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析
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告
2024年第一季度
财务报销分析报告
前言:
新故相推,日生不滞。正如我们计划财务处全体成员切实为全校师生服务的初衷从未改变,一如既往!转眼间,2024年第一季度已悄悄走过,为进一步提高业务办理效率,更优质服务全校师生,我们对第一季度财务报销预约单退单情况进行汇总和原因分析,并针对上一阶段师生报销过程中容易入“坑”的“热点”问题特别温馨提醒!
第一季度财务报销预约单退单情况
一
全校预约报销单退单总览
2024年1月至3月,虽然经历寒假,学校和仁济学院共接收预约报销单7963份,较2023年第一季度的6174份有明显增多。预约报销退单数221份,退单率2.78%,相较于2023年度,总体处于较低水平。退单涉及部门(学院)30个、经费项目143个、报销经办人132人、金额197.65万元。
图1:预约报销单退单类别数量
退单类别排行榜
排名 | 类别 | 退单量 |
1 | 耗材验收不合规 | 60份 |
2 | 预约业务有误 | 42份 |
3 | 主动退单 | 30份 |
4 | 票据不合规 | 24份 |
5 | 报销手续不合规 | 20份 |
6 | 报销费用不合规 | 18份 |
7 | 报销附件不齐全 | 16份 |
8 | 审批不合规 | 13份 |
二
预约报销单退单原因分析
根据统计,退单排行榜1至8名退单类别预约报销单数占全部退单数的95.30%,排行榜前3的退单类别包括:耗材验收不合规、预约业务有误、主动退单,其中排行榜第一和第二位的退单原因长期以来高居不下,应特别引起重视。现将排行榜1至8名预约报销单退单原因分析如下:
易耗品(耗材)验收不合格主要原因
(1)采购的科研易耗品(耗材)未在学校国有资产与设备管理处的“科研易耗品采购管理系统”进行验收。
正确做法:通过学校科研、学科或人才经费在国内采购各类易耗品(耗材)且金额在10万元以下的,须通过“科研易耗品采购管理系统”进行验收后,打印“温州医科大学易耗品验收预约报销单”进行投递报销。
(2)科研易耗品验收填写的物资名称、供应商信息、金额有误。
正确做法:在“科研易耗品采购管理系统”进行易耗品验收时须填写与报销发票完全一致的信息,包括物资名称、型号规格、数量、单价、总价、供应商、发票号、发票日期和发票金额等。
特别提醒:易耗品验收预约报销单中供应商名称(如图2)应与票据抬头(购买方名称)完全一致,否则将导致退单!
图2:易耗品验收预约报销单发票栏
预约业务有误主要原因
(1) 酬金申报误约成日常报销。
正确做法:各类酬金以及批量劳务费发放且发放银行卡开户行是工商银行或建设银行的,须在系统预约酬金申报业务;发放银行开户行是工商银行和建设银行以外的其他银行的,须在系统预约日常报销业务(详见“劳务费发放的正确打开方式”)。
(2)测试化验加工费、设备维修费等业务通过“科研易耗品采购管理系统”进行验收,未预约日常报销。
正确做法:测试化验加工费和设备维修费须通过财务预约系统预约日常报销业务,请勿在国有资产与设备管理处“科研易耗品采购管理系统”进行验收。
主动退单主要原因
(1)“报销项”类别预约错误。
正确做法:预约报销前务必确认经费相应的“报销项”(如图3)(经费预算项)预算充足,并须选择正确的“报销项”申请预约报销。
票据不合规主要原因
(1)发票开具日期为2022年或2021年。
正确做法:财务报销原则上只受理当年的票据,上一年票据须在当年6月底前报销完毕。如2023年度开具的票据最迟须在2024年6月30日之前完成报销,过期原则上不予报销。
(2)票据抬头未开具为“温州医科大学”。
正确做法:票据抬头(购买方名称)必须为“温州医科大学”(如图4),开具为个人姓名(高铁票、飞机票等除外)或其他单位名称的票据一律不予报销。
提醒:发票抬头开具温州医科大学附属医院的票据,应在相应附属医院报销,学校不予报销。
图4:票据抬头示例
报销手续不合规主要原因
(1)“锐竞采购平台”的结算单为复印件或结算单未加盖有效的公司印章。
正确做法:通过“锐竞采购平台”下单的易耗品(耗材),经办人凭加盖供应商印章(公章或发票专用章或财务专用章)的结算单原件及发票申请报销。
(2)票据相应经手人或证明人未签字。
正确做法:日常报销发票正面须由经办人签字,购买实物须增加验收人或证明人签字;学生活动费用报销票据正面须由经办人和证明人共5位学生本人签字并注明学号。
温馨提示:通过“线上审批”系统申请报销的票据已在线上由经办人(验收/证明人)确认的,票据无需签字。
(3)家具、仪器设备、图书未办理固定资产入库验收手续。
