ONLYOFFICE 协作空间最新升级 2.6 版本新特性浅介

在七月底的时候，ONLYOFFICE 协作空间升级了，从 2.5 版本升级到了 2.6 版本，又新增了很多功能 feature 特征，这里就来介绍一下吧。

之前在 7 月 11 号的推文：

ONLYOFFICE 最新 8.1 版本新功能解析

介绍的是 ONLYOFFICE 文档的最新版本 8.1 的新功能，而这次升级的是 ONLYOFFICE 协作空间，不一样的，鉴于最近一个星期以来我这个公众号的新关注增加的读者有很多，新朋友们可能还不了解，所以这里还是先简单介绍一下

关于 ONLYOFFICE 协作空间

ONLYOFFICE 协作空间是一个协作办公平台，不仅能够在线使用所有编辑功能，还能在线储存文档、多人实时协作等等。

而 ONLYOFFICE 文档则是上面这句话之中所说的文档编辑功能，因此，这次协作空间升级后查看其版本信息是如下的截图：

现在我也已经基本上猜出来这两者的升级规律了，它两是滚动交替式升级，协作空间升级一个小版本号，文档编辑器再升级一个小版本号，协作空间再升级一个小版本号，文档编辑器再升级一个小版本号，两者交替滚动着来升级，一年能升级很多次小版本号。这两者每一轮的更新增加的功能特征，其实都是有密切关联的，比如，在 ONLYOFFICE 文档的 8.1 版本中，着重更新了加强了更齐全功能的 PDF 格式文件的编辑功能，尤其是 pdf 格式的表单文件的编制、填写功能，因此，在这一次的 ONLYOFFICE 协作空间的 2.6 版本的更新中，就在此基础之上，推出了表单填写房间的功能，两者配合，就让表单从设计到制作、到分发填表、到最后的收集汇总分析，的全部流程环节，给构成了商业闭环，完美的赋能了下一代基于互联网的云业务的生产力环境。当然了，本文重点介绍的是 ONLYOFFICE 协作空间 2.6 版本的新特性，而关于 ONLYOFFICE 文档的更多信息，可以阅读之前的之前的这篇文章：

ONLYOFFICE 最新 8.1 版本新功能解析

本文所讲的协作空间是基于房间进行协作的：您可以创建房间、邀请他人加入，设置访问权限，共享房间内的文件并协作。2.6 之前的版本支持 3 种房间类型：

• 协作房间 ：可设置四种文档权限
• 自定义房间 ：可设置的文档权限更多
• 公共房间 ：通过外部链接邀请用户，无需注册即可查看/下载文档

这次更新 2.6 版本增加了一种 新的房间类型：表单填写房间 ，可在 ONLYOFFICE 协作空间中组织简单的表单填写流程。

表单填写房间

ONLYOFFICE 文档编辑器除了其它 Office 软件常用的 docx 、 pptx 、xlsx 三种格式文件编辑器功能之外，还有一种编辑模式是创建表单文件，虽然也是 pdf 后缀名格式文件，但是可以填写的表单文件，而 ONLYOFFICE 文档编辑器创建的表单文件，在分发出去被众多填表人填报后，如何提交呢？制表人又该如何收集填表信息呢？如何汇总分析呢？这才是表单工作流程中最关键的问题之一，因此，这次 ONLYOFFICE 协作空间的升级，就终于提供了这一套已经基本上完成闭环的工作流程解决方案了，就是这种表单填写房间。

创建表单填写房间很简单，就在创建房间的时候，房间类型列表里面新增加了这个选择项：

然后就可以进入房间，点击 分享房间 按钮，就可以看到右侧弹出提示 已成功复制链接到剪贴板 ，然后就可以到微信上面把表单填写房间发给一整个微信群的同事或者客户了。

表单填写房间就这么简单。

收集表单数据

关键功能来了，就是如何收集表单数据，在有填表人填写了表单并且保存提交了后，那么制表人，也就是这个表单填写房间的房主，就会在这个房间里面看到自动生成了两个文件夹：

完成 这个文件夹里面就是填写完成的表单，和自动生成的表格汇总文件，至于那个 正在处理中 文件夹，那是有填表人正在填表的操作的时候正在处理的实例在那里，不用管它。如上截图所示自己放了三个很简单的示例表单 pdf 文件在这个表单房间里面，因此，在 完成 文件夹里面，就会给每一个表单单独创建一个子文件夹：

所有这些文件夹图标右侧的蓝色数字，表明在表单主上次查看对应文件夹之后，又有多少人次提交了这个表单，表单主不用焦虑要清除这个未读数字，等积累多了再看结果不迟。选择一个表单的文件夹进入，就能看到该表单的完成情况了：

