动。其他董事若对任何潜在冲突置若罔闻,即使冲突与他们没有直接关系,亦可能违反其董事职责。若有任何怀疑是否有可能存在冲突,董事不应私自下定论,而是要先申报再与董事会成员讨论。
当然,监管层也并非要禁止任何触发冲突的业务。在大多数情况下,上市公司都可依循有关披露、透明度和批准的必要步骤来应对冲突问题。处理利益和职务冲突没有通用方案,公司须设立充足而有效的内部监控及风险管理系统,另外良好的企业管治往往离不开两件事——披露和透明度。

有冲突立场的董事还须注意在进行讨论、会议及投票表决时,即便他们已作正式申报并放弃表决,他们亦要极力避免其影响力会左右最终的表决结果。

以下是良好企业管治在处理冲突上的一些常规做法:

利益申报:

•每名董事上任后应申报其于其他公司的所有权益、董事职务及其他职务,以及与公司或旗下业务有关的家庭关系;

•申报资料若有变动,尽快更新;

•保存最新的书面申报纪录,以备负责冲突管理的董事及人员查阅;

政策及常规:

•以书面方式订明相关程序及常规,包括冲突管理、反贿反贪以及举报的程序及常规;
•跟进政策的实施情况;
•让董事及雇员可轻易查阅有关书面政策;
•定期检讨政策,确保政策内容切合最新发展;
•提供定期培训;

董事会会议:

•董事会会议开始时便申报利益或职务冲突;
•在涉及冲突的董事不参与的情况下厘定冲突是否存在及其原因;
•涉及冲突的董事不就其所申报有冲突的交易投票表决;
•会议纪录中准确记录与公司事务/利益有关的冲突性质和程度,以及就拟议交易所作出的决定,附带足够的详情;
•制定用于管理冲突的措施(例如不向涉及冲突的董事披露相关数据),并书面记录下来;

权力分立: 由不同人担任不同职务,以免权力过度集中,达到制衡效果。

专业意见: 必要时寻求专业意见。

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