高校组工之家
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档案整理是通过一系列手段将收集来的档案资料进行科学的组织、编排，使之条理化和系统化。这是一项非常基础也必不可少的档案管理工作环节。档案整理一方面可以为档案的保管、统计、检索和利用提供基本的单位和完整的体系，它也可以为准确的鉴定档案的价值提供全面、系统的依据；另一方面能够完整、系统地反映社会活动、历史事件和历史人物的本来面貌，充分发挥档案的凭证、参考作用，体现档案的利用价值。
档案整理工作的程序
第一、全宗的组织及排列；
第二、全宗类档案的分类；
第三、案卷的编辑和排列；
第四、案卷目录的编制；
通常按照从前至后顺序，对全宗进行组织和排列；然后再在全宗内进行系统化。系统化的第一步是对全宗类档案进行分类，分完类之后再做案卷的编辑和排列，然后再做案卷目录的编制。整理工作实际上是把无序的档案进行有序化。全宗组织、排列、区分以及进一步的分类。进一步的分类就是类似内部组织、机构、按照时间对全宗类档案进行分类，然后还要进行案卷的编译、排列，以及对案卷目录的编制，进行系统化的基本流程。
档案整理工作包括哪一些内容呢？
在正规条件下，我们的档案整理工作就是档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求整理归档的文件或者是案卷。档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理、移交的文件和案卷。正常条件下，档案室和档案馆的档案整理工作主要是对所接收的档案在更大的范围内进一步的系统整理，比如全宗和案卷的排列、案卷目录的加工。另外需对整理不完善的档案进行局部的调整，如对已整理入馆，如实保存的档案，经过管理、实践的检验或专门的质量检查，要对其中不符合要求的档案进行一定的加工，以提高整理的质量。
某些档案材料由于保存的时间较长，其自身和档案整理体系都会发生某些变化，也要对其进行相应的调整。对零散文件的整理，对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗类档案的分类，然后进行案卷的编列、编辑档案、案卷目录编制等等。
什么是零散文件呢？
我们要从头至尾做一遍对档案卷宗的整理，这个工作量是非常大的。比如说有时候这个档案馆临时接收了一些零散移交来的档案，就要从头到尾整理档案；整理工作的基本原则是必须保持文件之间真实历史联系，其主要体现为文件在其来源、形成、时间、内容和形式等方面密不可分的关联性。
档案文件在特定的历史、条件、环境、事件背景下形成的，在整理过程中一定要维护和保持，以便未来再现这种历史联系。档案的整理应该充分利用原有的基础，不要轻易的打乱、重整。
档案的整理必须在保持文件之间历史联系的基础上，采用更简洁、有效的方法，使整理的档案便于保管和利用。
在整理过程中，前面提到的第一步就是全宗的组织，那么我们来认识一下对全宗如何进行组织呢？
那么什么是全宗群呢？
全宗群是指同一时期或地区在纵向或横向方面具有相同性质的立档单位，形成的若干个全宗构成的有机整体。全宗群是在更大的范围内体现了档案之间的这种联系，全宗之间的联系。
全宗群是基于全宗和全宗之间的联系而组成的一个有机的群体。那么怎么样来划分全宗群呢？也就说我们把哪一些全宗放到一起作为一个权重群呢？首先可以按照时间或者是地区来划分，例如湖北省近代工业企业全宗群，两个维度，湖北省近代。工业企业有时间、性质、地区。江苏省二十世纪三、四十年代民族工商业全宗群。
按照专业系统或其他的联系的维度来进行划分，例如解放战争时期党政机关全宗群、民国时期某省交通系统全宗群等等。时间上的联系，同一个系统、同一性质方面的联系，所以它的维度是比较灵活的。
我们要找到一个共同的联系点、共同的维度，那么就可以把相关的全宗的集合在一起，构成全宗群。全宗群的组合及划分方法具有多样性和灵活性，不像全宗那样界限分明。由于全宗之间的成因关系具有多维、立体特点，所以全宗群有多种不同的划分标准和组合形式。
我们再看全宗的排列与编号，全宗号是档案馆为已进馆或者是客人进馆的立档单位分配的编号，用于区分各立档单位，便于日常的管理和查询。全宗的代号，具有唯一性，全宗编号的规则，首先要考虑馆藏权宗的特点及管理的方便性；要力求简洁、方便、实用；已编好的全宗号不得任意更改。
全宗编号规则，具有扩展性。新全宗的编号留有余地，并具有唯一性，一个全宗只能有一个号码，全宗编号的方法有两种，一种是流水编号法，也就是按照全宗进馆时间的先后顺序来编号，比如0001号、0002号，0003号那就是一个非常简单、实用的编号方法，比较客观分析适合全宗量不大、全宗类型比较单一的档案馆来采用。另一种就是稍微复杂一点的分类编号法，也就是说对全宗先进行一定的分类、分组，然后再编号。分类编号法逻辑性、系统性比较强、层次分明，能够反映权宗本身的性质和特点。比如zd0001，政党。分类编号法适合馆藏全宗数量大，全宗的时间、地域跨度大，类型复杂的档案馆采用。
封面摄影：高组工
来 源：高校组工之家、干部人事档案
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