有多少人完成了提交，就会有多少个 pdf 文件，文件名在原始表单文件名的基础之上，末尾加上了完成的时间戳，开头加上了填表人的协作空间昵称，如果没有昵称是匿名填写的话就没有昵称，再开头加上了文件序号，按照文件名末尾的提交时间戳排序。这些 pdf 文件都可以打开，友情提示，本文截图全都是示例文件展示效果，所有信息都为虚构，众所周知，红楼梦里面虽然后四十回是程高续作不足为凭，但是曹雪芹的前八十回早已经暗示了在后面贾宝玉并未迎娶林黛玉，而是黛死钗嫁的

但是这些完成的 pdf 表单文件本身的意义不大，关键是看这个表格文件，它是 csv 后缀名的文件，因此，在 ONLYOFFICE 文档编辑器中打开的时候会有提示：

不用做特别设置，按照推荐的默认设置直接确定即可打开：

所有表单域向右排开成很多的列，每一行都是一个提交上来的 pdf 表单文件所填写的所有表单域的内容，最后一列是超链接，可以直接打开提交的 pdf 表单文件，有了这张表单汇总表格，再之后，就可以随便分析了。但是问题来了，上面这个汇总表格的每一列都是什么意思？

为表单填写房间而制作表单文件

制作表单文件，不要再表单填写房间里面做，而应该在个人账号下的我的文档区域里面制作：

制作完了再拷贝或移动至表单填写房间里面去，一个表单文件一旦放入表单填写房间里面，就不再能修改表单文件本身了，只能是填表操作、收集数据的操作了，再我的文档里面创建编辑表单文件的时候，每一个表单域的 密钥 选项就是最终的汇总表格里面的第一行的各列的列名称了，因此这个 密钥 选择项一定要从默认的字符串修改为方便自己辨认的有意义的名称，这里支持中文，因此可以向如下图所示的配置：

最终，点击右上角的 共享和收集数据 按钮，就会弹出向导提示你选择拷贝到最终的表单填写房间了

这样生成的汇总表格就会比较好看了：

分享功能的更新

2.6 版本协作空间更新了很多分享功能。

现在可以直接从房间中访问嵌入设置，将公共房间或其中的文件嵌入自己的网站的页面里面，如下图所示

在右侧的协作空间的公共房间的操作菜单中既可以选择 嵌入 选项，然后就可以把代码考入网页的 html 源文件里面，然后推送到网站上，别忘了在 ONLYOFFICE 协作空间的开发人员工具里面 javascript SDK 设置中输入你的网站的域名，许可你的网站连接使用你的 ONLYOFFICE 协作空间的内容

在新版的公共房间里面、我的文档里面，现在都可以复制文件、或媒体文件链接，并与外部用户分享了，只需要点击媒体文件的菜单，选择复制链接即可：

上图是在公共房间里面，下图是在我的文档里面，在一个文件上面从右键菜单即可找到分享选项：

复制出来的链接分享后，接收者打开就只能看这一个被分享的媒体文件，而不能顺着文件返回到文件夹及房间，有效控制分享范围，效果如下：

导入 LDAP 用户信息

2.6 版本协作空间服务器可以轻松地从 LDAP 服务器将用户和群组导入协作空间服务器。已添加的用户可以使用其 LDAP 服务器或活动目录凭据进行授权。通过此功能，可以自动同步协作空间和 LDAP 服务器之间的数据更改。该功能可以让 ONLYOFFICE 协作空间服务器的管理员免去管理维护用户的工作而完全推给 LDAP 服务器的管理员来管理维护用户账号系统。

如上图所示，在服务器设置里面的 集成 、LDAP 设置 页面里面，自己这张截图是从 ONLYOFFICE 官方的协作空间的个人注册免费版本里面截图的，因此，提示这个功能是付费功能，而在自托管部署的协作空间服务器里面则是全都可用的，这里仅仅是自己的服务器机器暂时下线无法连接，并且自己没有可用的 LDAP 服务器可以试用体验，所以这个 LDAP 功能本文暂且不细讲。

为房间、文件和文件夹创建副本

协作空间里面的任何东西都可以原地创建副本，副本是什么呢？这相当于在 Windows 的文件夹下选择一个文件后原地快捷键 ctrl+c 再 ctrl+v 的操作，我们报告写手们经常会这样，稿件的一个版本比较重要，在下一步修改之前想保留下来，那么就原地 ctrl+c 再 v ，在新生成的文件上继续编写，那么现在在协作空间里面就可以这样，选择一个东西，从右键菜单里面选择 创建副本 ：

