如何落实流程审批责任

文摘   职场   2024-11-20 20:12   湖南  

一、RACI责任分配矩阵
讲流程审批责任以前,我们先来了解一个工具,RACI责任分配矩阵。
谁负责(R=Responsible)
负责执行任务的角色,具体负责操控项目、解决问题。
在RACI矩阵中,执行人(R)即“谁负责”,是任务的主要执行者。他们负责完成具体的工作任务,确保任务能够按照要求完成。

谁批准(A=Accountable/Approve)
对任务负全责的角色,只有经其同意或签署之后,项目才能得以进行。
在RACI矩阵中,负责人(A)即“谁批准”,是任务的决策者。他们负责批准任务的进行,确保任务的合法性和正确性。

咨询谁(C=Consulted)
拥有完成项目所需的信息或能力的人员。
在RACI矩阵中,咨询者(C)即“谁咨询”,是在任务实施前或提供指定性意见的人员。他们可能在关键时刻提供专业建议或帮助,以支持任务的顺利完成。

通知谁(I=informed)
被及时通知项目、任务信息或结果的人员,不必向其咨询、征求意见。
在RACI矩阵中,知情人(I)即“谁通知”,是任务执行后必须通知的人员。他们被及时通知任务的进展情况和最终结果,以便他们能够根据这些信息做出相应的计划或调整。

通过明确这四类角色和责任,RACI矩阵帮助各岗位清楚地了解自己的职责,减少工作中的混乱和重复,提高团队的协作和效率。


二:设计流程审批责任表

流程审批责任是通过流程审批责任表来实现的。

流程审批的责任体现在两个方面:

  1. 确保遵循合规要求:

合规要求包括业务规则、质量标准、管控策略的执行等,如果可以用系统控制的就无需人员审核,如果不能由系统控制的就需要增加人工核对,也就是说流程审批是有要点的。


而不是别人点了我也点,我点了反正后面还有其他人审核。


2.最大程度规避风险:

即此节点的设置是为了规避怎样的风险,审批人员通过即代表对该类风险负责。


结合RACI责任分配矩阵的流程审批责任表可以设置为以下供参考的格式:


审批责任表需要企业根据自己的业务实际情况进行设计,且随着业务变化,也要进行调整。


三:流程审批责任的检查与优化

1、部门自查:部门自查各岗位是否履职到位。

2、外部检查:流程组、审计部等监督部门对流程的遵从性与执行情况进行检查。

3、奖惩机制:制度里一定要有奖惩措施与规定,缺乏必要的奖惩措施和规定,往往缺乏约束力。

4、针对检查的情况,对流程进行定期的调整与优化。


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