11月29日-南宁：AI赋能·公立医院公文写作与档案管理暨办公室综合管理能力提升专题培训班

时间

主讲内容

专家老师

11月29日

全天报到(9:00-21:00)

11月30日

9:00

-

12:00

第一讲：办公室会议组织与管理 

一、会议的要求与原则

（一）会议纪律的重要性

1.反对形式主义，注重会议实效

2.避免无效会议，提高会议效率

（二）高效会议的特征

1.目标明确、议程合理、人员精简

2.决策迅速、执行有力、反馈及时

二、会议筹划

（一）思考关键问题

1.会议的有效性：能否解决问题？

2.会议的合理性：是否真正需要开会？能否简化或合并？

（二）确定会议目标

1.会议主题的设计：明确、聚焦、精准

2.会议目标的设定：具体、可衡量、可实现

（三）参会人员选择

1.让对的人参会：相关人、决策者、正向代表、专业人员

2.避免无关人员参会，减少会议成本

（四）会议时间与地点选择

1.合适的时间：考虑参会人员的作息与工作节奏

2.合适的地点：符合会议性质与主题，营造良好会议氛围

三、会议前的全面准备

（一）会议方案制定

1.“5W1H”原则：Why、Where、Who、What、When、How

（二）会议议程设计

1.议程设置的合理性：确保议题达到目的，时间分配合理

（三）人员遴选与签到

1.参会人员确认与签到流程

（四）提前调研与会议材料准备

1.充分调研论证，形成成熟方案或建议

2.会议材料可视化、可讨论、可存档

四、会议中的强力保障

（一）会议规则与纪律

1.即时纪律：尊重彼此时间，遵守会议纪律

2.长期制度：建立会议管理制度，保障会议有章可依

（二）会议主持技巧

1.主持人能力要求：控场、引导、调动情绪

2.主持人注意事项：时间控制、表达清晰、理解回应

（三）过程管控

1.会议超时处理：直接打断、拉回正题、及时拆解、暂缓再议

2.突发状况预防：提前检查、模拟预演、预案准备

五、会议后的任务落实

（一）取得会议成果

1.会议成果的构成：会议纪要、决策结果

2.会议成果的保证：充分沟通、坦诚表达

（二）会议成果传达

1.明确分工与具体方式

2.检查落实与正负激励

（三）工作落实与过程管控

1.落实工作的四类角色：责任人、检查人、追责人、评价人

2.过程管控关注四个维度：结果、分工、内容、时间

六、会议的评价与改进

（一）及时评价与循环改进

1.会议组织情况的评价方法：问卷调查、个别访谈、小组讨论、观察分析

2.会议组织简易量表评价

（二）会议组织技能的持续提升

1.从技术到技艺，提升专业技术水平

2.团队发展的视角：文化、生存、安全

七、实战实操案例分享

（一）大型会议组织案例：某医疗机构承办的省级医疗工作会议

1.共同目标与组织体系

2.会议筹备与实施过程

3.会议成果与经验总结

（二）小型会议组织案例：科室内部工作例会

1.会议主题与目标设定

2.会议议程与参会人员选择

3.会议成果与改进措施

八、办公室团队建设与思考

（一）制度建构    （二）战略思维    （三）民主集中       

（四）几个具体方法（五）怎么设定目标（六）怎么达成共识

（七）怎么团结协作（八）怎么辅导/学习（九）怎么修正错误   

（十）怎么纯洁肌体

（十一）团队发展的几个视角

1.政治视角  2.人才视角  3.专业视角

4.文化视角  5.生存视角  6.安全视角

【刘卓乾】

中南大学湘雅医院党委办公室主任，执行主笔中南大学湘雅医院党委领导下的院长负责制实施办法，建立中南大学湘雅医院党建考核评价体系，参与国家卫生健康委课题资助课题《大型综合公立医院中层管理干部考核体系》，参与湖南省统战部统一战线理论政策研究课题《医疗援疆工作的思考与实践》，参与编撰《中国现代医院史话·湘雅医院》《湘雅医魂》等医院文化书籍等。

11月30日

14:00

-

17:00

第二讲：办公室礼仪与公务接待

一、办公室基本礼仪规范

二、公务接待的主要内容与服务规范

三、公务接待方案的制定与实施

四、公务接待工作如何贯彻落实中央八项规定精神和“违规”

风险规避

五、公务接待工作流程与无缝连接

第三讲：督查督办工作实务

一、办公室督查督办的新特点与高效督办艺术

二、督办工作中的重点环节、程序

三、做好督查督办工作的要点和主要方法

四、办公室督办工作新思路与创新举措

五、如何拟写办结报告、督办通报

六、文件催办的艺术与技巧(如何催领导、催同级、催下级)

七、新时代督办工作创新体系建设经验分享

第四讲：办公室有效沟通与团队建设

一、组织沟通中表达、倾听、反馈的原则与技巧

二、如何与上司沟通，如何与同级沟通，如何与下属沟通

三、协调处理与领导关系的原则与方法

四、跨部门之间沟通的技巧

五、高效团队的特征与建设

六、团队协调与冲突管理

七、如何有效提高团队解决问题的能力、执行力和决策力

【姜洁】

医院管理博士，副研究员，硕士生导师。四川大学华西医院党委委员、机关党总支书记、党委统战部部长，历任四川大学华西医院党委办公室主任、党委组织部部长。兼任中国卫生思想政治工作促进会委属委管医院分会秘书长、中国医药卫生文化专委会常务理事，四川省医学与人文专委会副主任委员。