正确做法:家具单价200元(含)以上、仪器设备及其他单价1000元(含)以上能独立使用且耐用期一年以上、图书(科研、人才经费支出1000元(不含)以上,其他经费支出300元(不含)以上)报销前应先到国有资产与设备管理处进行资产验收入库,报销时须附固定资产验收单。
报销费用不合规主要原因
(1)科研、人才经费违规报销办公用品。
正确做法:办公用品不允许在纵、横向科研项目经费报销(人文社科类项目可以报销),可在学校自主设立的科研项目和学校科研配套经费报销。人才经费禁止购买办公用品。
(2)纵向科研课题违规报销专利费和论文润色费。
正确做法:专利费和论文润色费不得在纵向科研课题经费报销,可在科研配套、人才启动等经费报销。
报销附件不齐全主要原因
(1)货物和服务费用报销未提供支付记录、清单、合同。
正确做法:各类货物和服务采购费用报销须提供公务卡支付记录和加盖收款单位印章的商品采购清单(学生活动发生的费用1000元以下的无需提供支付记录)。金额5万元(含)以上的货物和服务费用报销(其中试剂耗材金额10万元及以上),须提供采购合同。
(2)出差报销未提供出差审批单或出差审批单未事前审批。
正确做法:学校所有公务出差均须按规定事先审批,填写《温州医科大学出差审批单》或通过钉钉考勤管理系统打印的教职工出差审批单(注意:审批时间须于出差之前)。
(3)国外票据报销未提供“报销业务确认书”。
正确做法:报销国(境)外开具的票据,须附报销业务确认书(“计财处网站-下载中心”或“计财处微信公众号-报销表格下载”(如图5)自行下载填写)。
图5:报销表格下载
审批不合规主要原因
(1)科研、人才项目经费报销金额超过1万元未经学院分管领导审批。
正确做法:科研、人才项目报销金额1万元(不含)以上10万元(不含)以下的费用,由项目负责人审批后,经所在部门(单位)分管领导审批,方可报销。如经手人是所在部门(单位)分管领导,须经所在部门(单位)其他领导交叉审批。
(2)缺少项目经费负责人审批。
正确做法:项目经费负责人是经费使用的直接责任人,对经费使用的合法性、真实性、相关性和合理性承担法律责任,并严格按照国家和学校规定的开支范围和标准进行审批。项目经费报销必须经项目负责人审批。
三
报销预约单退单部门(学院)统计
图6:部门(学院)最高退单率排行榜
如图6所示,退单率最高的5个部门(学院)分别是眼视光学院(退单数47份,占比21.27%)、药学院(退单数40份,占比18.10%)、第一临床医学院(退单数18份,占比8.14%)、基础医学院(退单数18份,占比8.14%)、第二临床医学院(退单数17份,占比7.69%)。
鉴于各学院(部门)报销多由聘用科研助理或学生助理经办,其人员流动性较大,未及时了解学校财务报销制度,容易造成退单。建议各学院(部门)财务报销人员积极学习相关财务报销知识,我处将继续通过财务联络员群和科研助理群等平台进行财务报销知识宣传。
— 2024年第一季度财务报销分析报告 —
对师生报销过程中容易入“坑”的
“热点”问题温馨提醒
1.同一张发票切勿重复投递报销
近段时间以来,已发生数笔同一张发票(电子发票可重复打印)重复报销申请退款的情况,请相关各学院(部门)务必引起高度重视,衔接好报销工作,如因重复报销造成学校资金损失,相关经手人、负责人须承担相应责任。
2.规范书写报销汇总单大写金额
长时间以来,屡屡出现因报销汇总单大写金额有误而造成重补材料或退单的情况。再次温馨提醒:报销汇总单的大写金额须确保汉字清晰可辨,不得有错别字或涂改痕迹。
常见错项及纠正如图7所示:
图7 示例如上
温馨提醒:我处推出的“线上审批”系统,已无须手动书写报销金额,有效降低因大写有误引起的退单风险。
3.出差审批切勿滞后或审批地点与出差地不符
①按《温州医科大学差旅费管理》文件相关规定,所有公务出差均须按规定事先审批,请各位师生务必注意,避免因审批时间滞后导致退单或无法报销造成个人资金损失。
②公务出差的路径原则上应与出差审批单的出差地点保持一致,切勿因随意更改出差路径而导致交通费用不能全额报销甚至无法报销。
正确的纸质版出差审批单填写可参考图8,钉钉打印的出差审批单参考图9。
图8:纸质版出差审批单
图9:钉钉端出差审批单
4.规范填写劳务报酬发放表
填写劳务报酬发放表时,其中报酬类别应与劳务发生内容相符,在对劳务报酬发放内容说明时如另有附件,附件上须说明人签字并落款日期。
劳务报酬发放表填写规范如图10所示。
图10 示例如上
— 2024年第一季度财务报销分析报告 —
请各位师生及时关注计划财务处网站和公众号,对财务最新政策进行学习和了解,也可在茶山校区的同心楼、生物医药科研楼、学院路校区图书馆南门及滨海校区行政楼的自助报销投递点查阅《财务报销服务指南》等财务工作宣传手册资料。同时,我处智能问答机器人、钉钉和微信工作联络群等平台也将持续努力解答师生各类报销问题。