调档函又叫商调函，是档案调入单位开给调出单位的函件，用于两个单位之间信息的衔接，通常由档案接收单位开具调档函给当事人，由本人携带调档函去原单位调出档案。存档单位按照调档函上面的要求将档案整理后密封，通过邮政机要通道快递到接收单位，档案的调转只能是有人事权的单位之间官方对接，个人是不能携带档案的。
什么单位可以开调档函
1、各级政府下属的各级人才交流服务中心；
2、国有企业，部分改制后的国有企业由于没有人事权，也不能开具调档函；
3、事业单位；
4、政府机关及下设的相关服务机构。
调档函的作用
调档函是档案转递的必备文件，档案管理单位之间凭调档函进行调转，任何单位和个人不得私下转递档案，必须凭调档函进行档案的调阅和调出。
调档函的格式
调档函是一式两联，存档联由开出单位保管，另外一联拿去存档单位调出档案后由调出单位保管。调档函上面有调函的编号，对方单位的称呼，正文要详细写清楚调档要求，比如计生关系，工资关系等是否随调。落款后面必须附上详细的收件地址和联系人及电话，有些调档函上面还会注明有限期，必须在有效期限内办理，过期作废。
人才交流服务中心调档函
档案是属于机密材料，个人不能接触，部分调档函上面会特别注明，必须要走机要通道，不接收个人携带的档案。所以调档前一定要仔细看清楚上面的要求，严格按照调档函上面的要求办理，否则会来回跑，做很多无用功。
按照档案管理的相关规定，档案在转入前须符合以下条件：
（1）档案必须密封并由有存档资质的单位或存档机构加盖密封章；
（2）转出时需提供档案清单；
（3）自本调函开出之日起，档案在30天内转入。
来源：高校组工之家
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