一个清晰的项目目标定义,以及对项目环境和解决方案有一个总体概念是有效风险管理的基础。
项目风险管理不是其他项目管理过程的替代过程。相反,项目风险管理要求这些项目管理过程(如制订进度计划、制定预算、变更管理等)以最佳的实践方式进行规划。项目风险管理的流程如下图所示:项目风险管理主要包含下面几方面内容:
一、项目风险来源
项目风险源自项目的不确定性,项目风险管理在这些过程的输出上添加了项目风险的视角,并因考虑了风险而增值。风险在项目生命周期中越早被识别,项目计划和预期结果就越接近现实。
项目风险的确定性类别及应对一般有如下表所列的几种方式:
项目风险管理能单独存在,其成功主要有赖于贯穿于过程始终的沟通。项目风险管理的角色和职责应该被明确地定义和沟通,个人成员应承担相应职责并对结果负责。
项目经理在风险管理过程中有着独一无二的作用。项目经理对交付一个完全符合预定目标的成功项目承担整体责任;项目经理对项目的日常管理负责,包括进行有效的风险管理。
二、项目风险的分析
2.1、项目风险的定性分析
定性风险分析工具用来区分哪些风险对于风险应对或进一步分析是重要的,哪些风险不那么重要。要事先明确管理层主要关注的风险标准,并且把这个标准应用到所使用的分析工具中。定性风险分析工具的输出是按照优先顺序或优先组(如高、中、低)排序的风险列表。 组织或项目干系人可以通过定性风险分析工具来确定风险特征水平或组合情况,从而确定主要关注点。多数工具在评价风险重要性时,综合考虑了风险发生的概率和对目标的影响程度。如下图所示:
2.2、项目风险的定量分析
定量分析是从风险发生的严重度,发生的可能性,发生时能不能及时探测这三个方面进行分析项目风险定量分析,如下表:
1、风险发生的可能性
我们将上面三个表中的发生可能性(O)、严重度(S)和检测可能性(D)三者排序数相乘,得到一个1—1000之间的风险系数RPN,当S≥7且RPN≥60时,必须采取改进措施;当S<7且RPN≥100时,必须采取改进措施。作为一条总的原则,对任何严重程度在8~10的风险,你都应当采取措施加以管理。尤其是当这种风险的可能性较低时,更应当注意,因为人们总是容易忽略那些他们认为可能性很小的风险。定量风险分析结构如下图所示:
另一方面,在规划风险管理过程中,也应该权衡实施定量风险分析需要付出的代价与相应获得的收益,确保额外付出的努力与收益是匹配的。
风险一旦被识别、分析和优先排序后,针对每个项目团队认为相当重要的风险,就必须制订计划,因为这些风险会对项目的目标造成威胁或提供机会。风险应对规划中的重要成功因素如下图所示:
风险管理计划描述了风险管理过程将如何进行,以及风险管理过程将如何与其他项目管理过程整合。
下图是一个项目风险管理计划示例:
项目经理应该确保规划风险管理活动需要的清晰定义和细节信息能被获取。除非项目风险管理被作为项目的整体部分来执行,否则风险管理计划不能发挥其作用。相应的风险活动应该包含在在项目工作分解结构、进度计划、预算和任务分配文件中。项目风险管理计划是一个动态的文件,需要在项目实际推进中适时更新。
一个有效的风险管理计划的主要衡量标准是干系人的接受度、项目内部和外部约束的一致性、成本和收益间的平衡性,以及对项目风险管理过程需要的满足程度。
四、项目风险监控
监控项目风险的初始目标是跟踪已识别的风险、监督残余风险、识别新的风险、确保风险应对计划在适合的时间被执行,以及在项目的整个生命周期中评估它们的有效性。整个监控过程用一张图表示如下
监控风险的最后控制行动是记录实际数据以便未来使用。它包括从项目开始到结束时所有与风险管理相关的信息。
项目风险管理的有效性基于所批准计划的执行方式。这些计划应该被正确地执行、评审和定期更新。如果计划被正确地执行,所付出的努力将有回报,未来的项目也将从这个项目的经验中获益。