客户询盘
一般在客户下订购单（Purchase Order）之前，都会有相关的客户询盘（Order Inquiry）给业务部，做一些细节上的了解。
报价
业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，形式发票（peroforma Invoice）给客户做正式报价。
▲形式发票(Proforma Invoice，PI)
一种非正式的发票，通常在交易初期或双方签订正式合同之前发出。它用于向买方提供关于交易的详细信息，如商品描述、数量、价格等，以便买方进行资金安排或作为进口许可、外汇许可等申请的支持文件。
▲报价单
得到订单
经过洽谈，收到客户正式的订购单。
下生产订单
得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
业务审批
业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
下达生产通知
业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。
L/C付款客户
T/T付款客户
放帐客户/银行D/A收汇
验货
业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。
公司验货
客人自己/指定验货人员
第三方验货公司/公正行
制备基本文件
工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
▲出口合同(Sales Confirmation)
买卖双方在通过交易磋商达成交易后，双方加以确认的列明达成交易条件的书面证明，经买卖双方签署的确认书，是法律上有效的文件，对买卖双方具有同等的约束力。
▲商业发票(COMMERCIAL INVOICE)
出口方向进口方开列发货价目清单，是买卖双方记账的依据，也是进出口报关交税的总说明。商业发票是一笔业务的全面反映，内容包括商品的名称、规格、价格、数量、金额、包装等，商业发票是全套出口单据的核心，在单据制作过程中，其余单据均需参照商业发票缮制。
L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
▲领事发票(Consular Invoice)
出口商根据进口国驻在出口地领事所提供的特定格式填制，并经领事签证的特别印就的发票，主要为拉美国家所采用。
▲装箱单(Packing List)
用于说明出口货物包装细节的清单。主要内容包括：货名、唛头、规格、数量、包装、花色、搭配、体积、重量等。
装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。
▲重量单(Shipping Weight)
用于说明出口货物包装细节的清单。主要内容包括：货名、唛头、规格、数量、包装、花色、搭配、体积、重量等。
商检
如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
▲出境货物报检单
法定检验商品出口报检时必须填制的申报单据。
租船订仓
向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
FOB CHINA条款
卖方支付运费
散货
安排拖柜
第一步
货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行及装船口岸等。
如果有验货公司看装柜，要专门声明， 不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。
第二步
传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
第三步
要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
委托报关
在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。
委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
▲委托报关协议
就是代理报关委托书，是在海关进行进出口报关所申报的海关单证文件。
▲出口货物报关单
报关单预录入单是进出口企业向海关申报进出口货物内容的重要依据。报关人员将其作为报关数据的来源与录入依据。
获得运输文件
第一步
最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
第二步
督促船公司尽快出提单样板及运费账单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
▲海运提单(Bill of Lading,B/L)
船方或其代理人签发的，证明已收到货物，允许将货物运至目的地，并交付给托运人的书面凭证。它是承运人和托运人之间的契约证明，在法律上具有物权证书的效用。
第三步
及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
准备其他文件
普惠制原产地证书(FORM A)
一般原产地证（CO）
装运通知
收汇
L/C收汇
T/T收汇
T/T收汇 要求收全款
业务登记
每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
文件存档
所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
收集信息
单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线等信息，为业务员报价提供帮助。