这样，就可以在当前路径下创建一个副本，文件名末尾附加了 (1) 依次递增。

新增键盘快捷键

在协作空间任何位置，都可以在列表上用上下左右键来选择条目，在紧凑视图下用上下键，在缩略图模式下用上下左右键，在一个人员群组或文件夹、房间内，可以用 backspace 按键来返回上一层文件夹或路径，反过来可以用回车 enter 按键进入一个文件夹、房间、或者群组，这功能对于我们秉承着能用键盘快捷键就不用鼠标的哲学的 Linuxer 们、游戏爱好者们真的是太贴心了，办公效率直线上升啊！

上图是紧凑视图，而下图是缩略图模式

用户删选功能

如果只有三四个用户还用不到这种删选功能，但是如果你是个大公司，协作空间里面几十个上百个员工，那么在账户人员页面里面就会翻很多页也看不到底，想找一个人或者找一些人就不能手工拿眼睛直接盯着找了，这个时候就用到了

只需要点击人员列表搜索框右侧的这个漏斗形状的按钮，就可以打开下图所示的搜索删选选项了：

房间和文件历史记录更新

房间历史记录现在支持更多条目，能更精确地跟踪房间内的变化。新功能包括：

• 针对文件：

• 转换

• 针对文件和文件夹：

• 重命名
• 移动
• 复制

• 针对房间：

• 重命名
• 更改图标
• 添加 / 移除标签
• 生成 / 重命名 / 删除链接
• 更改用户权限 / 移除用户
• 添加 / 移除群组
• 更改群组角色

基本上，除了文件内容的改变，协作队友的任何操作，都能做到有历史记录可查了，全都记录在案了，那么，文件内容的改变在哪里看呢？那是在编辑器环境下可以看到所有对内容的改变的，只需要在编辑器右下角的这个按钮开启跟踪变化，为我和所有人开启

就可以追踪记录一个文件的所有人对它的编辑记录了。

能够更改登录界面的语言

ONLYOFFICE 协作空间本身的界面语言是能够更改切换的，并且是保存在已经登录的使用者个人账号的设置之下的，也就是说，一个使用者，换了一台电脑或者换了一个登录环境，登陆上协作空间，就会看到自己选择的界面语言，但是这个流程有一个环节就是在登录之前的登录界面的语言，在老版本里面是没有地方可以配置的，自己个人的经验就是， ONLYOFFICE 协作空间在服务器上安装的时候，会自动检测服务器的操作系统的本机时区、语言设置而自动设置显示协作空间自己的语言界面的，对于我这样的个人或者小团队使用者这很方便，都会是自动中文界面的，但是对于比较大的团队，团队里面包含不同国家不同语言的成员的时候，还是需要现在最新 2.6 版本的能够更改界面语言的功能，非常简单，在登录界面中选择右上角的国旗图标，点击后展开一列小国旗，找到代表自己语言的国旗即可：

在同一选项卡中打开文档进行编辑

这是一个默认关闭的开关选项，默认的关闭状态就是之前的 ONLYOFFICE 协作空间的操作：在房间内打开一个文档，会在浏览器里面新开一个标签页打开编辑器进行编辑的，而现在新增了这个开关项如果开启的话，就会直接在当前标签页中打开编辑器编辑文档，节省了网页浏览器的一个标签页，只需要在个人账号的设置下找到这里打开即可：

那么问题来了，我编辑了很久的文档，再想返回到房间里面看看，怎么回去呢？其实很简单，在编辑器界面中，打开文件菜单，如下图所示，红圈处就是返回文件所在位置的选择项：

其它功能

ONLYOFFICE 协作空间 2.6 版本的新功能就介绍完了，这只是我们做为使用者看得到的新功能，还有我们看不到的变化，就是 onlyoffice 协作空间在新版本里面优化备份过程，减少内存消耗，加快响应速度等等。

如何获取 ONLYOFFICE 协作空间

如果你是来的朋友，首先你得先获取使用 ONLYOFFICE 协作空间，最简单的方式就是，在其官网注册使用 ONLYOFFICE 官服的协作空间，注册的网址在这里：

为您的企业获得免费的协作空间 | ONLYOFFICE^[1]

如果你在试用后真的觉得这个东西特别好用，可以考虑自己安装部署自己公司团队的 ONLYOFFICE 协作空间服务器，只需要访问其官方的私服下载安装帮助页面即可：

下载 ONLYOFFICE 协作空间^[2]

或者也可以考虑把这个在 ONLYOFFICE 官方服务器注册的协作空间服务器从免费版升级到付费版，总之，丰俭由人。自己安装部署的好处之一，就是可以自由选择 Linux 操作系统的发行版本，比如国内分支出来的各种版本，例如我之前的博客文章：

如何在国产深度发行版 Linux 上部署 ONLYOFFICE 协作空间社区版？