12月1日

9:00

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12:00

14:00

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17:00

第五讲：档案“三合一”制度解读及档案管理

1.课程背景介绍       2.档案“三合一”制度概述

3.档案分类标准解读   4.档案整理规则解析

5.档案保管要求详解   6.档案管理实践与应用

7.案例分析与讨论     8.课程总结与相关资料推荐

第六讲：泾渭分明——公文的基本概念

1.定义与作用         2.分类与特点

3.文种与要素         4.格式与排版

第七讲：公文写作的结构布局

1.标题

-常见错误例析

2.起首：10种经典的开头

-示例：常见公文及事务文书开头

3.结尾：9种常用结尾方式

-示例：模式化结尾套语

4.层次

-模板：6种思维顺序排布

5.段落

-案例：小丽提交的一段需求汇报

6.过渡与照应

第八讲：公文的语言

1.准确——避免歧义或褒贬失当

2.严谨——避免用词绝对偏激

3.庄重——“六个”不能用

4.简明——篇幅句子语言精炼要求

5.平实——避免夸张修辞故弄玄虚

6.得体——上达意中说理下通情

7.创新—— “新瓶“如何装”旧酒”

附：创新写作素材

案例与随堂练习：1.口语与书面语 2.如何做到言简意赅

3.总理巧引《观操守》4.“诊所定律”与创新五法

工具：公文常用特定用语简表

【张秋民】

国企综合办主任，办公室核心技能能力提升专家，12年培训师经验，北京交通大学MBA、经济师，国家高级企业培训师、国家高级企业人力资源管理师，擅长领域：课程设计与开发，公文写作与汇报，表达与呈现，办公室技能提升。

12月2日

9:00

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12:00

14:00

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17:00

第九讲：利用AI高效写作公文

导入：你是否听说过AI？使用过AI吗？感觉效果如何？

1.走进AI

（1）什么是AI        （2）AI的发展与现状

（3）AI的三大局限    （4）AI写作的三大优势

（5）AI即将取代的工作（6）智能写作与人类写作的关系

（7）智能写作与人类写作的优劣势

2.AI能做什么

（1）问答之间     （2）生成多种格式和样式的文本

（3）提供时事信息 （4）编写代码

（5）虚拟话题     （6）搜集素材

（7）编写资料     （8）制订个性化方案

（9）高效学习     （10）润色文章

（11）辅助公文内容自动生成

（12）模拟并生成符合特定风格的文稿

（13）自动审查与校对语法、拼写、格式、逻辑等

（14）通过机器学习算法优化公文语言表达与结构

 【实操与演练】

3.正确的提示词

（1）AI工作原理解析       （2）什么是提示词

（3）有效提示词的特点     （4）撰写prompt技巧

（5）提示词包含的四项要素 （6）如何正确发出指令

（7）遵循的四个步骤       （8）“扮演”的技巧

（9）制作提示词常见错误   （10）提示词的四个不同级别

（11）6个经典的提示词类型 （12）超级Prompt

【实操与演练】

4.利用AI写作公文的基本方法与要求

（1）AI对话输出步骤

a)设定任务目标   b)写指令   c)AI输出   d)审核

（2）角色设置三要素

（3）背景写作方法

a)宏观背景   b)微观背景   c)受众背景

【实操与演练】

（4）立意构思任务与文本输出任务

a)正向提问与反向提问  b)整篇文章输出与模块段落输出

【实操与演练】

（5）常规输出要求与可控性输出要求

a)语言表达要求与篇幅字数要求

b)指定内容要点与框定内容结构

c)整篇文章输出与模块段落输出

d)框定结构操作三个步骤

e)拆解段落-提取内容模块-内容模块带入

【实操与演练】

（6）指令词调试

a)修改提示词     b)指出答案存在的问题

c)直接重新生成多份答案

【实操与演练】

5.文种实操写作演练

（1）利用AI辅助写作消息    （2）利用AI辅助写作信息

（3）利用AI辅助写作会议纪要（4）利用AI辅助写作通知

（5）利用AI辅助写作通报    （6）利用AI辅助写作工作方案

（7）利用AI辅助写作总结汇报

（8）利用AI辅助写作公开信（感谢信/慰问信/倡议书）

（9）利用AI辅助写作规章制度

（10）利用AI辅助写作心得体会发言（培训体会/读书心得/座谈发言）

（11）利用AI辅助写作调研报告

（12）利用AI辅助写作理论文章

（13）利用AI辅助写作领导讲话稿

（14）利用AI辅助快速写作模式化公文

（15）利用AI辅助快速制作PPT

6.AI工具实操使用演练

（1）实操使用秘塔全网搜索 （2）实操使用文心一言

（3）实操使用通义千问     （4）实操使用通义听悟

（5）实操使用智谱清言     （6）实操使用kimi chat

（7）实操使用chatGPT      （8）实操使用讯飞智文

附：常用公文写作指令，常用AI工具推荐，职场人士的AI工具箱大全（各种AI工具的使用方向，特点，优势，链接）

7.AI功能使用拓展

（1）ChatGPT CPSS Prompt（连续问题解决系统）

（2）利用AI“学新技能”万能公式

【实操与演练】

第十讲：人工审核与修改

1.公文“四核”

2.审核四字真言：审、核、究、改

（1）常见易混词与错别字50例（2）8种计量单位的正确使用

（3）常见标点符号错用18例  （4）数字使用的11个场景

（5）常见7类语法错误

常见错误解析

课程总结、展望

1.回顾两天课程的主要内容与学习成果。

2.讨论AI在公文写作领域的未来发展趋势与可能性。

3.设定个人后续学习计划与实践目标。

4.提供后续学习资源与支持途径。

【张秋民】

国企综合办主任，办公室核心技能能力提升专家，12年培训师经验，北京交通大学MBA、经济师，国家高级企业培训师、国家高级企业人力资源管理师，擅长领域：课程设计与开发，公文写作与汇报，表达与呈现，办公室技能提升。

12月3日

返程或自由活动